Πρώην Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης

Δικτυακός Τόπος Διαβουλεύσεων

• Σχόλιο του χρήστη 'Νίκος Α. Ζώρης' | 2 Οκτωβρίου 2012, 17:32

  Μόνιμος Σύνδεσμος

  Προκειμένου να υπάρξει βελτίωση της οργανωτικής και λειτουργικής δομής του κάθε Οργανισμού, αύξηση της παραγωγικότητάς του, μείωση του λειτουργικού του κόστους και αναβάθμιση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών του, θα πρέπει να αναπτυχθούν / εφαρμοστούν τα εξής Οργανωτικά Συστήματα / Κανονισμοί: 1) Ανάπτυξη Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού. Το Σύστημα αυτό θα περιλαμβάνει αρχές, κανόνες και μεθόδους με τις οποίες επιτυγχάνεται η άριστη διαχείριση και αξιοποίηση του προσωπικού. Ενδεικτικά, το Σύστημα θα περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα: α) υποσύστημα περιγραφών καθηκόντων/ευθυνών των θέσεων εργασίας και αξιολόγησης θέσεων εργασίας. β) υποσύστημα μεθόδων διοικητικής εποπτείας του προσωπικού (προσέλευση, αποχώρηση, απουσίες, άδειες, συμπεριφορά κλπ.). γ) υποσύστημα μεθόδων αξιολόγησης απόδοσης του προσωπικού. δ)Υποσύστημα πολιτικής αμοιβών. ε) υποσύστημα εκπαίδευσης. στ) υποσύστημα μεθόδων αξιοποίησης προτάσεων προσωπικού για πάσης φύσεως λειτουργικά/διοικητικά θέματα (βελτίωση ισχυουσών διαδικασιών, απλούστευση των ροών εργασίας, ανακατανομή αρμοδιοτήτων, λειτουργικότητα / ασφάλεια / υγιεινή / αισθητική των χώρων εργασίας κλπ.) και μεθόδων διαπίστωσης του βαθμού ικανοποίησής του. Το προτεινόμενο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού θα βοηθήσει, εκτός των άλλων, και στην αναβάθμιση του ρόλου της Υπηρεσίας Ανθρώπινου Δυναμικού ο οποίος θα μετατραπεί από υποστηρικτικός και διαχειριστικός σε στρατηγικό, με κύριους στόχους τη μεγιστοποίηση της συνεισφοράς του προσωπικού, την καλύτερη υλοποίηση των επιχειρηματικών στόχων του κάθε Οργανισμού και τη διατήρηση θετικού εργασιακού κλίματος. Το Σύστημα αυτό θα μπορεί να υποστηριχθεί μηχανογραφικά και από διάφορα προγράμματα πληροφορικής τα οποία υπάρχουν στην 2) Ανάπτυξη Συστήματος Εσωτερικής Επικοινωνίας. Το Σύστημα αυτό θα περιλαμβάνει αρχές, κανόνες και μεθόδους βάσει των οποίων θα διενεργείται η εσωτερική επικοινωνία και θα βοηθάει ώστε οι πληροφορίες/οδηγίες/εντολές/αποφάσεις να κοινοποιούνται με ταχύτητα και σαφήνεια, καθώς επίσης και να υπάρχει μία αμφίδρομη ροή πληροφοριών μεταξύ των ανωτέρων και των κατωτέρων επιπέδων της διοικητικής ιεραρχίας του Οργανισμού. Ενδεικτικά, το Σύστημα Εσωτερικής Επικοινωνίας θα περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα: α) Υποσύστημα έκδοσης/κυκλοφορίας/κωδικοποίησης των εγκυκλίων εγγράφων, το οποίο ονομάζεται «Κώδικας Εσωτερικής Έγγραφης Επικοινωνίας» και μέσω του οποίου προσδιορίζεται η έννοια των εγκυκλίων εγγράφων, τα είδη, η αρμοδιότητα έκδοσης και υπογραφής, η μορφή και η δομή, η αρίθμηση, κυκλοφορία και αρχειοθέτηση και τέλος ο τρόπος κωδικοποίησης. β) Υποσύστημα αλληλογραφίας, το οποίο αποσκοπεί στη συστηματική αποτύπωση των κανόνων που πρέπει να ακολουθούνται ώστε να μην υπάρχει αυτοσχεδιασμός και ανομοιομορφία στην έγγραφη επικοινωνία. Προσδιορίζονται τα είδη επιστολών, τα βασικά και δευτερεύοντα στοιχεία τους, η πρωτοκόλληση, η διακίνηση της εισερχόμενης/εξερχόμενης αλληλογραφίας και η αρχειοθέτηση. γ) Υποσύστημα σχεδιασμού/κωδικοποίησης/κυκλοφορίας των εντύπων, το οποίο καθορίζει εφαρμογή ενιαίου και πάγιου τρόπου με τον οποίο σχεδιάζονται, τροποποιούνται, κωδικοποιούνται, κυκλοφορούν και καταργούνται τα πάσης φύσεως έντυπα που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή των καθημερινών εργασιών του Οργανισμού. δ) Καθιέρωση μεθόδων οργάνωσης και τήρησης των αρχείων του Οργανισμού (Κανονισμός Αρχείων). ε) Υποσύστημα μεθόδων προφορικής επικοινωνίας (E mail, Internet, μέθοδοι σύστασης επιτροπών, μέθοδοι λειτουργίας των χώρων υποδοχής κοινού, τηλεφωνικό κέντρο κλπ.). στ) μέθοδοι οργάνωσης συσκέψεων. Σήμερα παρατηρείται στους διάφορους Οργανισμούς το εξής φαινόμενο αναφορικά με τις συσκέψεις: Διάφορα στελέχη του κάθε Οργανισμού αναλώνονται σε χρονοβόρες συσκέψεις/συζητήσεις χωρίς να υπάρχει κάποιος συντονιστής (στις οποίες συσκέψεις δεν καλούνται, πολλές φορές, να μετάσχουν στελέχη καθ’ ύλην αρμόδιων Υπηρεσιών, των οποίων η παρουσία είναι αναγκαία), με αποτέλεσμα να επικρατεί στη συνέχεια σύγχυση αρμοδιοτήτων, σύγκρουση καθηκόντων και καθυστέρηση στην έγκαιρη περάτωση του όποιου έργου. ζ) Καταγραφή απαιτήσεων εσωτερικής πληροφόρησης (τύπος και περιεχόμενο των αναφορών που απευθύνονται στη Διοίκηση του Οργανισμού καθώς και σε διάφορες Υπηρεσίες του) και διαρκής έλεγχος της χρησιμότητας και αξιοπιστίας τους. 3) Ανάπτυξη Συστήματος Ανασχεδιασμού Διαδικασιών. Το Σύστημα Ανασχεδιασμού Διαδικασιών περιλαμβάνει σύγχρονους κανόνες και αρχές βάσει των οποίων όλες οι διαδικασίες του Οργανισμού θα σχεδιασθούν από την αρχή, βάσει συγκεκριμένου σχεδίου, με κύριους στόχους την απλοποίηση της λειτουργίας του Οργανισμού, την ταχύτερη ενεργοποίηση των μηχανισμών εξυπηρέτησης, τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών και τον περιορισμό των λειτουργικών εξόδων. Κατά τον Ανασχεδιασμό θα εκπονηθούν ποιοτικές διαδικασίες για όλες τις εργασίες του Οργανισμού (με συγκρότηση Ομάδων Έργου υπό το συντονισμό και την εποπτεία κάποιας Υπηρεσίας π.χ. Διεύθυνσης Οργάνωσης), καταγραφή τους σε κωδικοποιημένα εγχειρίδια, εναρμόνισή τους με το μηχανογραφικό σύστημα του Οργανισμού, ενσωμάτωση όλων των απαραίτητων σημείων ελέγχου, καθιέρωση μεθόδων διαρκούς ελέγχου της ορθής και ομοιόμορφης εφαρμογής τους και μέριμνα για τη συνεχή βελτίωσή τους. Ο Ανασχεδιασμός είναι έργο επίπονο και χρονοβόρο και επιφέρει αποτελέσματα σε δύο έως τρία χρόνια. Ταυτόχρονα απαιτεί δραστικές και ευρείας έκτασης αλλαγές στην επιχειρηματική κουλτούρα και οργάνωση του κάθε Οργανισμού, ενώ εμπλέκει το προσωπικό στην εφαρμογή του και βασίζεται στην αρχή της συστηματικής επικοινωνίας όλων των εμπλεκομένων κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού των διαδικασιών. 4) Ανάπτυξη Συστήματος Επικοινωνίας με Τρίτους. Το Σύστημα αυτό θα καθορίζει τον τρόπο διενέργειας της επικοινωνίας με τρίτους. Ενδεικτικά, το Σύστημα θα καθορίζει τις μεθόδους συγκέντρωσης και αξιολόγησης γραπτών παραπόνων του συναλλασσόμενου, τις μεθόδους διεξαγωγής ερευνών για τη διαπίστωση του βαθμού ικανοποίησής τους, την παραλαβή, διακίνηση και επεξεργασία των διαφόρων εγγράφων που αποστέλλουν στον Οργανισμό (π.χ. τα Υπουργεία), την παρακολούθηση αποστολής απαντήσεων σε αυτά κλπ. 5) Εκπόνηση Κανονισμού Παροχής Υπηρεσιών Πληροφορικής. Το Σύστημα θα καθορίζει και θα ρυθμίζει τα εξής θέματα: Εσωτερική ανάπτυξη νέου μηχανογραφικού συστήματος, τροποποίηση κάποιου εν λειτουργία συστήματος, ανάπτυξη συστήματος από εξωτερικό συνεργάτη, εγκατάσταση/προσαρμογή λογισμικού σε προσωπικό υπολογιστή, εγκατάσταση εξοπλισμού/hardware, επίλυση προβλημάτων κατά τη χρήση υπολογιστικών συστημάτων, εγκατάσταση συστημάτων σε νέα θέση εξυπηρέτησης πελατείας ( π.χ. μαζική εγκατάσταση συστημάτων σε νέα Μονάδα/Υπηρεσία), προμήθεια εξοπλισμού πληροφορικής κλπ. 6) Εκπόνηση Κανονισμού Διαχείρισης Δαπανών / Προμηθειών. Ο Κανονισμός θα καθορίζει τις μεθόδους της ορθής λειτουργίας του συστήματος έγκρισης δαπανών / προμηθειών, τις αναλυτικές διαδικασίες ανεύρεσης, διανομής και διαχείρισης του εξοπλισμού/αναλώσιμων υλικών/παροχής υπηρεσιών από προμηθευτές και τέλος τη διαχείριση των πληρωμών προς τους προμηθευτές. 7) Εκπόνηση Κανονισμού Διαχείρισης Ακίνητης Περιουσίας. Ο Κανονισμός θα καθορίζει τις διαδικασίες εκτέλεσης και παρακολούθησης των τεχνικών έργων και κατασκευών, της ασφάλειας / λειτουργικότητας / υγιεινής / αισθητικής των χώρων εργασίας, καθώς και εργασιών συντήρησης και βελτίωσής τους. Νίκος Α. Ζώρης (πρώην διευθυντικό στέλεχος του τραπεζικού κλάδου - σύμβουλος επιχειρήσεων)