Πρώην Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης

Δικτυακός Τόπος Διαβουλεύσεων

• Σχόλιο του χρήστη 'ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ ΚΟΡΟΔΗΜΑ' | 28 Ιανουαρίου 2013, 18:08

  Μόνιμος Σύνδεσμος

  Θεωρώ πως το μέσο αλληλογραφίας της γνωστής εταιρίας που χρησιμοποιούμε έως σήμερα δεν είναι αξιόπιστο. Για αυτό το λόγο πιστέυω πως τα έγγραφα πρέπει να στέλνονται από συγκεκριμένα προγράμματα αλληλογραφίας που θα έχουν υλοποιηθεί από το εκάστοτε υπουργείο. Δηλαδή, μία ηλεκτρονική υπογραφή ή ένα πρωτόκολλο δεν επαρκεί, διότι, α)είναι πολύ εύκολο να παραχαρακτεί, να σταλεί το ίδιο έγγραφο από διαφορετικά άτομα και στην ουσία να υπάρξει μια σύγχυση για το ποιο είναι το σωστό και ποιο είναι λάθος, β)ακόμη και αν θεωρήσουμε ότι ο αποστολέας των εγγράφων είναι ο σωστός, πώς μπορούμε να σιγουρευτούμε πως ο αριθμός πρωτοκόλλου που θα μπει θα αντιπροσωπεύει το σωστό έγγραφο, γ)είναι πολύ εύκολο να γίνουν λάθη όταν δεν υπάρχει συγκεκριμένο πρόγραμμα που να λαμβάνει τα e-mail. Προτείνω: Να δημιουργηθούν συγκεκριμένα προγράμματα παραλαβής ηλεκτρονικών εγγράφων που θα τοποθετούν αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων με ημερομηνία, θέμα κ.τ.λ. για κάθε υπουργείο ξεχωριστά (το κάθε υπουργείο θα πρέπει να έχει το δικό του πρόγραμμα εισερχομένων μυνημάτων)και να αναπροσαρμόζεται για κάθε διεύθυνση ανάλογα με τα αντικείμενά του (δηλαδή με μενού που θα παραθέτει τους υπαλλήλους στο δικό τους τμήμα). Αυτό σημαίνει πως ο εκάστοτε υπάλληλος θα μπορεί να παραλαμβάνει, να βλέπει, να ελέγχει τα έγγραφα που θα αποστέλλονται συγκεκριμένα στο τμήμα του/της. Μην ξεχνάμε, ότι τα μυνήματα με τα εισερχόμενα έγγραφα θα δίνεται η δυνατότητα ταξινόμησης όπως την επιθυμούν οι υπάλληλοι (βάσει ημερομηνίας, θέματος, επείγοντος κτλ). Επίσης, το πρόγραμμα αυτό θα έχει την δυνατότητα να στέλνει τα έγγραφα αυτά σε άλλα τμήματα του υπουργείου εφ' όσον ζητηθούν και θα είναι προσβάσιμα για ανάγνωση από το αρμόδιο τμήμα. Τα έγγραφα θα αποστέλλονται στις αντίστοιχες ηλεκτρονικές διευθύνσεις των τμημάτων μετά από ενημέρωση του κάθε υπουργείου στους φορείς γενικότερα. Έτσι, νομίζω πως θα αποφευχθούν τυχόν παραλήψεις, επιτήδιους που θέλουν να μπουν στο σύστημα κτλ. λόγω του ότι το σύστημα που θα στηρίζει αυτό το πρόγραμμα θα είναι "οχυρωμένο". Επιπρόσθετα άλλοι φορείς θα μπορούν να αποστέλλουν σε συγκεκριμένες διευθύνσεις τα έγγραφά τους, και οι πολίτες είτε θα έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένα έγγραφα είτε θα μπορούν σε συγκεκριμένες διευθύνσεις να στέλνουν τα έγγραφα τους στο εκάστοτε υπουργείο. Συνεπώς, ένα νέο πρόγραμμα αλληλογραφίας (enhanced) συγκεκριμένο για κάθε υπουργείο.