Πρώην Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης

Δικτυακός Τόπος Διαβουλεύσεων

• Σχόλιο του χρήστη 'DIM' | 23 Ιανουαρίου 2012, 15:18

  Μόνιμος Σύνδεσμος

  - Το σημαντικότερο πρώτο βήμα είναι η καταγραφή των αρμοδιοτήτων και η εξέταση των αλλεπικαλύψεων τους, ξεκινώντας από τις υφιστάμενες δομές στο εσωτερικό ενός Υπουργείου και στη συνέχεια συγκρίνοντας τες με αρμοδιότητες άλλων Υπουργείων. - Κατανομή των αρμοδιοτήτων στις νέες οργανωτικές δομές, οι οποίες και θα εφαρμόζονται. Συμφωνώ με την ετήσια επικαιροποίηση των ΠΔ δομών και αρμοδιοτήτων των Υπουργείων. - Οι αρμοδιότητες στη συνέχεια προτείνεται να αποτυπωθούν σε τυποποιημένες διαδικασίες. Είναι σημαντικό να υπάρχουν καταγεγραμμένες διαδικασίες τύπου ISO που θα περιγράφουν σαφώς τις αρμοδιότητες των οργανωτικών δομών, θα προσδιορίζουν αποτελεσματικά τη ροή των εργασιών και πληροφοριών μεταξύ των ιεραρχικών επιπέδων, μεταξύ των Μονάδων αλλά και τις σχέσεις με το εξωτερικό περιβάλλον. Σαφήνεια αρμοδιοτήτων, βελτιστοποίηση χρόνου απόκρισης. Η καταγραφή δε μπορεί να αναδείξει και προβλήματα εφαρμογής, επομένως να οδηγήσει και σε απλοποίηση διαδικασιών. Τα ίδια τα συστήματα ISO έχουν διαδικασίες εσωτερικών επιθεωρήσεων και στοχοθεσίας που μπορούν να τροφοδοτήσουν τη βελτίωση του συστήματος και την ποιότητα των υπηρεσιών. -Ανάπτυξη/ σχεδιασμός τυποποιημένων εντύπων. Η χρήση τυποποιημένων εντύπων διευκολύνει και επιταχύνει σημαντικά την καθημερινή λειτουργία ενός οργανισμού (π.χ. τυποποιήσεων συμβάσεων ανά κατηγορία, τυποποίηση φύλλων ελέγχου, έντυπα καταγραφής παραπόνων κοινού για την ποιότητα των υπηρεσιών κλπ). Όλα αυτά μπορούν να ενταχθούν σε ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα. - Περιγραφές θέσεων εργασίας (Job descriptions). Δηλ. σε κάθε οργανωτική μονάδα, να περιγράφονται τα καθήκοντα κάθε θέσης που αυτή περιλαμβάνει, σε πλήρη αντιστοιχία με το εγκεκριμένο οργανόγραμμα και τις απαιτήσεις στελέχωσης. Οφέλη: όταν είναι καταγεγραμμένες οι αρμοδιότητες που περιλαμβάνει η θέση, αφενός είναι πιο εύκολο να βρεθεί το κατάλληλο άτομο για την κάλυψής της, αφετέρου κατά τη λειτουργία της οργανωτικής μονάδας, το στέλεχος-υπάλληλος γνωρίζει σαφώς τα καθήκοντά του και το ρόλο του, το σε ποιον απευθύνεται, κλπ. Επίσης, εξασφαλίζεται η ορθολογική κατανομή και τήρηση των αρμοδιοτήτων μεταξύ του προσωπικού. - Αξιοποίηση διοικητικών/ διαχειριστικών πρακτικών, όπως οι συστηματικές συσκέψεις και η έγκαιρη και συστηματική ενημέρωση του συνόλου του προσωπικού, επί των αποφάσεων που λαμβάνονται, των ορόσημων που τίθενται και των στόχων που επιτυγχάνονται. Είναι καλό για την παρακίνηση και ευαισθητοποίηση των εργαζομένων, γιατί γνωρίζουν γιατί γίνεται μία ενέργεια και το πόσο σημαντική είναι η συμβολή τους. Ανάπτυξη συλλογικού πνεύματος, κοινός προσανατολισμός, αλλαγή νοοτροπίας.