1. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία τηρούν καταχωρή(ί)σεις τουλάχιστον για τις ακόλουθες πράξεις επεξεργασίας στα συστήματα αυτοματοποιημένης επεξεργασίας: συλλογή, μεταβολή, αναζήτηση πληροφοριών, κοινολόγηση, περιλαμβανομένων των διαβιβάσεων, συνδυασμό και διαγραφή.
2. Οι καταχωρή(ι)σεις της αναζήτησης πληροφοριών και της αποκάλυψης αυτών πρέπει να γίνονται κατά τρόπο, ώστε να είναι δυνατός ο προσδιορισμός της αιτιολόγησης, της ημερομηνίας και της ώρας που έλαβαν χώρα οι πράξεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1 και, στο βαθμό του εφικτού, η ταυτοποίηση των προσώπων που συμμετέχουν σε αυτές και ιδίως του προσώπου που αναζήτησε πληροφορίες ή αποκάλυψε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και η ταυτότητα των αποδεκτών των εν λόγω δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
3. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει υπόψη τις απαιτήσεις των παραγράφων1 και 2 ήδη κατά τον σχεδιασμό των επεξεργασιών και των αντίστοιχων συστημάτων και διαδικασιών.
4. Με την επιφύλαξη δικονομικών κανόνων, οι καταχωρή(ι)σεις αυτές επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά για την επαλήθευση της νομιμότητας της επεξεργασίας, την άσκηση εσωτερικού ελέγχου από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή τον εκτελούντα επεξεργασία, τη διασφάλιση της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και στο πλαίσιο ποινικών διαδικασιών.
5. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία θέτουν τις καταχωρήσεις στη διάθεση της αρμόδιας εποπτικής αρχής κατόπιν αιτήματος αυτής