Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης

Οι κύριες δράσεις και διαδικασίες που εκτελούνται από την προαναφερθείσα διοικητική δομή διακυβέρνησης παρουσιάζονται στη συνέχεια.

 

5.2.1. Επικαιροποίηση της ΒΨΜ και Ένταξη Νέων Έργων

Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης υιοθετεί και εφαρμόζει οριζόντια τη ΒΨΜ, η οποία έχει πενταετή ορίζοντα και την επικαιροποιεί ετησίως, με βάση τις εκάστοτε ανάγκες, ευκαιρίες και στρατηγικές προτεραιότητες.^[1] Όπως και κατά την αρχική διαμόρφωση της ΒΨΜ, στη διαδικασία επικαιροποίησης εξασφαλίζεται η ενεργός συμμετοχή κάθε εμπλεκόμενου φορέα του Δημόσιου Τομέα αλλά και η συνεργασία με ακαδημαϊκούς και ερευνητικούς φορείς, συλλογικούς φορείς που εκπροσωπούν την αγορά Πληροφορικής και Επικοινωνιών και οργανώσεις της Κοινωνίας των Πολιτών.

Η Βίβλος Ψηφιακού Μετασχηματισμού περιλαμβάνει το πλάνο δράσης για τον ψηφιακό μετασχηματισμό και σε αυτό το πλαίσιο προσδιορίζει πάνω από 400 συγκεκριμένα έργα, ταξινομημένα σε βραχυπρόθεσμα και μεσοπρόθεσμα, τα οποία εξυπηρετούν τους βασικούς στόχους και καλύπτουν όλους τους άξονες του ψηφιακού μετασχηματισμού. Η καταγραφή δεν είναι εξαντλητική, δηλαδή θα υλοποιηθούν και επιπλέον έργα, είτε οριζόντια είτε τομεακά. Το συγκεκριμένο πλάνο δράσης επικαιροποιείται ετησίως, μέσα από δομημένη διαδικασία συνδιαμόρφωσης με όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής προσαρμογή του στο ταχέως μεταβαλλόμενο τεχνολογικό περιβάλλον αλλά και στις εκάστοτε ανάγκες και στρατηγικές προτεραιότητες της Δημόσιας Διοίκησης σε κάθε άξονα πολιτικής. Για την επίτευξη αυτού του στόχου, το πλάνο δράσης έχει ανοιχτό και δυναμικό χαρακτήρα. Κάθε φορέας της Δημόσιας Διοίκησης έχει τη δυνατότητα να προτείνει την προσθήκη νέων έργων στο πλάνο δράσης μέσω σχετικής ψηφιακής διαδικασίας.

Η δομημένη διαδικασία ένταξης έργων στη ΒΨΜ βασίζεται στην ακόλουθη γενική ροή: Αρχικά το Υπουργείο αναδεικνύει τους σημαντικότερους τομείς που μπορούν να επωφεληθούν από τον ψηφιακό μετασχηματισμό, προσδιορίζει για κάθε έναν τα ζητούμενα αποτελέσματα βάσει των οποίων ζητεί από τους αντίστοιχους φορείς να εξειδικεύσουν τις απαιτούμενες παρεμβάσεις με συγκεκριμένα έργα. Στη συνέχεια, οι αρμόδιες διοικητικές δομές των Υπουργείων και άλλων φορέων της Γενικής Κυβέρνησης προτεραιοποιούν τις ανάγκες τους και εισηγούνται στο Υπουργείο την αναγκαιότητα των προτεινόμενων έργων. Κατά τη διαδικασία αυτή θα πρέπει να τεκμηριώνονται ο αντίκτυπος του κάθε έργου στον πολίτη ή/και στο κράτος καθώς και το πώς αυτά τα έργα συνδράμουν στην υλοποίηση του κεντρικού σχεδιασμού και υιοθετούν τις κατευθυντήριες αρχές του ψηφιακού μετασχηματισμου. (βλ. Κεφάλαιο 4).

Ειδικά για την εναρμόνιση των έργων ΤΠΕ με τη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού ισχύουν τα ακόλουθα:

Όλα τα νέα έργα ΤΠΕ, εξαιρουμένων των συντηρήσεων και των βελτιώσεων ήδη υπαρχόντων πληροφοριακών συστημάτων και εφαρμογών και ανεξαρτήτως πηγής χρηματοδότησης, οφείλουν να εναρμονίζονται με τη Βίβλο ως προς τις βασικές αρχές και κατευθύνσεις της. Για τα έργα ΤΠΕ ανεξαρτήτως πηγής χρηματοδότησης το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης: α) παρέχει βεβαίωση συνάφειας με τη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού εντός είκοσι (20) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία υποβολής της πρότασης έργου, β) προεγκρίνει τα τεχνικά δελτία έργων εντός τριάντα (30) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία υποβολής του τεχνικού δελτίου. Για προτάσεις ομοειδών έργων που δύνανται να ενταχθούν σε προσκλήσεις υποβολής αιτήσεων χρηματοδότησης προς πολλαπλούς δικαιούχους, η βεβαίωση συνάφειας με τη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού παρέχεται επί του σχεδίου της πρόσκλησης, ενώ η προέγκριση των τεχνικών δελτίων παρέχεται ως προς το φυσικό αντικείμενο του σχεδίου της πρόσκλησης με αναφορά σε περιοριστικούς κανόνες για τα προς ένταξη έργα. Μετά από την άπρακτη παρέλευση των ανωτέρω προθεσμιών, τεκμαίρεται ότι έγινε δεκτή η πρόταση έργου.

 

Αξιολόγηση προτεινόμενων έργων

Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, αξιολογεί τις προτάσεις και αποφασίζει για τη σχετική επικαιροποίηση του πλάνου δράσης. Τα κριτήρια αξιολόγησης των προτάσεων για ένταξη νέων έργων στον προγραμματισμό του ψηφιακού μετασχηματισμού θα περιλαμβάνουν:

1. Ανοικτή διάθεση της δημόσιας πληροφορίας με πλήρη τεκμηρίωση και εξασφάλιση μηχανισμών περαιτέρω χρήσης αυτής.
2. Καθολικό σχεδιασμό για τη διασφάλιση της προσβασιμότητας των ηλεκτρονικών υπηρεσιών, ιστότοπων και εφαρμογών από οποιεσδήποτε συσκευές φορητές ή άλλες σε άτομα με αναπηρία, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας.
3. Συμμόρφωση με το ισχύον Εθνικό Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας για διασφάλιση της διασύνδεσης μεταξύ συστημάτων και βασικών μητρώων του Δημόσιου Τομέα.
4. Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις και προδιαγραφές που θέτει το ισχύον Πλαίσιο Κυβερνητικού Νέφους.
5. Συμμόρφωση με προδιαγραφές ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων αυτών που προκύπτουν από την ισχύουσα Εθνική Στρατηγική Κυβερνοασφάλειας, καθώς και με προδιαγραφές ασφάλειας συστημάτων δικτύου και πληροφοριών^[2] αλλά και του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων.
6. Σχεδιασμό των ψηφιακών υπηρεσιών λαμβάνοντας υπόψη τον οριζόντιο σχεδιασμό και τα υφιστάμενα ή υπό υλοποίηση έργα, προκειμένου να αποφευχθούν οι επικαλύψεις φυσικού αντικειμένου.
7. Εκτιμώμενη προστιθέμενη αξία και αντίκτυπος που αναμένεται να επιφέρει το προτεινόμενο έργο στον πολίτη ή/και στο κράτος.
8. Καταγραφή των εκτιμώμενων διοικητικών διαδικασιών που θα απλοποιηθούν και θα ψηφιοποιηθούν στο πλαίσιο της προτεινόμενης δράσης.
9. Σχεδιασμό των ψηφιακών υπηρεσιών με επίκεντρο τον άνθρωπο (human centered design), μέσα από τεκμηριωμένη διαδικασία συμμετοχής του πολίτη ή της επιχείρησης στην εξειδίκευση της ανάγκης και την ποιότητα της ψηφιακής υπηρεσίας που λαμβάνει (service design/ design thinking).
10. Ενσωμάτωση στους συμβατικούς όρους κάθε έργου αναφοράς για την άνευ όρων λήψη τυχόν αδειών κτήσης και τη χρήση πνευματικών δικαιωμάτων περιεχομένου από το Ελληνικό Δημόσιο για εφαρμογές ή πληροφοριακά συστήματα, βάσεις δεδομένων κ.ά., που θα υλοποιηθούν βάσει του Ευρωπαϊκού Πλαισίου Διαλειτουργικότητας (Ε.Π.Δ./ European Interoperability Framework – EIF).
11. Παρουσίαση αποτελεσματικού σχήματος διοίκησης και υλοποίησης του έργου που αποδεδειγμένα εξασφαλίζει την επάρκεια σε προσόντα, δεξιότητες, γνώσεις και εμπειρία για να φέρει εις πέρας την υλοποίηση των αρχών.
12. Ενσωμάτωση στους συμβατικούς όρους κάθε έργου προγράμματος εκπαίδευσης όσων εμπλέκονται στη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος ή της ψηφιακής τεχνολογίας που προσφέρεται
13. Σχεδιασμό και υλοποίηση έργων ανάπτυξης τηλεπικοινωνιακών υποδομών, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον Εθνικό Ευρυζωνικό Σχέδιο.
14. Συμμόρφωση με την υποχρέωση που έχει οποιοσδήποτε φορέας της Δημόσιας Διοίκησης να παρέχει τις ψηφιακές υπηρεσίες του μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (gov.gr).

Τέλος, η ανατροφοδότηση σχετικά με την αξιολόγηση και την ένταξη των προτεινόμενων έργων στο πλάνο δράσης κοινοποιείται στον ενδιαφερόμενο φορέα μέσω της ίδιας ψηφιακής εφαρμογής που χρησιμοποιήθηκε για την υποβολή του αιτήματός του.

 

5.2.2. Παρακολούθηση εφαρμογής της ΒΨΜ

Για την αποτελεσματική εφαρμογή της Βίβλου απαιτείται η συνεχής παρακολούθηση της υλοποίησης των παρεμβάσεων και των έργων που περιλαμβάνονται σε αυτή. Σε ειδικό δικτυακό τόπο θα παρουσιάζεται το κύριο περιεχόμενο της ΒΨΜ, ώστε να υπάρχει ένα κοινό σημείο αναφοράς από όπου κάθε ενδιαφερόμενος αλλά και όλοι οι φορείς που εμπλέκονται στην υλοποίηση αυτής να μπορούν να ανατρέχουν στις βασικές αρχές και κατευθύνσεις, αλλά και να ενημερώνονται για τα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη σε κάθε χρονικό σημείο και για τις όποιες επικαιροποιήσεις του σχεδίου δράσης της. Εκεί θα εμφανίζονται όλες οι σχετικές πρωτοβουλίες και δράσεις που πραγματοποιούνται από το Υπουργείο στο πλαίσιο υλοποίησης της ΒΨΜ αλλά και αντίστοιχες πρωτοβουλίες σε ευρωπαϊκό και παγκόσμιο επίπεδο. Αυτή η δημόσια παρουσίαση θα συνοδεύεται από εσωτερικό σύστημα παρακολούθησης της εξέλιξης των έργων που περιλαμβάνονται στη ΒΨΜ. Σε αυτή την κατεύθυνση, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης συνεργάζεται με τη Συντονιστική Επιτροπή Ψηφιακού Μετασχηματισμού για την παρακολούθηση της εφαρμογής της ΒΨΜ από τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης και για τον εντοπισμό προβλημάτων, προκλήσεων και ευκαιριών. Σημαντικό στοιχείο που θα υποστηρίζει την παρακολούθηση της προόδου υλοποίησης της ΒΨΜ είναι επίσης το Παρατηρητήριο Ψηφιακού Μετασχηματισμού. Η παρακολούθηση της υλοποίησης του ψηφιακού μετασχηματισμού ακολουθεί σύγχρονες μεθόδους διαχείρισης έργων, π.χ. μοντέλα ευέλικτης (agile) διοίκησης έργου, καθώς και εφαρμογή δεικτών υλοποίησης και μέτρησης της αποδοτικότητας.

 

5.2.3. Χρηματοδότηση και Διαδικασίες Προμήθειας

Για την υλοποίηση των έργων που εντάσσονται στη ΒΨΜ είναι απαραίτητη η εξασφάλιση επαρκούς χρηματοδότησης μέσα από πόρους, όπως: α) των Επιχειρησιακών Αναπτυξιακών Προγραμμάτων, β) του Εθνικού Προγράμματος Ανάπτυξης (Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων), γ) των εθνικών και ευρωπαϊκών Ερευνητικών Προγραμμάτων, δ) των δανειοδοτήσεων για την ενίσχυση της ψηφιακής επιχειρηματικότητας με χαμηλά ή μηδενικά επιτόκια δανεισμού, ε) των πόρων του Ταμείου Ανάκαμψης, στ) των Προγραμμάτων εγγυοδοσίας για μικρομεσαίες επιχειρήσεις και ζ) των ιδιωτικών κεφαλαίων μέσα από Συμπράξεις Δημόσιου και Ιδιωτικού Τομέα (ΣΔΙΤ) σε περιπτώσεις πάγιων και διαρκών αναγκών που επιτρέπουν πολυετή συνεργασία για ανταποδοτικά έργα.

Για την καλύτερη στόχευση και αξιοποίηση των πόρων θα υπάρχει διαβούλευση και συνεργασία με τις αρμόδιες Διαχειριστικές Αρχές των επιχειρησιακών και ερευνητικών προγραμμάτων, την Ελληνική Αναπτυξιακή Τράπεζα, την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων, κ.λπ., προκειμένου να σχεδιαστούν τα κατάλληλα χρηματοδοτικά εργαλεία και να εκδοθούν οι κατάλληλες προσκλήσεις για υποβολή επενδυτικών προτάσεων ή τεχνικών δελτίων πράξεων.

Μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αφορούν στη χρηματοδότηση και υλοποίηση των έργων της ΒΨΜ σχετίζεται με τις διαδικασίες προμηθειών και την αξιολόγηση επενδυτικών σχεδίων που θα εφαρμοστούν στο πλαίσιο αυτής της υλοποίησης. Εκτός των ευρέως χρησιμοποιούμενων ανοικτών και κλειστών διαδικασιών δημόσιων διαγωνισμών, θα εξεταστεί η αξιοποίηση συμπληρωματικών εναλλακτικών εργαλείων που προβλέπονται θεσμικά, όπως για παράδειγμα, οι Συμφωνίες Πλαίσιο σε συνδυασμό με εξειδικευμένες εκτελεστικές συμβάσεις, οι Συμπράξεις Καινοτομίας, οι Συνεργατικοί Χώροι Δημιουργίας Θερμοκοιτίδων Επιχειρήσεων και οι Κρατικές Ενισχύσεις, τα οποία στοχεύουν σε μεθοδολογίες ευέλικτης υλοποίησης και καινοτομίας. Σε ό,τι αφορά την κάλυψη μακροχρόνιων αναγκών θα εξεταστούν μοντέλα Συμβάσεων Παραχώρησης για παροχή υπηρεσιών και Συμπράξεων Δημόσιου και Ιδιωτικού Τομέα για ανταποδοτικά και μη έργα. Ταυτόχρονα, μπορεί να επιλεγεί ανά περίπτωση η προμήθεια και υιοθέτηση από το Δημόσιο κάποιας έτοιμης ψηφιακής υπηρεσίας, αντί της υλοποίησης κάποιας ψηφιακής λύσης από την αρχή.

Στο πλαίσιο των διαδικασιών αξιολόγησης, ιδιαίτερη μνεία θα πρέπει να δοθεί στην επιλογή του πλέον κατάλληλου κάθε φορά αναδόχου σε σχέση με την ετοιμότητα και εμπειρία του στην υλοποίηση του έργου. Αρωγός σε αυτό θα μπορούσε να αποτελέσει η παροχή δυνατότητας στην αναθέτουσα αρχή να ζητήσει, στα πλαίσια της διαγωνιστικής διαδικασίας, ζωντανή επίδειξη  (demo) των δυνατοτήτων που περιγράφονται στην προσφορά, βάσει συγκεκριμένων σεναρίων, ούτως ώστε να διασφαλιστεί στο μέγιστο βαθμό η ικανότητα υλοποίησης σύμφωνα με τα ζητούμενα, κάτι που αυτονόητα θα έχει άμεσο αποτέλεσμα στην ποιότητα της παραγωγικής λειτουργίας του έργου.

 

5.2.4. Καινοτόμα Μοντέλα Σχεδιασμού και Ευέλικτης Ανάπτυξης

Βασική προτεραιότητα αποτελεί η ανάπτυξη μοντέλων ενίσχυσης της καινοτομίας του Δημόσιου Τομέα, εφαρμόζοντας σύγχρονες μεθοδολογίες και πρακτικές. Συγκεκριμένα, υιοθετούνται μοντέλα συμμετοχικού σχεδιασμού και ανάπτυξης καινοτόμων λύσεων ψηφιακής τεχνολογίας, συνδυάζοντας την εξειδικευμένη εμπειρία του Δημόσιου Τομέα με την υψηλή τεχνογνωσία της ακαδημαϊκής κοινότητας και των καινοτόμων επιχειρήσεων του ιδιωτικού τομέα αλλά και τη συνεισφορά των πολιτών σε όλα τα στάδια υλοποίησης. Η παραπάνω προσέγγιση θα προσφέρει τη δυνατότητα να αναπτύσσονται καινοτόμες διαδικασίες και υπηρεσίες από το πρώτο στάδιο διαμόρφωσης της ιδέας, στην ανάπτυξη λειτουργικού πρωτοτύπου, την τελική εφαρμογή τους και την επιτυχή υιοθέτησή τους από τους αρμόδιους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

 

Ευέλικτη προσέγγιση ανάπτυξης έργων

Η ταχεία εξέλιξη των δυνατοτήτων των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών αλλά και η πολυπλοκότητα των προς επίλυση ζητημάτων, που προκύπτουν κατά την ανάπτυξη ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών, δεν επιτρέπουν την εξαρχής ανάλυση, κατανόηση και αξιολόγηση των δυνητικά διαθέσιμων λύσεων. Αυτό καθιστά δύσκολο, ή σε κάποιες περιπτώσεις αδύνατο, τον εκ των προτέρων σαφή προσδιορισμό των απαιτήσεων για την υλοποίηση ψηφιακών υπηρεσιών. Επίσης, η υιοθέτηση μοντέλων διαδοχικής υλοποίησης των φάσεων ενός έργου, όπως η αρχικοποίηση, ο σχεδιασμός, η υλοποίηση, η αξιολόγηση και ο έλεγχος δεν ενθαρρύνει την άμεση επικοινωνία και αποτελεσματική συνεργασία των εμπλεκόμενων μερών. Με βάση την προσέγγιση της διαδοχικής υλοποίησης, η συνεργασία των εμπλεκομένων γίνεται στην αρχή του έργου για τη διαμόρφωση αναλυτικών προδιαγραφών και δέσμευση πόρων υλοποίησης χωρίς να είναι βέβαιο αν τελικά, αυτός ο προγραμματισμός θα καλύψει ή όχι τις πραγματικές ανάγκες.

Για την υλοποίηση της ΒΨΜ, και όπου κρίνεται εφικτό, προτείνεται η υιοθέτηση ευέλικτης προσέγγισης υλοποίησης έργων, στο πλαίσιο που το επιτρέπει η ισχύουσα νομοθεσία περί Δημοσίων Συμβάσεων, η οποία αναλύεται ως εξής. Στο αρχικό στάδιο οι εμπλεκόμενες ομάδες (π.χ., επιχειρησιακές, απλούστευσης διαδικασιών, ανάπτυξης λογισμικού, υποστήριξης και παραγωγικής λειτουργίας, τελικών χρηστών), συμφωνούν μετρήσιμους προγραμματικούς στόχους, κάνουν την αρχική ανάλυση και το βασικό σχεδιασμό της λύσης εντός του πλαισίου του διαθέσιμου προϋπολογισμού, χρόνου και της αναμενόμενης ποιότητας. Η διαδικασία αυτή διαμορφώνει τη λίστα των αρχικών απαιτήσεων, ενώ παράλληλα γίνεται η ιεράρχηση αυτών, καθορίζονται τα κριτήρια αξιολόγησης και επιτυχίας, καθώς και τυχόν συνθήκες διακοπής της υλοποίησης.

Η υλοποίηση γίνεται σε επαναληπτικούς κύκλους, όπου κάθε ένας από αυτούς αποσκοπεί στην κάλυψη των σημαντικότερων απαιτήσεων που εκκρεμούν, σε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα (π.χ. κάποιων εβδομάδων). Επίσης, σε κάθε κύκλο γίνεται έλεγχος και ανατροφοδότηση όσον αφορά τα αποτελέσματα από τις εμπλεκόμενες ομάδες. Η διαδικασία των ενδιάμεσων ελέγχων σε κάθε κύκλο εξασφαλίζει τον έγκαιρο εντοπισμό τυχόν προβλημάτων, τον προγραμματισμό διορθωτικών ενεργειών, την εκ νέου ιεράρχηση των απαιτήσεων με βάση την εξέλιξη της υλοποίησης και τον προσδιορισμό των υπολειπόμενων απαιτήσεων, επιδρώντας έτσι στον αρχικό σχεδιασμό και προγραμματισμό της υλοποίησης του έργου. Στην αρχή κάθε κύκλου οι εμπλεκόμενες ομάδες συμφωνούν το αντικείμενο που θα υλοποιηθεί στον επόμενο κύκλο έως ότου μετά από επαναλήψεις, όλες οι σημαντικές απαιτήσεις ικανοποιηθούν επαρκώς. Η διαδικασία αυτή διευκολύνει την ενσωμάτωση τροποποιήσεων που οφείλονται στο μεταβαλλόμενο εξωτερικό περιβάλλον, την καλύτερη κατανόηση και ανάλυση του προς επίλυση ζητήματος και τη συστηματική συνεργασία μεταξύ των εμπλεκομένων. Με βάση αυτή την προσέγγιση, η τελική λύση συντίθεται από επιμέρους διακριτά λειτουργικά τμήματα, το καθένα από τα οποία καλύπτει ένα υποσύνολο επιχειρησιακών απαιτήσεων.

Για την υποστήριξη της ευέλικτης μεθοδολογίας υλοποίησης έργων, βασική προϋπόθεση είναι οι δημόσιοι φορείς να αναλάβουν ενεργά την ευθύνη για το παραγόμενο σύστημα ή προϊόν και να έχουν συνεχή συμμετοχή στον τρόπο που τα επιμέρους παραδοτέα υλοποιούνται, γίνονται αποδεκτά και ενσωματώνονται στη λειτουργία του κάθε Οργανισμού. Με βάση αυτή την προσέγγιση, σε περίπτωση εμπλοκής αναδόχων γίνεται αποπληρωμή της προσπάθειας που καταβλήθηκε σε κάθε κύκλο που ολοκληρώνεται, εφόσον πληρούνται τα κριτήρια επιτυχίας που έχουν τεθεί. Για την υλοποίηση αυτής της προσέγγισης, θα αξιοποιηθούν υφιστάμενα σχετικά εργαλεία Δημοσίων Συμβάσεων προμήθειας αγαθών και παροχής υπηρεσιών, όπως οι Συμφωνίες Πλαίσιο, οι υπηρεσίες έρευνας και ανάπτυξης και οι συμπράξεις καινοτομίας. Θετικά μπορεί να συμβάλλουν στην υλοποίηση και οι προκαταρκτικές διαβουλεύσεις με την αγορά για την αξιολόγηση πιθανών λύσεων με βάση την ισχύουσα νομοθεσία. Σε κάθε περίπτωση, πριν την έναρξη κάθε κύκλου θα πρέπει να προσδιορίζονται οι απαιτήσεις και οι στόχοι του κύκλου, καθώς και η απαιτούμενη ανθρωπο-προσπάθεια ή άλλοι πόροι για την υλοποίηση του κύκλου.

Βασικό χαρακτηριστικό των θεσμικών αυτών εργαλείων είναι ότι δεν απαιτείται από την αρχή δέσμευση για τον ακριβή προϋπολογισμό του έργου, αλλά μπορεί να εξελίσσεται σταδιακά με βάση τους κύκλους υλοποίησης. Δεν δημιουργεί υποχρέωση για ολοκλήρωση του αρχικά σχεδιασμένου αντικειμένου του έργου, ενώ μέσα από την παροχή των υπηρεσιών μπορεί να αποπληρώνεται στο τέλος κάθε κύκλου το μέρος των υπηρεσιών που έχουν παρασχεθεί.

Για την επιτυχή υλοποίηση αυτού του ευέλικτου και αποδοτικού μοντέλου, τα κριτήρια αξιολόγησης, επιτυχίας και έγκρισης χρηματοδοτήσεων θα πρέπει να εστιάζουν στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί χωρίς να θέτουν περιορισμούς στη σειρά εκτέλεσης των ενεργειών και υλοποίησης των επιμέρους τμημάτων. Στο πλαίσιο αυτό, θα πρέπει όπου κρίνεται εφικτό να υπάρχει η δυνατότητα κάποια ζητήματα να εξειδικεύονται κατά τη διάρκεια της ευέλικτης υλοποίησης και ο προγραμματισμός των δαπανών να γίνεται με βάση το εκτιμώμενο κόστος του κάθε κύκλου.

 

5.2.5. Διαδικασίες Υλοποίησης Έργων

Εκτελεστικό Δίκτυο Ψηφιακού Μετασχηματισμού

Το Εκτελεστικό Δίκτυο Ψηφιακού Μετασχηματισμού αποτελεί τον εκτελεστικό βραχίονα της Συντονιστικής Επιτροπής Ψηφιακού Μετασχηματισμού. Το Δίκτυο αποτελείται από τους Υπεύθυνους Ψηφιακών Δράσεων των φορέων του δημόσιου τομέα που παρέχουν υπηρεσίες πληροφορικής και επικοινωνιών, οι οποίοι είναι οι ιεραρχικά ανώτεροι προϊστάμενοι της αρμόδιας για ΤΠΕ υπηρεσίας, η οποία έχει την ευθύνη για τα αντικείμενα της πληροφορικής, των επικοινωνιών και της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

Ο Υπεύθυνος Ψηφιακών Δράσεων μεριμνά για τη λήψη όλων των αναγκαίων οργανωτικών μέτρων για την τήρηση των αρχών και των υποχρεώσεων που περιγράφονται στη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού και για τον συντονισμό της υλοποίησης των σχετικών έργων, υπηρεσιών και δράσεων στον φορέα. Ταυτόχρονα, αποτελεί το σημείο επαφής του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης για την ανάπτυξη και τον συντονισμό δράσεων ψηφιακού μετασχηματισμού.

Ο Υπεύθυνος Ψηφιακών Δράσεων επίσης, παρακολουθεί την εξέλιξη των έργων, υπηρεσιών και δράσεων ψηφιακού μετασχηματισμού του φορέα του, μεριμνά για την επιτυχή, έγκαιρη και απρόσκοπτη παράδοσή τους, σύμφωνα με τον σχετικό προγραμματισμό και έχει την ευθύνη για τη διαρκή επικαιροποίηση των πληροφοριών που αποτυπώνουν την εξέλιξη των έργων, υπηρεσιών και δράσεων ψηφιακού μετασχηματισμού του φορέα του σε κεντρικό πληροφοριακό σύστημα που τηρείται στο Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Επίσης, υποβάλλει προτάσεις βελτίωσης και αποτυπώνει πιθανούς κινδύνους και εμπόδια σχετικά με την επιτυχή ολοκλήρωση των δράσεων καθώς και στοιχεία σχετικά με την επίτευξη των στόχων και των βασικών δεικτών επίδοσης, που έχουν τεθεί για κάθε δράση.

Κεντρικός Συντονιστής του Δικτύου, ορίζεται με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης, ένας εκ των Γενικών Γραμματέων του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, ο οποίος μεριμνά για τη συνεχή, ορθή και πλήρη ενημέρωση του κεντρικού πληροφοριακού συστήματος που αποτυπώνει την εξέλιξη των δράσεων του ψηφιακού μετασχηματισμού.

Ο Ρόλος της Υπηρεσίας Ψηφιακής Διακυβέρνησης ανά Υπουργείο

Για τον καλύτερο συντονισμό όλων των δράσεων ψηφιακού μετασχηματισμού, ορίζεται σε κάθε Υπουργείο, με απόφαση του αρμόδιου Υπουργού, Υπηρεσία Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με το άρθρο 5 και την παράγραφο 9 του άρθρου 106 του Ν.4727/2020. Η εν λόγω υπηρεσία δύναται να έχει οποιοδήποτε διοικητικό επίπεδο και έχει ως αποστολή τον συντονισμό όλων των δράσεων ψηφιακού μετασχηματισμού του Υπουργείου και των εποπτευόμενων από αυτό φορέων. Αν στο Υπουργείο υπάρχουν πάνω από μια υπηρεσίες με αρμοδιότητες σχετικές με ΤΠΕ και την ψηφιακή διακυβέρνηση, ο αρμόδιος Υπουργός ορίζει με απόφασή του μία εξ’ αυτών ως Υπηρεσία Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Ο προϊστάμενος της υπηρεσίας Ψηφιακής Διακυβέρνησης είναι ο υπεύθυνος ψηφιακών δράσεων.

Στην Υπηρεσία Ψηφιακής Διακυβέρνησης υπάγονται όλες οι αρμοδιότητες που σχετίζονται με την αξιοποίηση των ΤΠΕ και γενικότερα τον συντονισμό της υλοποίησης δράσεων ψηφιακής διακυβέρνησης. Ειδικότερα, οι οργανικές μονάδες που υπάγονται στην Υπηρεσία Ψηφιακής Διακυβέρνησης παρέχουν τεχνική υποστήριξη για την κάλυψη των μηχανογραφικών αναγκών του Υπουργείου και την οργάνωση, λειτουργία και συντήρηση των υποδομών πληροφορικής και επικοινωνιών του Υπουργείου και μεριμνούν ιδίως για την ορθολογική αξιοποίηση των πληροφοριακών συστημάτων, την ψηφιοποίηση των διοικητικών διαδικασιών, τη βελτίωση των σχέσεων κράτους – πολίτη, την υποστήριξη προς όλες τις υπηρεσίες του οικείου Υπουργείου και τους εποπτευόμενους φορείς για την υλοποίηση της περαιτέρω χρήσης των πληροφοριών του δημόσιου τομέα σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος και την υλοποίηση της Εθνικής Υποδομής Γεωχωρικών Πληροφοριών, το σχεδιασμό καινοτόμων υπηρεσιών με χρήση ΤΠΕ, καθώς και για κάθε άλλο ζήτημα σχετικό με την ανάπτυξη της πληροφορικής και των επικοινωνιών στο δημόσιο τομέα.

Στις υπηρεσίες ψηφιακής διακυβέρνησης προΐστανται υπάλληλοι των κλάδων που προβλέπονται από τους οικείους Οργανισμούς των Υπουργείων.

Στα Υπουργεία στα οποία υπάγονται οι Ένοπλες Δυνάμεις ή τα σώματα ασφαλείας, η διάρθρωση και οργανωτική δομή των Υπηρεσιών Ψηφιακής Διακυβέρνησης καθορίζονται με κοινή απόφαση, των Υπουργών Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Εσωτερικών και των οικείων Υπουργών.

Με μέριμνα του εκάστοτε αρμόδιου Υπουργού, σε κάθε εποπτευόμενο φορέα που παρέχει υπηρεσίες πληροφορικής και επικοινωνιών, συστήνεται ενιαία διοικητική μονάδα Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Στη διοικητική μονάδα Ψηφιακής Διακυβέρνησης υπάγονται όλες οι υφιστάμενες οργανικές μονάδες του φορέα με αρμοδιότητες σχετικές με τις Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών, την απλούστευση των διαδικασιών και γενικότερα την υλοποίηση δράσεων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, σύμφωνα με τις αρχές, το πλαίσιο και τις κατευθύνσεις της Βίβλου Ψηφιακού Μετασχηματισμού. Σε περίπτωση που οι ως άνω μονάδες υφίστανται στους φορείς ως Γενικές Διευθύνσεις, αυτές εξακολουθούν να λειτουργούν στο επίπεδο αυτό, ενσωματώνοντας τυχόν αρμοδιότητες των προηγούμενων εδαφίων που δεν έχουν.

Σε ό,τι αφορά στην υλοποίηση των έργων, την αρμοδιότητα της διαδικασίας ανάλυσης, επιχειρησιακού σχεδιασμού  και ανάθεσής τους, καθώς και της μετέπειτα επιχειρησιακής παραγωγικής λειτουργίας τους, έχει η εκάστοτε Γενική Γραμματεία στον τομέα ευθύνης της οποίας αναφέρεται το έργο, σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο αλλά και τις διαδικασίες που προβλέπουν τα επιχειρησιακά προγράμματα, όπως για παράδειγμα, το θεσμοθετημένο πλαίσιο διαδικασιών διαχείρισης και υλοποίησης έργων του υφιστάμενου ΕΣΠΑ 2014-2020.

Σε αυτή τη βάση, περιγράφεται στη συνέχεια ενδεικτική προσέγγιση ρόλων και αρμοδιοτήτων για την υλοποίηση έργων. Αναλόγως των χαρακτηριστικών τους, για παράδειγμα, αντικείμενο, χρονικός ορίζοντας κ.ά., οι ρόλοι μπορεί να είναι διαφορετικοί, προσαρμοζόμενοι στο εκάστοτε θεσμικό πλαίσιο και στις ιδιαιτερότητες του κάθε έργου. Για τα βραχυπρόθεσμα και τα μεσοπρόθεσμα έργα απαιτείται η σύσταση Ομάδας Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) με τους ακόλουθους ρόλους:

Υπεύθυνος Παρακολούθησης Έργων (Program Manager): Έχει τη συνολική εποπτεία της υλοποίησης των έργων που αφορούν στο συγκεκριμένο φορέα (Υπουργείο, Ανεξάρτητη Αρχή, Γενική Γραμματεία, κ.λπ.), αξιολογεί σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Ψηφιακού Μετασχηματισμού του φορέα τις προτεινόμενες δράσεις και είναι υπεύθυνος για την ιεράρχηση προτεραιότητας αυτών. Προέρχεται από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Υπεύθυνος Παρακολούθησης Ψηφιακής Δράσης (Project Manager): Έχει την ευθύνη παρακολούθησης της υλοποίησης ενός συγκεκριμένου έργου. Είναι, επίσης, ο κύριος συντονιστής της ομάδας έργου. Προέρχεται από το Φορέα τον οποίον αφορά το έργο και σε κάποιες περιπτώσεις δύναται να ταυτίζεται με τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Έργων για τον αντίστοιχο φορέα.

Επιχειρησιακός Συντονιστής Ψηφιακής Δράσης (Project Owner): Προέρχεται από τους φορείς που έχουν την αρμοδιότητα επιχειρησιακής λειτουργίας της ψηφιακής υπηρεσίας που θα υλοποιηθεί και συντονίζει, μεταξύ άλλων, όλους τους εμπλεκόμενους για την ανάλυση και αποτύπωση των λειτουργικών απαιτήσεων καθώς και τους τελικούς χρήστες, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Ψηφιακής Δράσης.

Ειδικός Νομικών Θεμάτων Δράσης (Legal Matters Owner): Προέρχεται από το φορέα και μεριμνά για θέματα νομικής φύσεως, όπως θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και θεσμοθέτησης διαδικασιών.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO): Μετέχει δεόντως και έγκαιρα σε όλα τα ζητήματα σχετικά με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του έργου, ενημερώνει τους εμπλεκόμενους σχετικά με τις υποχρεώσεις για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και παρέχει συμβουλές όσον αφορά την εκτίμηση αντικτύπου για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και παρακολουθεί την εκτέλεσή της.

Συντονιστής για Θέματα Διασύνδεσης, Φιλοξενίας και Συντήρησης Δράσης (Infrastructure Owner):Εγκρίνει την προτεινόμενη αρχιτεκτονική και τις τεχνολογίες ανάπτυξης και λειτουργίας του συστήματος, ώστε να είναι διασφαλισμένη η ομαλή μετάβαση στην παραγωγική λειτουργία. Συντονίζει όλους τους εμπλεκόμενους για θέματα διασύνδεσης της ψηφιακής υπηρεσίας στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας, για θέματα φιλοξενίας και συντήρησης καθώς και για ό,τι απαιτείται για την επιτυχή μετάβαση στην παραγωγική λειτουργία της σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας. Προέρχεται από τη Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ., το ΕΔΥΤΕ Α.Ε. ή την ΗΔΙΚΑ Α.Ε. που έχει την ευθύνη παροχής υπηρεσιών κυβερνητικού νέφους ανάλογα με τον τομέα που αφορά το έργο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο ν.4727/2020.

Υπεύθυνος Υλοποίησης Έργου (Implementation Owner): Προέρχεται από εποπτευόμενο φορέα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ή άλλον Φορέα που έχει την αρμοδιότητα παραγωγικής λειτουργίας του Έργου και είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση της ψηφιακής υπηρεσίας και το συντονισμό όλης της ομάδας σχεδιασμού και ανάπτυξης. Σχετικά με τα βραχυπρόθεσμα έργα, σε περίπτωση που δεν υπάρχει η δυνατότητα να υλοποιηθεί με ίδια μέσα ακολουθείται η διαδικασία ανάθεσης σε εξωτερικό ανάδοχο είτε με νέα σύμβαση είτε με επεκτάσεις υφιστάμενων συμβάσεων είτε με εκμετάλλευση ενεργών συμβάσεων συντήρησης κ.λπ. (Σε συνεννόηση με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας). Για τα μεσοπρόθεσμα έργα, ακολουθείται ως επί τω πλείστων η διαδικασία ανάθεσης σε εξωτερικό ανάδοχο είτε με νέα σύμβαση είτε με επεκτάσεις υφιστάμενων συμβάσεων είτε με εκμετάλλευση ενεργών συμβάσεων συντήρησης (σε συνεννόηση με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας).

Υπεύθυνος Παραγωγικής Λειτουργίας (Operations Owner): ο οποίος είτε προέρχεται από τη Γενική Γραμματεία του Φορέα ευθύνης του έργου είτε από υπηρεσία του Υπ. Ψηφιακής Διακυβέρνησης όπου κατά αρμοδιότητα βάσει Π.Δ. ασκεί την παραγωγική λειτουργία (π.χ η ΓΓΠΣΔΔ για ΠΣ Υπουργείου Οικονομικών ή Οριζόντια Συστήματα Δημόσιας Διοίκησης κλπ). Ο Υπεύθυνος Παραγωγικής Λειτουργίας συμμετέχει σε όλες τις φάσεις σχεδιασμού και έχει την ευθύνη διασφάλισης των συνθηκών ομαλής μετάβασης από την πιλοτική λειτουργία στην παραγωγική και αδιάλειπτη λειτουργία και τη διασφάλιση της μετέπειτα ομαλής λειτουργίας μέσω συμβάσεων συντήρησης κλπ.

 

Υλοποίηση βραχυπρόθεσμων έργων

Ως βραχυπρόθεσμο ορίζεται ένα έργο το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει απλούστευση διαδικασιών, λύσεις ψηφιοποίησης, νομοθετική παρέμβαση και εν γένει ψηφιακό μετασχηματισμό, στο οποίο ο χρονικός ορίζοντας υλοποίησης εκτιμάται ότι δεν θα υπερβαίνει το ένα έτος. Η εκτίμηση του εν λόγω χρονοδιαγράμματος γίνεται έπειτα από την εξέταση βασικών παραμέτρων του έργου όπως το εύρος των απαιτούμενων θεσμικών και οργανωτικών παρεμβάσεων, η πολυπλοκότητα της επιχειρησιακής λογικής, οι εξαρτήσεις από συστήματα και διαδικασίες τρίτων φορέων και η διαθεσιμότητα τεχνικού και οργανωτικού περιβάλλοντος λειτουργίας και υποστήριξης του συστήματος. Η υλοποίηση βραχυπρόθεσμων έργων γίνεται αξιοποιώντας σύγχρονες και ευέλικτες μεθοδολογίες σχεδιασμού και υλοποίησης ψηφιακών λύσεων που υιοθετούν σύγχρονες μεθοδολογίες, όπως το Service Design και εργαλεία, όπως το Business Process Model and Notation για τον σχεδιασμό ψηφιακών λύσεων. Αυτή η προσέγγιση αναμένεται να προσδώσει νέα ποιότητα στο συνολικό έργο, ενώ η ανάδειξη προαπαιτούμενων και επαναχρησιμοποιούμενων δομικών στοιχείων οδηγεί σε σημαντική οικονομία πόρων και χρόνου.

Στην περίπτωση που κατά την υλοποίηση του βραχυπρόθεσμου έργου γίνει υπέρβαση του αρχικά εκτιμώμενου χρόνου υλοποίησής του, τότε συνεχίζεται η αντιμετώπισή του ως βραχυπρόθεσμο έργο.

Η διαδικασία υλοποίησης των βραχυπρόθεσμων έργων αξιοποιεί τους γενικούς ρόλους που αναφέρονται προηγουμένως σχετικά με την υλοποίηση έργων του ψηφιακού μετασχηματισμού και βασίζεται σε τρεις φάσεις:

Φάση Α. Καθορισμός ταυτότητας ψηφιακής δράσης: Συμπλήρωση δελτίου βασικών πληροφοριών της ψηφιακής δράσης με πληροφορίες όπως Τίτλος, Σκοπός, Περιγραφή, Ποιους αφορά κ.λπ., ώστε να αρχίσει να διαμορφώνεται η πρόταση.

Φάση Β. Ανάλυση: Σύνοψη πρότασης (ή αρχική έκθεση), που περιγράφει τις λειτουργικές προδιαγραφές της βραχυπρόθεσμης δράσης. Πρόκειται για το έγγραφο που τεκμηριώνει τη δράση.

1. Σύσταση Ομάδας Εργασίας. Στην ομάδα εργασίας της δράσης συμμετέχουν στελέχη των Υπουργείων και εκπρόσωποι των ενδιαφερομένων μερών.
2. Σε συνεργασία με όλα τα συμβαλλόμενα μέρη, γίνεται επαλήθευση των στόχων της βραχυπρόθεσμης δράσης, των λειτουργικών προδιαγραφών και των απαιτούμενων διαλειτουργικοτήτων. Ως απόρροια,συμπληρώνεται εκ νέου η Σύνοψη. Ταυτόχρονα, σε συνεργασία με τους δυνητικούς χρήστες, γίνεται μια πρώτη διερεύνηση και συντάσσονται αντιπροσωπευτικά σενάρια χρήσης.
3. Καταγράφεται αναλυτικά η υφιστάμενη κατάσταση, τα πληροφοριακά συστήματα με τα οποία θα διαλειτουργήσει ή που θα αντικαταστήσει η βραχυπρόθεσμη δράση και τα σύνολα δεδομένων που θα ανταλλάσσονται.
4. Συντάσσεται η αρχική ανάλυση, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει ανάλυση των λειτουργικών προδιαγραφών, προσδιορισμό απαιτούμενων πόρων σε ανθρωπομήνες, επιλογή φορέα υλοποίησης (εσωτερική ανάπτυξη, εξ ολοκλήρου από ανάδοχο, ή μεικτή λύση).
5. Ολοκληρώνεται η αρχική ανάλυση. Περιλαμβάνει σε υψηλό επίπεδο τον αρχικό σχεδιασμό, τα επιμέρους λειτουργικά παραδοτέα με τεκμηριωμένη την αξία προς τις κοινότητες τελικών χρηστών και την τεχνική αρχιτεκτονική της προτεινόμενης λύσης.
6. Καταγράφονται οι βασικοί δείκτες στόχου και επιδόσεων, τα πιθανά ρίσκα και παράγοντες κινδύνου υλοποίησης της πρότασης, καθώς και τα προτεινόμενα μέτρα περιορισμού αυτών των ρίσκων.
7. Εκπονείται το Καταστατικό. Περιλαμβάνει αναλυτικά όλα όσα έχουν καταγραφεί στις προηγούμενες φάσεις καθώς και τα κριτήρια επιτυχίας της, τις υψηλού επιπέδου προδιαγραφές, τα βασικά παραδοτέα της και τους διαδοχικούς σταθμούς υλοποίησής τους, το σχήμα διοίκησης και οργάνωσης της δράσης με τους ρόλους και τις αρμοδιότητες. Η ανάλυση παραδίδεται προς την ομάδα ανάπτυξης (developers) σε διαγράμματα μοντελοποίησης διαδικασιών, σύμφωνα με πρότυπες μορφές αναπαράστασης (BPMN), εξασφαλίζοντας τη δυνατότητα αξιοποίησης πληθώρας εφαρμογών μοντελοποίησης.. Ο Υπεύθυνος Υλοποίησης του Έργου, συνεπικουρούμενος από τον Επιχειρησιακό Συντονιστή Ψηφιακού Έργου, έχει την κύρια ευθύνη της τήρησης του καταλόγου εργασιών του προϊόντος (backlog).
8. Εφόσον πρόκειται για ανάθεση σε εξωτερικό ανάδοχο, συμπληρώνεται το τεύχος του διαγωνισμού, μετά τις σχετικές συνεννοήσεις με τη Διοίκηση για το είδος του διαγωνισμού και τον προϋπολογισμό. Στα μεικτά έργα ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στο να είναι ξεκάθαρο ποιος κάνει τι.

Φάση Γ. Παρακολούθηση της Υλοποίησης και Παραλαβή: Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης της Ψηφιακής Δράσης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας και τις προβλεπόμενες επιτροπές, συμμετέχει στην υλοποίησή της. Επίσης, συνεργάζεται από τον αρχικό σχεδιασμό του έργου με τον φορέα παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος για την ομαλή μεταφορά  της εφαρμογής από το περιβάλλον ανάπτυξης στο παραγωγικό περιβάλλον.

 

Υλοποίηση μεσοπρόθεσμων έργων

Τα μεσοπρόθεσμα έργα ξεπερνούν το χρονικό ορίζοντα των λίγων μηνών, συνήθως υλοποιούνται σε διάστημα άνω του ενός έτους, ενώ για την ολοκλήρωσή τους τους απαιτείται μεγάλο πλήθος ανθρωπομηνών. Είναι έργα που υλοποιούν σημαντικές υπηρεσίες σε όλους τους τομείς πολιτικής με μακροχρόνια συνήθως συμβόλαια από εταιρείες αναδόχους.

Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, υποστηριζόμενο από τους εκτελεστικούς βραχίονες του ψηφιακού μετασχηματισμού διαμορφώνει τις λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις που ορίζουν το αντικείμενο του έργου που πρόκειται να τεθεί σε διαγωνιστική διαδικασία. Για την υλοποίηση των μεσοπρόθεσμων έργων θα μπορούν να χρησιμοποιούνται και ευέλικτες μέθοδοι ανάπτυξης (agile development), για προοδευτική ανάπτυξη του τελικού αποτελέσματος και καλύτερη παρακολούθηση της αναδόχου εταιρείας ή κοινοπραξίας θα υπάρχουν σαφώς ορισμένα παραδοτέα με ημερομηνίες παράδοσης που δεν θα υπερβαίνουν τους δύο μήνες, τα οποία και θα ελέγχονται ενδελεχώς από τις αρμόδιες επιτροπές πριν την παραλαβή τους..

Στα μεσοπρόθεσμα έργα, η διερεύνηση των απαιτήσεων έχει ως στόχους τη δημιουργία πρότυπου συστήματος αναφοράς το οποίο να μπορεί να καθοδηγήσει τη μετέπειτα ανάπτυξη από τον κατά περίπτωση ανάδοχο, ή/ και την αρωγή στη σύνταξη των λειτουργικών και μη λειτουργικών απαιτήσεων, που θα ορίζουν το αντικείμενο του έργου που θα τεθεί σε διαγωνιστική διαδικασία. Οι δύο αυτές προσεγγίσεις δεν είναι αμοιβαίως αποκλειόμενες, καθώς η δημιουργία πρότυπου συστήματος αναφοράς μπορεί να καθοδηγήσει τη σύνταξη των απαιτήσεων του τελικού παραγωγικού συστήματος.

Σε κάθε περίπτωση, τα τελικά παραδοτέα θα περιλαμβάνουν κατ’ ελάχιστο αναλυτικές λειτουργικές προδιαγραφές, αναλυτικό τεχνικό σχεδιασμό του συστήματος, τον πηγαίο κώδικα που αναπτύχθηκε και τεκμηρίωση χρηστών, διαχειριστών και προγραμματιστών.

5.2.6. Υποστήριξη της Παραγωγικής Λειτουργίας Έργων

Η υποστήριξη και η συντήρηση των έργων που βρίσκονται ή τίθενται σε παραγωγική λειτουργία γίνεται κατά κύριο λόγο από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Προκειμένου να είναι αποτελεσματική η παραγωγική λειτουργία των συστημάτων ενθαρρύνεται η συμμετοχή των αρμόδιων υπηρεσιών από την φάση του σχεδιασμού με εξαίρεση τις περιπτώσεις Φορέων που διαθέτουν δομή Ψηφιακής Διακυβέρνησης με αρμοδιότητες υποστήριξης παραγωγικής λειτουργίας των έργων τους. Οι παρεχόμενες υπηρεσίες περιλαμβάνουν ένα ή περισσότερα στρώματα εξυπηρέτησης (IaaS,PaaS, SaaS) ανάλογα με τις απαιτήσεις του κάθε έργου. Οι σχετικές παρεχόμενες υπηρεσίες περιλαμβάνουν τον συντονισμό για την παροχή υποδομής εξοπλισμού (Infrastrucrure as a Service) και προϊόντων πλατφόρμας για τη λειτουργία των εφαρμογών (Platform as a Service) , τη δημιουργία περιβάλλοντος δοκιμών, την ανάπτυξη, συντήρηση, επικαιροποίηση των εφαρμογών, την υποστήριξη των χρηστών και την παραγωγική λειτουργία του Πληροφοριακού συστήματος σε συνεργασία με την επιχειρησιακά αρμόδια υπηρεσία του συστήματος, ολοκληρωμένες λύσεις Εφαρμογών (Software as a Service), την υλοποίηση της πολιτικής ασφάλειας, που θα έχει διαμορφωθεί από τον αρχικό σχεδιασμό του έργου, σύμφωνα με διεθνείς οδηγίες (λ.χ. GDPR) και τέλος την εξαγωγή στατιστικών αναφορών.

Οι υπηρεσίες παραγωγικής λειτουργίας ενός πληροφοριακού συστήματος περιλαμβάνουν:

1. Υπηρεσίες Μοντελοποίησης των επιχειρησιακών διαδικασιών των υπηρεσιών του επιχειρησιακού φορέα.
2. Υπηρεσίες Σχεδιασμού των απαραίτητων εφαρμογών και κατάρτισης των αντίστοιχων μελετών καταγραφής των αναλυτικών προδιαγραφών τόσο για το σχεδιασμό των εφαρμογών βάση διεθνών προτύπων όσο και του μοντέλου των δεδομένων.
3. Υπηρεσίες ανάπτυξης του λογισμικού και υλοποίησης του πληροφοριακού συστήματος.
4. Υπηρεσίες παροχής υποδομής εξοπλισμού και προϊόντων πλατφόρμας για την λειτουργία των εφαρμογών.
5. Δημιουργία περιβάλλοντος δοκιμών και ανάπτυξης καθώς και παραγωγικού περιβάλλοντος.
6. Παροχή υπηρεσιών καθημερινής παραγωγικής λειτουργίας σε συνεργασία με την αρμόδια υπηρεσία επιχειρησιακής λειτουργίας του συστήματος.
7. Παροχή υπηρεσιών πολυκαναλικής εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων.
8. Υπηρεσίες βελτίωσης και συντήρησης του πληροφοριακού συστήματος.
9. Υπηρεσίες υλοποίησης της εκάστοτε πολιτικής ασφάλειας του Υπουργείου/ Φορέα στο Πληροφοριακό Σύστημα καθώς και άλλων διεθνών οδηγιών (GDPR).
10. Δημιουργία έκτακτων στατιστικών ή αναλυτικών αναφορών προς τη διοίκηση του Φορέα Υλοποίησης, τους επιχειρησιακά υπεύθυνους, συνεργαζόμενους φορείς και Υπουργεία, την Στατιστική Αρχή και άλλων φορέων.

Κάθε υπηρεσία που αναλαμβάνει την παραγωγική λειτουργία πληροφοριακού συστήματος πρέπει να μπορεί να υποστηρίξει τους παρακάτω ρόλους:

1. Επιχειρησιακός Υπεύθυνος Συστήματος Πληροφοριακού Συστήματος
2. Τεχνικός Υπεύθυνος Λογισμικού Εφαρμογών (ΤΥΛΕ)
3. Τεχνικός Υπεύθυνος λογισμικού πλατφόρμας (ΤΥΛΠ)
4. Τεχνικός υπεύθυνος υπολογιστικής και δικτυακής υποδομής (ΤΥΥΔΥ)
5. Υπεύθυνος εξυπηρέτησης Συναλλασσομένων (ΥΕΣ)

 

1. Επιχειρησιακός Υπεύθυνος Συστήματος

Καταγράφει τις επιχειρησιακές απαιτήσεις όπως προκύπτουν από τις αρμοδιότητες του επιχειρησιακού φορέα, τις διαδικασίες που εκτελούνται και τους ρόλους που απαιτούνται. Επίσης μεριμνά για την κατάρτιση των στελεχών του φορέα του τόσο στις επιχειρησιακές λειτουργίες όσο και στην εκπαίδευση της χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων που τις υποστηρίζουν. Συνεργάζεται άμεσα με τον Υπεύθυνο Λειτουργίας κάθε πληροφοριακού συστήματος καταγράφοντας και κωδικοποιώντας τις απόψεις των χρηστών και τις προτάσεις του όσον αφορά την λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων.

 

2. Υπεύθυνος Παραγωγικής Λειτουργίας Πληροφοριακού Συστήματος

Συνεργάζεται άμεσα με τον Επιχειρησιακό Υπεύθυνο για τα πληροφοριακά συστήματα αρμοδιότητάς του. Με τη συνεργασία του μοντελοποιεί τις επιχειρησιακές ανάγκες και καταγράφει τις λειτουργικές απαιτήσεις του απαραίτητου πληροφοριακού συστήματος. Συντάσσει τις αναλυτικές προδιαγραφές που αφορούν στο σχεδιασμό του πληροφοριακού συστήματος σε όλα τα επίπεδα, εφαρμογών, βάσης δεδομένων, πλατφόρμας και δικτυακής και υπολογιστικής υποδομής.

Συντονίζει όλες τις απαραίτητες εργασίες που αφορούν στο σχεδιασμό, ανάπτυξη, δοκιμαστική, πιλοτική και παραγωγική λειτουργία συνεργασία με τους Τεχνικό Υπεύθυνο Λογισμικού Εφαρμογών, Λογισμικού Πλατφόρμας, υπολογιστικής και δικτυακής Υποδομής  και τον Υπεύθυνο Εξυπηρέτησης Συναλλασσομένων.

Μεριμνά για την κατάρτιση όλων των απαραίτητων μελετών όπως μελέτη ασφάλειας που αφορούν τη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος.

Παρακολουθεί την καθημερινή λειτουργία καθώς και την αξιοποίηση του Πληροφοριακού συστήματος και παρεμβαίνει όπου υπάρχει βλάβη ή παρέκκλιση από τις αρχικές προδιαγραφές λειτουργίας και απόδοσης.

Μεριμνά για την διαρκή επικαιροποίηση των στοιχείων λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος σύμφωνα με την περιγραφή που αναφέρεται παρακάτω.

 

3. Τεχνικός Υπεύθυνος Λογισμικού Εφαρμογών (ΤΥΛΕ)

Παραλαμβάνει από τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας των Πληροφοριακών Συστημάτων τον αναλυτικό σχεδιασμό καθώς και τις απαιτούμενες πληροφορίες για την ανάπτυξη των εφαρμογών σύμφωνα με συγκεκριμένα διεθνή πρότυπα. Καταρτίζει την τεκμηρίωση των εφαρμογών που αναπτύσσει και συμμετέχει στις διαδικασίες δοκιμών.

Ενημερώνει του Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας των Πληροφοριακών Συστημάτων για το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης των εφαρμογών και δεσμεύεται γι’ αυτό.

 

4. Τεχνικός Υπεύθυνος λογισμικού πλατφόρμας (ΤΥΛΠ)

Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας των Πληροφοριακών Συστημάτων σχετικά με τις απαιτήσεις του πληροφοριακού συστήματος σε προϊόντα πλατφόρμας προκειμένου να μεριμνήσει για τη διασφάλιση των απαραίτητων αδειοδοτήσεων. Καταρτίζει το σχεδιασμό της βάσης δεδομένων και κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές και ρυθμίσεις.

 

5. Τεχνικός υπεύθυνος υπολογιστικής και δικτυακής υποδομής (ΤΥΥΔΥ)

Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας των Πληροφοριακών Συστημάτων σχετικά με τις απαιτήσεις του πληροφοριακού συστήματος σε υπολογιστική και δικτυακή υποδομή. Καταρτίζει το σχεδιασμό της απαραίτητης υποδομής και μεριμνά για την υλοποίηση των απαραίτητων προσαρμογών και ρυθμίσεων.

 

6. Υπεύθυνος εξυπηρέτησης Συναλλασσομένων (ΥΕΣ)

Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας των Πληροφοριακών Συστημάτων σχετικά με τις απαιτήσεις εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων. Καταρτίζει της οδηγίες χρήσης του πληροφοριακού συστήματος σε συνεργασία με τον Τεχνικό Υπεύθυνο του Λογισμικού Εφαρμογών,  καθώς και τον πίνακα των συχνών ερωτήσεων και απαντήσεων σε συνεργασία με τους καθ’ ύλη αρμόδιους υπεύθυνους.

Προκειμένου να ανταποκριθούν στις ανάγκες του συγκεκριμένου ρόλου, οι μηχανισμοί αυτοί αναπτύσσονται περαιτέρω, ώστε να διαθέτουν την απαραίτητη τεχνογνωσία, το κατάλληλα εκπαιδευμένο ανθρώπινο δυναμικό, τα απαραίτητα εργαλεία για τη λήψη και διαχείριση αιτημάτων, την απαραίτητη υποδομή για τη λειτουργία helpdesk και τις απαιτούμενες διαδικασίες και πόρους για τη διενέργεια ad hoc προγραμμάτων υποστήριξης και κατάρτισης των χρηστών των επιμέρους έργων που βρίσκονται σε παραγωγική λειτουργία.

---

^[1] Η εθνική ψηφιακή στρατηγική αποτυπώνεται, με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού, η οποία έχει τετραετή ορίζοντα και επικαιροποιείται ετησίως, ανάλογα με τις ιδιαίτερες συνθήκες και τις τεχνολογικές εξελίξεις. Η ετήσια επικαιροποίηση της Βίβλου αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του Ενοποιημένου Προγράμματος Κυβερνητικής Πολιτικής του ν. 4622/2019 (Α’ 133) και είναι δεσμευτική για όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα, τους οποίους αφορά.

^[2] Οδηγία (EE) 2016/1148 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 6ης Ιουλίου 2016, σχετικά με μέτρα για υψηλό κοινό επίπεδο ασφάλειας συστημάτων δικτύου και πληροφοριών σε ολόκληρη την Ένωση.