Στις καταστάσεις της παραγράφου 1 της παρούσας οι καταχωρήσεις διενεργούνται ως εξής:
Α. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ
1. Καταχωρούνται ανά ΑΦΜ αντισυμβαλλομένου, με μία κατά ελάχιστο μηνιαία εγγραφή, κατά περίπτωση:
α) Τα τιμολόγια και τα στοιχεία που επέχουν θέση τιμολογίων (εκκαθαρίσεις, φορτωτικές, λογαριασμοί, συμβόλαια κ.λπ.), πλην πιστωτικών, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 του Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών, που αφορούν συναλλαγές με πρόσωπα που διαθέτουν στο εσωτερικό της χώρας ΑΦΜ.
β) Τα πιστωτικά τιμολόγια, που αφορούν συναλλαγές με πρόσωπα της περίπτωσης α΄.
2. Καταχωρούνται συγκεντρωτικά, χωρίς αναγραφή του ΑΦΜ του αντισυμβαλλομένου που προβλέπεται στην περίπτωση α΄ του άρθρου 2 της παρούσας:
α) Τα παραστατικά της περίπτωσης 1.α΄, που αφορούν συναλλαγές με πρόσωπα εκτός της χώρας, κατά κατηγορία συναλλαγών, συγκεντρωτικά με μία εγγραφή και ανεξαρτήτως του εάν επιβαρύνονται με ΦΠΑ, ή απαλλάσσονται, ή φορολογούνται εκτός Ελλάδος σύμφωνα με το άρθρα 13 και 14 του Κώδικα ΦΠΑ, ως εξής:
i) Συναλλαγές με υποκείμενους στο φόρο που διαθέτουν ΑΦΜ/ΦΠΑ άλλου κράτους μέλους της Ε.Ε.
ii) Συναλλαγές με υποκείμενους στο φόρο τρίτων χωρών.
β) Τα πιστωτικά τιμολόγια, που αφορούν συναλλαγές με πρόσωπα της προηγούμενης περίπτωσης α΄.
γ) Τα στοιχεία λιανικών συναλλαγών ανεξαρτήτως του είδους των στοιχείων που εκδόθηκαν γι’ αυτές (αποδείξεις, άλλα έγγραφα κατ’ εφαρμογή των διατάξεων της παραγράφου 7 του άρθρου 5 του Κ.Φ.Α.Σ. κ.λπ.) και ανεξαρτήτως του εάν επιβαρύνονται με ΦΠΑ, ή απαλλάσσονται, ή φορολογούνται εκτός Ελλάδος σύμφωνα με το άρθρα 13 και 14 του Κώδικα ΦΠΑ. Στις περιπτώσεις που τα εν λόγω φορολογικά στοιχεία εκδίδονται από φορολογικές ταμειακές μηχανές (ΦΤΜ) καταχωρούνται ανά αριθμό μητρώου ΦΤΜ.
δ) Οι αποδείξεις επιστροφής.
Τα στοιχεία που καταχωρούνται στις ανωτέρω καταστάσεις καταχωρούνται επίσης στις περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα ΦΠΑ.
Β. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ
1. Καταχωρούνται ανά ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου, με μία κατά ελάχιστο μηνιαία εγγραφή, αναλόγως, οι ανωτέρω περιπτώσεις Α.1.α΄-β΄ και Α.2.α΄-β΄, που αφορούν παραστατικά προμηθευτών.
2. Καταχωρούνται συγκεντρωτικά, χωρίς αναγραφή του ΑΦΜ του αντισυμβαλλομένου που προβλέπεται στην περίπτωση α΄ του άρθρου 2 της παρούσας, οι παρακάτω περιπτώσεις συναλλαγών:
α) Οι αποδείξεις λιανικών συναλλαγών για αγορά μη εμπορευσίμων αγαθών και λήψη υπηρεσιών από υπόχρεους απεικόνισης συναλλαγών, σύμφωνα με τις διατάξεις της περίπτωσης γ΄ της παραγράφου 16 του άρθρου 6 του Κ.Φ.Α.Σ.
β) Ληφθέντα παραστατικά που έχουν εκδοθεί στο όνομα τρίτου προσώπου (π.χ. λογαριασμοί Δ.Ε.Η., Ε.ΥΔ.Α.Π. κ.λπ.) καταχωρούνται στις καταστάσεις του προσώπου που αφορά πραγματικά η δαπάνη.
Τα στοιχεία που καταχωρούνται στις ανωτέρω καταστάσεις καταχωρούνται επίσης στις περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα ΦΠΑ.