Υπουργείο Εθνικής Άμυνας

1. Τα δείγματα που χρησιμοποιούνται κατά την διενέργεια των προμηθειών υπάγονται στις παρακάτω κατηγορίες:
α. Δείγματα φορέων της αναθέτουσας αρχής. Στην κατηγορία αυτή υπάγονται τα δείγματα που διατίθενται από τους φορείς για τους οποίους προορίζονται τα προς προμήθεια υλικά, όταν απαιτείται από τα έγγραφα της σύμβασης, κυρίως για τον προσδιορισμό χαρακτηριστικών που δεν δύναται να εξειδικευτούν και να καθορισθούν άλλως στην τεχνική προδιαγραφή ή εάν δικαιολογείται από το αντικείμενο της σύμβασης.
β. Δείγματα οικονομικών φορέων. Στην κατηγορία αυτή υπάγονται τα δείγματα που καταθέτουν οι οικονομικοί φορείς όταν απαιτείται από τα έγγραφα της σύμβασης.
γ. Δείγματα ανάδοχου από τα προς παραλαβή συμβατικά υλικά. Στην κατηγορία αυτή υπάγονται τα δείγματα που λαμβάνονται από τις επιτροπές παραλαβής προς δειγματισμό των υλικών που παραδίδουν οι ανάδοχοι σε εκτέλεση της σύμβασης.
2. Κάθε δείγμα, ανάλογα με τη φύση του προς προμήθεια υλικού, πρέπει να είναι σε ποσότητα ή μέγεθος απόλυτα επαρκές για τη σχετική μηχανική, χημική ή μακροσκοπική εξέταση ή πρακτική δοκιμασία. Η ποσότητα ή το μέγεθος των δειγμάτων μπορεί να ορίζονται:
α. Στα έγγραφα της σύμβασης, προκειμένου για δείγματα φορέων της αναθέτουσας αρχής (κατηγορία α) ή των οικονομικών φορέων (κατηγορία β).
β. Από τη σύμβαση, προκειμένου για δείγματα των προς παραλαβή συμβατικών υλικών (κατηγορία γ).
Εφόσον στη σχετική σύμβαση δεν αναφέρεται η ποσότητα και το μέγεθος των δειγμάτων, ισχύουν οι διατάξεις για τις δειγματοληψίες του Γενικού Χημείου του Κράτους (Γ.Χ.Κ.) ή τα προβλεπόμενα από εθνικά ή ευρωπαϊκά ή διεθνή πρότυπα για τη διενέργεια δειγματοληψίας.
3. Τα δείγματα όλων των κατηγοριών κατατίθενται στην αρμόδια υπηρεσία, σύμφωνα με τα οριζόμενα στα έγγραφα της σύμβασης, εις διπλούν (δείγμα – αντίδειγμα) με εξαίρεση:
α. Τα δείγματα των φορέων της αναθέτουσας αρχής εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στα έγγραφα της σύμβασης.
β. Τα δείγματα τα οποία, λόγω της φύσης τους ή της αξίας τους, δεν μπορούν να αποσταλούν ή να υποβληθούν εις διπλούν.
γ. Τα δείγματα που λαμβάνουν οι επιτροπές παραλαβής κατά την διαδικασία ελέγχου των προς παραλαβή συμβατικών υλικών, τα οποία λαμβάνονται μεν εις διπλούν, πλην όμως, το ένα απ’ αυτά αποστέλλεται απευθείας από την επιτροπή για εργαστηριακή ή μηχανική εξέταση ή χρησιμοποιείται για πρακτική δοκιμασία.
4. Εφόσον από τα έγγραφα της σύμβασης δεν προβλέπεται κατάθεση δειγμάτων, προσκομιζόμενα από τους οικονομικούς φορείς δείγματα δεν γίνονται δεκτά.
5. Τα δείγματα της κατηγορίας α ισχύουν για την εκάστοτε διακήρυξη και καθορίζεται σαφώς ο σκοπός για τον οποίο προορίζονται. Τα δείγματα της κατηγορίας β πρέπει να είναι σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές κατά τα οριζόμενα στα έγγραφα της σύμβασης. Τα δείγματα της κατηγορίας β αξιολογούνται κατά το στάδιο αξιολόγησης της τεχνικής προσφοράς με τρόπο που καθορίζεται σαφώς στα έγγραφα της σύμβασης (μακροσκοπικός έλεγχος, εργαστηριακός έλεγχος, πρακτική δοκιμασία ή συνδυασμός αυτών). Η μη κατάθεση δειγμάτων κατηγορίας β, όποτε απαιτείται από τα έγγραφα της σύμβασης, συνεπάγεται απόρριψη της προσφοράς. Δείγματα που δεν είναι κατά τρόπο εμφανή σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από τα έγγραφα της σύμβασης δεν γίνονται δεκτά.
6. Εφόσον τα δείγματα κατηγορίας β ανήκουν σε ευπαθή ή επικίνδυνα υλικά ο οικονομικός φορέας υποχρεούται να αναφέρει τούτο εγγράφως επί του δείγματος στην ελληνική γλώσσα, καθορίζοντας, συγχρόνως, τον τρόπο φύλαξης και συντήρησής τους. Για δείγματα της κατηγορίας α, καθώς και δείγματα από τα προς παραλαβή συμβατικά υλικά, την παραπάνω υποχρέωση έχει ο φορέας και ο πρόεδρος της επιτροπής παραλαβής, αντίστοιχα.
7. Εφόσον για την προμήθεια του υλικού απαιτούνται δείγματα της κατηγορίας α, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λαμβάνουν γνώση των δειγμάτων αυτών κατά το διάστημα της προθεσμίας που ορίζεται από τη διακήρυξη ή την πρόσκληση είτε με απλή μακροσκοπική εξέταση αυτού από τους ενδιαφερομένους είτε με λήψη αντιγράφου σχεδίου ή απεικόνισης αυτού, με δική τους μέριμνα και ευθύνη.
8. Κατά την αξιολόγηση των προσφορών από το αρμόδιο όργανο, τίθενται υπόψη του και τα σχετικά δείγματα. Εφόσον για τη διενέργεια του ελέγχου από το αρμόδιο όργανο είναι απαραίτητη η αποσφράγιση του δείγματος, αυτή γίνεται ενώπιον υπαλλήλου της υπηρεσίας τήρησης των δειγμάτων, μετά δε τον έλεγχο, γίνεται επανασφράγιση του δείγματος. Επίσης, ενώπιον του υπαλλήλου της υπηρεσίας δειγμάτων γίνεται, όταν απαιτείται, λήψη μέρους του δείγματος.
9. Η έγκριση των δειγμάτων και αντιδειγμάτων γίνεται από το εκάστοτε αρμόδιο όργανο της αναθέτουσας αρχής ως εξής: α) των δειγμάτων κατηγορίας α που διατίθενται από τους φορείς για τους οποίους προορίζονται τα υλικά, κατά το στάδιο έγκρισης των τεχνικών προδιαγραφών και β) των δειγμάτων κατηγορίας β που καταθέτουν οι οικονομικοί φορείς κατά τη διενέργεια της διαδικασίας ανάθεσης, μετά την κατακύρωση της προμήθειας.
10. Εφόσον προβλέπεται από τη σύμβαση, στον ανάδοχο παραδίδεται, ύστερα από αίτημά του, το δείγμα του φορέα της αναθέτουσας αρχής (κατηγορία α) ή μέρος αυτού ανάλογα με τη φύση του υλικού, για να του χρησιμεύσει κατά την κατασκευή του υλικού. Ο ανάδοχος υποχρεούται να το επιστρέψει το αργότερο με την παράδοση του υλικού.
11. Η επιστροφή των δειγμάτων γίνεται ως εξής:
α. Όταν τα δείγματα κατηγορίας α΄ παραλαμβάνονται από την επιτροπή παραλαβής για να χρησιμοποιηθούν κατά το στάδιο των ελέγχων, αυτά επιστρέφονται στους φορείς που τα διέθεσαν, με μέριμνα και ευθύνη του προέδρου της επιτροπής μέσα σε τριάντα (30) ημέρες μετά το πέρας της παραλαβής των υλικών, εφόσον, λόγω της φύσης τους, δεν καταστρέφονται κατά την διαδικασία των ελέγχων.
β. Στους οικονομικούς φορείς στους οποίους δεν κατακυρώθηκε ή δεν ανατέθηκε η προμήθεια, αν δεν καταστράφηκαν, μερικώς ή ολικώς, κατά τη διαδικασία των ελέγχων, μέσα σε δεκαπέντε (15) ημέρες από την ημερομηνία της ανακοίνωσης της σχετικής κατακύρωσης ή ανάθεσης, με μέριμνα και ευθύνη τούτων και μετά από σχετικό αίτημά τους.
γ. Στους αναδόχους στους οποίους έγινε η κατακύρωση ή ανάθεση, αν δεν καταστράφηκαν, μερικώς ή ολικώς, κατά την διαδικασία των ελέγχων, μέσα σε τριάντα (30) ημέρες από την επιστροφή τους από την επιτροπή παραλαβής και εφόσον έχει συντελεσθεί η οριστική παραλαβή, με μέριμνα και ευθύνη τούτων και μετά από σχετικό αίτημά τους.
δ. Τα δείγματα που δεν χρησιμοποιήθηκαν για κατ` έφεση εξέταση επιστρέφονται μέσα σε τριάντα (30) ημέρες από την οριστική παραλαβή των συμβατικών υλικών, με μέριμνα και ευθύνη του προμηθευτή και μετά από σχετικό αίτημά του.
ε. Τα δείγματα που δεν παραλαμβάνονται σύμφωνα με τα παραπάνω εκποιούνται από την υπηρεσία παραλαβής και φύλαξης τους, εφόσον έχουν εμπορική αξία, υπέρ του Μετοχικού Ταμείου του κλάδου των ΕΔ, για τον οποίο διενεργείται η προμήθεια, άλλως καταστρέφονται από οριζόμενη προς τούτο επιτροπή.
12. Η αξία των δειγμάτων και αντιδειγμάτων που λαμβάνονται από τις επιτροπές παραλαβής βαρύνει τους προμηθευτές και δεν καταβάλλεται.
13. Εφόσον από τη σύμβαση προβλέπονται και εργαστηριακοί έλεγχοι, αυτοί διενεργούνται από διαπιστευμένα εργαστήρια της αναθέτουσας αρχής και εάν δεν υπάρχουν, του Γ.Χ.Κ. ή οποιουδήποτε άλλου εργαστήριου του δημοσίου τομέα, ανάλογα με τη φύση του προς προμήθεια υλικού και τη μορφή του ελέγχου. Αν δεν μπορούν να εφαρμοστούν τα ανωτέρω, οι εργαστηριακοί έλεγχοι διενεργούνται από διαπιστευμένα εργαστήρια του ιδιωτικού τομέα. Η ανωτέρω διαδικασία ακολουθείται και κατά τη διαδικασία των εργαστηριακών ελέγχων της κατ’ έφεση εξέτασης.
14. Αν ο προμηθευτής διαφωνεί με το αποτέλεσμα των εργαστηριακών εξετάσεων, μπορεί να ζητήσει εγγράφως την κατ` έφεση εξέταση των οικείων αντιδειγμάτων. Η κατ` έφεση εξέταση γίνεται ύστερα από έγγραφο της υπηρεσίας από το Γ.Χ.Κ. ή εάν λόγω της φύσης του υλικού ή της μορφής του ελέγχου το Γ.Χ.Κ. δεν μπορεί να ανταποκριθεί στον έλεγχο, η κατ` έφεση εξέταση γίνεται από τα εργαστήρια της αναθέτουσας αρχής ή αν δεν υπάρχουν, από οποιοδήποτε άλλο εργαστήριο του δημόσιου τομέα, εκτός από το εργαστήριο που διενήργησε την αρχική εξέταση. Εάν δεν υπάρχει άλλο κατάλληλο εργαστήριο στο δημόσιο και ιδιωτικό τομέα από αυτό που διενήργησε τον αρχικό έλεγχο, η κατ` έφεση εξέταση γίνεται σε αυτό, αλλά με εξεταστή του Γ.Χ.Κ. ή άλλου φορέα. Ο προμηθευτής υποχρεούται να καταθέσει το προβλεπόμενο για την περίπτωση παράβολο. Το αίτημα του προμηθευτή για την κατ` έφεση εξέταση πρέπει να υποβάλλεται μέσα σε ανατρεπτική προθεσμία είκοσι (20) ημερών από τη γνωστοποίηση σε αυτόν των αποτελεσμάτων της αρχικής εξέτασης. Κατ` έφεση εξέταση μπορεί να γίνει και αυτεπαγγέλτως με απόφαση του αποφαινόμενου οργάνου, ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου, μέσα σε είκοσι (20) ημέρες από τη λήψη του πρωτοκόλλου της επιτροπής παραλαβής. Κατά την κατ` έφεση εξέταση παρίσταται εκπρόσωπος του υπηρεσιακού φορέα, και καλείται να παραστεί, εφόσον το επιθυμεί, και ο προμηθευτής. Εάν κατά τη διενέργεια της κατ` έφεση εξέτασης υπάρξει διαφωνία από τον εκπρόσωπο του υπηρεσιακού φορέα ή τον προμηθευτή σε τεχνικό θέμα (όπως εφαρμοζόμενη μέθοδος εξέτασης, χρήση οργάνων), αυτή διατυπώνεται με σαφήνεια σε σχετικό πρωτόκολλο, και η υπόθεση παραπέμπεται στο Ανώτατο Χημικό Συμβούλιο για γνωμάτευση. Το αποτέλεσμα της κατ` έφεση εξέτασης είναι υποχρεωτικό και τελεσίδικο και για τα δύο μέρη.
15. Το κόστος για όλες τις εργαστηριακές εξετάσεις που διενεργούνται κατά την εκτέλεση της σύμβασης βαρύνει τον ανάδοχο.