Υποδομές – ΤΠΕ

1. ποιστοποιητικά:
σε κάθε συναλλάγη πρέπει να αποδεικνύεις ποιος είσαι, χρειάζεσαι ταυτότητα, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, πιστοποιητικό γέννησης, βεβαίωση κατοικίας,βεβαίωση εργασίας/προυπηρεσίας, πτυχία, άδεια οδήγησης, άδεια άσκησηςεπαγγέλματος, ληξιαρχική πράξη γέννησης, γάμου κοκ. Καθιέρωση ηλεκτρονικής κάρτας του πολίτη με όλα τα στοιχεία που χρειάζονται και όποια άλλα θέλει ο ίδιος να προσθέσει για να διευκολίνεται στις συναλλαγές του. οι Υπηρεσίες να έχουν την δυνατότητα να «φορτώνουν» ΄και να «διαβάζουν» στην κάρτα όποια στοιχεία εδίδουν ή χρειάζονται αντίστοιχα.
2. Αδειοδοτούσες αρχές.
συγκέντρωση/κατάθεση όλων τα απαραίτητων στοιχείων σε ένα σημείο για όποια αδειδότηση, πχ
οικοδομική άδεια. (τωρα πρεπει να πας σε δήμο, πολεοδομία, δασαρχείο, αρχαιολογία, τοπογραφική υπηρεσία στρατού κλπ κλπ)
επιχειρηματική δραστηριότητα: πχ με παραγωγική διαδικασία, χωρίς παραγωγή, τουριστική.

Πώς αξιολογείτε τη μέχρι στιγμής πολιτική μείωσης της γραφειοκρατίας στην Ελλάδα? Έχετε δει σημαντικά αποτελέσματα σε φορείς που συναλλάσσεστε? Εάν ναι, σε ποιους ?

υπάρχουν βήματα προόδου
αλλά δυστυχώς δεν προκύπτουν στοιχεία που να χαρακτηρίζονται »σημαντικά».
Η γραφειοκρατία υπάρχει, το επιτελικό και σύγχρονο κράτος είναι ακόμη ζητούμενο
Το Υπουργείο Παιδείας είναι ίσως το χαρακτηριστικότερο παράδειγμα
»γραφειοκρατισμού»
Απίστευτοι εγκύκλιοι με απίστευτο όγκο, για παράδειγμα για μια απλή μετάθεση ενος εκπαιδευτικού.
Απιστευτος όγκος διοικητικών πράξεων, και χαρτιά και αποφάσεις που διακινούνται απο υπηρεσία σε υπηρεσία.
Μείωση γραφειοκρατίας σημαίνει μείωση διοικητικών βαρών.
αλλά αυτό δυστυχώς δε γίνεται.παραδείγματα εκατοντάδες , αλλά δυστυχώς ο χώρος είναι λίγος για την παράθεση παραδειγμάτων.
Ένα παράδειγμα είναι είναι η αυτεπαγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών.
Πολύ χρήσιμο για τον πολίτη και εξυπηρετικό, όμως η διαδικασία αυτή »φορτώθηκε» σε υπαλλήλους που είχαν και άλλα καθήκοντα και ουσιστικά υπήρξε απλά μετακύληση εργασίας απο τον ποίτη σε κάποιο υπαλληλο χωρίς αυτή η δράση να συνοδευτεί και απο απλούστευση της διαδικασίας έκδοσης.
Σε πολλές υπηρεσίες δεν μπορεί να εφαρμοστεί αλλά απαιτείται, και έτσι δημιουργείται πολυπλοκότητα και επιβάρυνση χωρίς όφελος για τον πολίτη.

Σύμφωνα με την εργασιακή σας εμπειρία, μπορείτε να προτείνετε εξειδικευμένα μέσα και δράσεις μείωσης των διοικητικών βαρών και απλούστευσης των διαδικασιών άσκησης των αρμοδιοτήτων των δημοσίων υπαλλήλων?

Δράση:
Κατάθεση αιτήσεων για πρόσληψη αναπληρωτών εκπαιδευτικών στο υπουργείο παιδείας.
τώρα γίνεται στις διευθύνσεις εκπαίδευσης, όπου δημιουργείται χάος, με τους πολίτες να περιμένουν ατελείωτες ώρες στην ουρά, κυριολεκτικά στοιβαγμένοι με ένα χαρτάκι σειράς στο χέρι.

πρόταση :
κατάθεση της αίτησης στο διαδίκτυο ( υπάρχει προτεινόμενη διαδικασία)

πρόταση: τα δεκάδες χιλιάδες των δικαιολογητικών που απαιτούνται να μην καταθέτονται πλέον. Να γίνεται μόνο η αίτηση στο διαδίκτυο και να καταθέτουν τα δικαιολογητικά μόνον όσοι θα προσληφθούν ( με κυρώσεις για όσους επικαλεσθούν δικαιολογητικά που δεν υπάρχουν)
αντί για έλεγχο σε χιλιάδες δικαιολογητικά θα γίνει έλεγχος μόνο σε μερικές δεκάδες που θα προσληφθούν.
αντί για δεκάδες υπηρεσίες που θα εκδίδουν την περίοδο εκείνη χιλιάδες δικαιολογητικά θα εκδώσουν μόνο λιγες δεκάδες.
Πλήρη λειτουργία του συστήματος και κέρδος ωρών εργασίας αλλά και δημόσιου χρήματος.

Στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση έγιναν για πρώτη φορά πολύ μεγάλα βήματα την προηγούμενη διετία αλλά πρέπει να συνεχισθούν με συνέπεια παράλληλα με την επιστημονική διοικητική οργάνωση τουσ δημοσίου.

Η κατάσταση της γραφειοκρατίας στην Ελλάδα μπορεί να χαρακτηριστεί απλά ΦΡΙΚΙΑΣΤΙΚΗ!!! Δεν αναφέρω παραδείγματα, γιατί απλούστατα όλοι τα έχουμε βιώσει και είναι πάμπολλα. Όταν μάλιστα συνοδεύονται από περιπτώσεις διαφθοράς, επιδεινώνεται έτι περαιτέρω η κατάσταση. Σίγουρα τα τελευταία χρόνια έχουν γίνει πάρα πολλά βήματα βελτίωσης – ΚΕΠ, TAXISNET – που βοηθούν τον πολίτη, κυρίως με την κατάλληλη στελέχωσή τους. Όμως ακόμα και τα ΚΕΠ καθίστανται δυσκίνητα, διότι η δικτυακή πύλη ΕΡΜΗΣ δεν επιτρέπει ακόμα το ένα και μοναδικό κλικ που θα ικανοποιούσε το αίτημα του πολίτη. Επίσης, όταν ο πολίτης πηγαίνει στο ΚΕΠ πρέπει τις περισσότερες φορές να έχει ήδη κάποια χαρτιά από άλλες υπηρεσίες ή να ξαναπάει να πάρει το δικαιολογητικό του. Ναι μεν λιγότερη γραφειοκρατία, αλλά όχι καθόλου γραφειοκρατία. Το ζητούμενο εν έτει 2012 είναι κατά τη γνώμη μου ΟΛΑ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΜΕΝΑ ΚΑΙ ΣΤΟ ΧΕΡΙ, με εξαίρεση ίσως τους ηλικιωμένους μόνους πολίτες. Υπάρχει η λύση των ψηφιακών υπογραφών. Υπάρχουν τα παραδείγματα πλήρως ψηφιοποιημένης δημόσιας διοίκησης άλλων κρατών (ΗΠΑ, Ην. Βασίλειο κτλ.) από τα οποία μπορούμε να παραδειγματιστούμε, αλλά και λαμπρά εγχώρια παραδείγματα (βλ. ιστοσελίδα Δήμου Τρικάλων).

Η ΜΕΙΩΣΗ ΤΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑΣ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΕΠΙΤΕΥΧΘΕΙ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΔΙΑΔΥΚΤΙΟΥ. ΤΟ internet ΚΑΙ ΟΙ ΣΥΝΝΑΛΑΓΕΣ ΜΕΣΩ ΑΥΤΟΥ ΕΙΝΑΙ ΠΛΕΟΝ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ,ΔΕΝ ΔΑΠΑΝΑ Ο ΠΟΛΙΤΗΣ ΩΡΕΣ ΠΕΡΙΜΕΝΟΝΤΑΣ ΣΕ ΟΥΡΕΣ ΓΙΑ ΝΑ ΤΟΥ ΠΟΥΝ ΤΙ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΧΡΕΙΑΖΟΝΤΑΙ.ΟΙ ΔΕ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΕΧΟΝΤΑΙ ΤΟ ΚΟΙΝΟ ΜΟΝΟ ΣΤΑ ΑΠΟΛΥΤΩΣ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ,ΟΠΟΥ ΕΠΙΒΑΛΕΤΕ ΤΑΥΤΟΠΡΟΣΩΠΙΑ,ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ ΑΛΛΗ ΣΥΝΑΛΑΓΗ ΝΑ ΓΙΝΕΤΑΙ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΔΙΑΔΥΚΤΙΟΥ.ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΟΠΩΣ ΠΟΛΕΟΔΟΜΙΕΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΕΧΟΝΤΑΙ ΤΟΠΟΓΡΑΦΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΙΠΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΜΕ MAIL ΚΑΙ ΟΧΙ ΕΝΧΑΡΤΑ,ΕΤΣΙ ΕΞΟΙΚΟΝΟΜΟΥΜΕ ΧΑΡΤΙΑ ΚΑΙ ΕΡΓΑΤΟΩΡΕΣ.ΔΙΕΥΡΗΝΣΗ ΤΟΥ ΥΠΑΡΧΟΝΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ ΥΠΟΔΟΧΗΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ,ΟΙ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΔΕΧΟΝΤΑΙ ΤΟ ΚΟΙΝΟ 8 ΜΕ 1 ΤΟ ΠΡΩΙ ΠΡΑΓΜΑ ΑΝΩΦΕΛΟ ΝΑ ΠΛΗΡΩΝΕΤΑΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ ΝΑ ΔΕΧΕΤΕ ΚΟΙΝΟ ΚΑΙ ΤΟ ΚΑΝΕΙ ΜΟΝΟ ΓΙΑ 5 ΩΡΕΣ.Η ΥΠΟΔΟΧΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΙΝΕΤΑΙ 7 ΤΟ ΠΡΩΙ ΜΕ 3 ΤΟ ΜΕΣΣΗΜΕΡΙ ΚΑΙ ΕΤΣΙ ΕΞΟΙΚΟΝΟΜΟΥ 3 ΕΡΓΑΤΟΩΡΕΣ.ΜΕΙΩΣΗ ΤΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΕΙΑΣ ΘΑ ΕΠΙΤΕΥΧΕΙ ΟΤΑΝ ΤΑ ΚΕΠ ΑΝΑΛΑΒΟΥΝ ΤΗΝ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ ΜΕ ΤΟ ΙΚΑ ΟΠΩΣ ΘΕΩΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΑΡΙΟΥ ΥΓΕΙΑΣ,ΚΑΡΤΕΣ ΕΝΣΗΜΩΝ,ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΣΦΑΛΙΣΜΕΝΩΝ ΙΚΑ.

Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση αποτελεί πλέον μονόδρομο για τη δημόσια διοίκηση και ο μοναδικός θεσμός που μπορεί να στηριχτεί δεν είναι άλλος από τα ΚΕΠ όπου η πλήρη μηχανοργάνωση του και η εμπειρία του προσωπικού αποτελεί εγγύηση για την επιτυχία της.

Διοικητική Δομή
Αρχικά θα πρέπει να τονιστεί η αποτυχία της Τοπικής Αυτοδιοίκησης να προσφέρει στο θεσμό και αντίστοιχα να τον εκμεταλλευτεί ώστε να προσφέρει ποιοτικές υπηρεσίες .Μέχρι σήμερα μόνο τροχοπέδη έχει αποτελέσει για το θεσμό εκμεταλλεύονταν και αποσπώντας τους εργαζόμενους από την αποστολή τους και αναθέτοντας τους αλλότρια καθήκοντα όπως πχ η μέτρηση και έκδοση λογαριασμών ύδρευσης!
Ειδικά από τη στιγμή που το υπουργείο είναι αυτό που χρηματοδοτεί, αναθέτει διαδικασίες και επιβλέπει την ορθή λειτουργία του θεσμού χωρίς να μπορεί όμως να παρέμβει ή ακόμα να επιβάλει κυρώσεις σε Αιρετούς,δημοτικούς υπάλληλους τοποθετημένους Δ/ντες και προϊστάμενους του θεσμού που παρεμβαίνουν στην ορθή λειτουργία του, αποτελεί πλέον μονόδρομο η λύση της υπαγωγής του θεσμού απευθείας στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ως αποκεντρωμένη υπηρεσία του υπό την αναβαθμισμένη ΔΟΛΚΕΠ όπου θα δίνεται και η δυνατότητα στελέχωσης της από τον κλάδο ΔΥΠ.
Εναλλακτικά προτείνεται η οργάνωση τους στα πρότυπα των Εκπαιδευτικών και των σχολικών μονάδων

Οργάνωση
Α)Το προσωπικό του θεσμού αυτή τη στιγμή είναι τέλεια καταρτισμένο με αποτέλεσμα να μπορεί να στελεχώσει επαρκώς πέρα των ΚΕΠ και οποιαδήποτε άλλη Δημόσια υπηρεσία .Επιπρόσθετα υπάρχει ένα σημαντικός αριθμός εργαζομένων με αντίστοιχη εμπειρία που σήμερα είτε απασχολείται με συμβάσεις έργου είτε έχουν οδηγηθεί στην ανεργία ενώ έχουν δαπανηθεί για την εκπαίδευση τους τεράστια χρηματικά ποσά .Ενσωματώνοντας αυτούς στο υπάρχον δυναμικό ο θεσμός
θα μπορούσε υπό προϋποθέσεις να αποτελέσει την αποκλειστική θυρίδα συναλλαγών των πολιτών με το σύνολο της Δημόσιας Διοίκησης.

Οι προϋποθέσεις που ανέφερα παραπάνω αφορούν:
● την ένταξη του Εθνικού Δημοτολογίου
● Την μηχανοργάνωση υπηρεσιών όπως οι Εισαγγελίες (Ποινικά Μητρώα) ,Πρωτοδικείων,Στρατολογίας,Ασφαλιστικών Ταμείων,Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων ακόμα και ΔΟΥ ώστε να υπάρχει η δυνατότητα για τα ΚΕΠ της online έκδοσης των πιστοποιητικών τους
● την κατάργηση των διαφόρων ειδών παραβόλων και την δημιουργία Ενιαίου Παραβόλου όπου μπορεί να προμηθευτεί κανείς από οποιαδήποτε τράπεζα ,ΑΤΜ ακόμα και με χρέωση πιστωτικής κάρτας
● Την πίστη εφαρμογή του νόμου περί “υποχρεωτικής Αυτεπάγγελτης Αναζήτησης” από το σύνολο της Δημόσιας Διοίκησης ή εναλλακτικά με τρόπο που θα αναλύσω παρακάτω να υπάρχει η δυνατότητα εάν ο πολίτης επιθυμεί την έκδοση του από το ΚΕΠ.

● την ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΉ απλοποίηση διαδικασιών με κατάργηση σειράς δικαιολογητικών
● Την υποχρεωτική ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων ακόμα και αν χρειαστεί να τοποθετηθούν συνάδελφοι κλάδου ΔΥΠ σε σημαντικές υπηρεσίες για τη διευκόλυνση της διακίνησης ως εξειδικευμένους γνώστες της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Β)Την υποχρεωτική τοποθέτηση για τουλάχιστον 2-3 έτη αμέσως μετά την αποφοίτηση τους των απόφοιτων της Σχολής Δημόσιας Διοίκησης σε θέσεις αντίστοιχων προσόντων στα ΚΕΠ.

Γ)Εχει παρατηρηθεί η καταχρηστική ζήτηση εκ μέρους των πολιτών άλλα και των άλλων δημοσίων υπηρεσιών της θεώρησης φωτοαντίγραφων αλλά και γνησίου υπογραφής με αποτέλεσμα τη μετατροπή των ΚΕΠ σε “επικυρωτηρια” και την απασχόληση σημαντικού αριθμού εργαζομενων για αυτές μόνο τις 2 διαδικασίες ενώ θα μπορούσαν να απασχοληθούν στην ουσιαστική εξυπηρέτηση του πολίτη Προτείνεται η κατάργηση της θεώρησης γνησίου υπογραφής παρα μόνο σε περιπτώσεις χρηματικών συναλλαγών και αντικατάσταση τους με την βεβαίωση 2 μαρτύρων στα πρότυπα άλλων ευρωπαϊκών χωρών Αντίστοιχα και για τη θεώρηση ακριβούς φωτοαντιγράφων.

Δ)Ο θεσμός των ΚΕΠ λόγω του γεγονότος ότι συναλλάσσεται σχεδόν με το σύνολο της Δημόσιας Διοίκησης οφείλει να παίξει και ουσιαστικά το ρόλο του “Παρατηρητηρίου της Δημόσιας Διοίκησης” και όταν εντοπίζεται οποιασδήποτε μορφής δυσλειτουργία ή παρατυπία ακόμα και παρανομία να απευθύνεται άμεσα πχ στον Επιθεωρητή Δημόσιας Διοίκησης η σε κάποιον άλλο μηχανισμό του Υπουργείου.

Πόροι
-Πλέον ο θεσμός των ΚΕΠ με την αξιοπιστία του και το εύρος των σημείων συναλλαγής πολιτών με τη Δημ. Διοίκηση αποτελεί μονόδρομο για τα αλλά υπουργεία ώστε να προωθήσουν τα “προϊόντα” τους. Από την ένταξη τους στο θεσμό των ΚΕΠ είναι σίγουρο οτι ο κάθε φορέας εξοικονομεί σημαντικά ποσά που αφορούν ενδεχόμενη πρόσληψη εποχιακού προσωπικού ,επιπρόσθετες αμοιβές προσωπικού ,υπερωριακή απασχόληση τους ακόμα και σε αναλώσιμα οπως χαρτικά και μελάνια .Από τα παραπάνω ποσά εάν υπάρξει μια εισφορά της τάξης του 10-15% αυτού του κόστους και αποδοθεί στο Υπουργείο από κάθε φορέα ξεχωριστά λύνεται άμεσα οποιοδήποτε κόστος λειτουργίας του θεσμού.

-Οικονομική επιβάρυνση των πολιτών που ζητούν πιστοποιητικά που εμπίπτουν στη αυτεπάγγελτη αναζήτηση με σκοπό να αποτελέσει ένα επιπλέον κίνητρο για τους πολίτες να επιβάλουν και οι ίδιοι την εφαρμογή της διάταξης συνδέοντας το με οτι ανέφερα παραπάνω

-Σε συνδυασμό με το Γ θεωρείται σκόπιμη η οικονομική επιβάρυνση των πολιτών που ζητούν την επικύρωση πάνω από συγκεκριμένο αριθμό εγγράφων.
-Μετακίνηση των ΚΕΠ σε Δημόσια Δημοτικά κτήρια ως προς την εξοικονόμηση ενοικίων
Ειδικά σε ΚΕΠ επαρχίας τα πρώην Δημαρχεία αποτελούν μια πρώτης τάξης επιλογή

Τέλος προτείνεται η διενέργεια έρευνας εάν οι πολίτες θα προτιμούσαν να καταβάλουν ένα ελάχιστο ποσό για κάθε πιστοποιητικό που ζητούν από ΚΕΠ (της τάξης του 0.20-0.50€) από το να απευθυνθούν στην αρχική υπηρεσία έκδοσης του και για το διάστημα του μεταβατικού σταδίου μέχρι τα ΚΕΠ να αποτελέσουν το μοναδικό σημείο πρόσβασης σε υπηρεσίες της Δημόσιας Διοίκησης .

ΚΕΠ
Είναι θεωρώ αυταπόδεικτο, ότι το κράτος και οι πάσης φύσεων Οργανισμοί του δεν θα σταματήσουν να συναλλάσσονται με τον πολίτη μπροστά σε ένα γκισέ.
Τα ΚΕΠ πρέπει σταδιακά και οργανωμένα να μετεξελιχθούν στο ΜΟΝΑΔΙΚΟ σημείο φυσικής διεπαφής του πολίτη με το Δημόσιο Τομέα τους φορείς και τους οργανισμούς του. Δηλαδή ο πολίτης να μην ξαναπάει ούτε στον ΟΠΕΚΕΠΕ που λέει ο λόγος.
Γιατί στα ΚΕΠ?
Όσον αφορά στον πολίτη, διότι είναι παντού (1050 ΚΕΠ με άριστη διασπορά), τα κάνουν όλα (1100 πιστοποιημένες διαδικασίες – προσωπικό καταρτισμένο στις διαδικασίες της δημόσιας διοίκησης και ηλεκτρονικής διακυβέρνησης) και συμφέρουν (στη διάθεσή σας μελέτη μου σχετική με τη σχέση κόστους οφέλους από τη λειτουργία των ΚΕΠ στις αγροτικές και ημιαστικές περιοχές της Ελλάδας).
Όσον αφορά στη δημόσια διοίκηση, διότι οι πολίτες εξυπηρετούνται καλά, δίπλα στο σπίτι τους και δεν γκρινιάζουν (υπάρχει μελέτη του ΥΠΕΣ με ποσοστά αποδοχής του θεσμού που πλησιάζουν το 100%).
Εκτιμώ ότι σταδιακά μπορούν να μεταφερθούν όλες οι υπηρεσίες σ αυτά και άμεσα οι υπηρεσίες που προσφέρουν οι ανταποκριτές του ΟΓΑ – φέρνοντας και έσοδα στο φορέα που τα φιλοξενεί μέσω πχ μιας προγραμματικής σύμβασης με τον ΟΓΑ που πληρώνει ανταποκριτές για μια σφραγίδα στο βιβλιάριο υγείας του ασφαλισμένου το χρόνο.
Μπορεί επίσης εύκολα να μεταφερθούν οι υπηρεσίες μητρώου του ΙΚΑ, του ΟΑΕΔ και των εφοριών (βλέπε διαδικασίες τύπου κλειδάριθμου).
Τα ΚΕΠ είναι μια υπηρεσία πρότυπο (good practice που λέει και η ΕΕ) και είναι χρέος μας να εκμεταλλευτούμε την εμπειρία τους και να διευρύνουμε το ρόλο τους προς όφελος των πολιτών και της ΔΔ.

ΛΕΩΝΙΔΑΣ ΠΕΤΡΙΤΣΗΣ
ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΣ-ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΟΣ-ΜΒΑ
ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΟΣ του Τμήματος ΚΕΠ του Δήμου Κιλελέρ Λάρισας

Καταργήστε τη θεώρηση των φωτοαντιγράφων των διοικητικών εγγράφων και αντικαταστήστε τη με μιά υπεύθυνη δήλωση του κομιστή ότι το φωτοαντίγραφο είναι ακριβές αντίγραφο του πρωτοτύπου. Υποχρεώστε το λήπτη του φ/ου να το δεχτεί και μην το αφήνετε στη «διακριτική του ευχέρεια». Ελέξτε δειγματοληπτικά και τιμωρήστε παραδειγματικά τους παραβάτες. Στα ματήστε να θεωρείτε τον πολίτη οιωνεί απατεώνα. Ο απατεώνας ούτως ή άλλως κάποιον θα ξεγελάσει και θα κάνει τη δουλειά του.

Μείωση γραφειοκρατίας σημαίνει δύο γεγονότα,μοντέλα ηλεκτρονικής υπηρεσίας και αποστολή-λήψη-χρήση μέσω διαδικτύου στον αιτούντα.
Συγχαρητήρια για την λειτουργεία του ηλεκτρονικού φροντιστηρίου
στις τάξεις του λυκείου, ιδού το δείγμα.
Οι δημόσιοι υπάλληλοι που συναλλάσονται με το πολίτη και εξυπηρετούν
προσωπικές και επιχειρισιακές υποθέσεις των πολιτών, πρέπει να
τις χρεώνονται επωνύμως, να χρησιμοποιούν και να συνδέοννται με το διαδίκτυο.
Η ηλεκτρονική διακυβέρνηση βρίσκεται σε ικανοποιητικό επίπεδο ενημέρωσης νομοθετικού έργου και αποφάσεων υπουργείων.
Χρειάζεται να δοθεί προτεραιότητα σε θέματα επενδύσεων φάκελλοι επιχειρήσεων για τους εν δυνάμει εμπόρους-επιχειρηματίες.
Τομέας υγείας μπορεί να αναπτυχθεί ιδιαίτερα, ασφαλιστικοί φορείς
π.χ. ΙΚΑ, συντάξεις, νοσοκομεία, γιατροί, φαρμακεία.
Προσοχή πρέπει να δοθεί στην σύνδεση -επεξεργασία-έλεγχο των
πληροφοριών απο υπηρεσία σε υπηρεσία πρίν απαντήσουν στο πολίτη.
Τέλος η ηλεκτρονική ταυτότητα να αποτελέσει το κύριο πιστοποιητικό, συναλλαγής με το δημόσιο.

Η σημερινή κατάσταση απέχει πολύ από το να χαρακτηρισθεί ικανοποιητική και αυτό γιατί ακόμη και εκεί όπου υπάρχει μηχανογράφηση είναι ελλιπής και δεν λειτυργεί σωστά. Υπάρχουν εκατοντάδες βάσεις δεδομένων στη χώρα μας, που μπορεί να περιέχουν και τις ίδιες πληροφορίες και δεν επικοινωνούν καθόλου μεταξύ τους. Αυτό γιατί όταν βγαίνει ένας διαγωνισμός κανείς δεν σκέφτεται να θέσει ως προαπαιτούμενο τη σύνδεση των δεδομένων με τα ήδη υπάρχοντα. Αν για παράδειγμα υπήρχε η μηχανογράφηση των υποθηκοφυλακείων της χώρας, θα ήταν περιττή η ταλαιπωρία του κόσμου για το κτηματολόγιο, γιατί οι διαδικασίες θα είχαν απλουστευτεί και θα είχε ήδη δημιουργηθεί και το περιουσιολόγιο. Τώρα όμως πληρώνουμε τρεις φορές για το ίδιο ακριβώς πράγμα και στο τέλος θα έχουμε αποκτήσει τρεις διαφορετικές βάσεις δεδομένων, που δεν θα επικοινωνούν μεταξύ τους.
Θέλετε κι άλλο παράδειγμα; Γιατί έχουμε τόσους ασφαλισμένους μαϊμού; Είναι τόσο δύσκολο από τη στιγμή που απωβιώσει κάποιος συνταξιούχος, το ληξιαρχείο να ενημερώσει αυτόματα τον ασφαλιστικό οργανισμό ώστε να διακοπεί ή συνταξιοδότηση; Τι περιμένουμε από το νεκρό να το κάνει;

Ένας οριζόντιος τρόπος απλούστευσης των διαδικασιών και αύξησης της διαφάνειας είναι το «κλείσιμο» πρόσβασης των πολιτών στο «backoffice» της Δημόσιας Διοίκησης. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται αδιαφάνεια στο επιχειρησιακό κομμάτι των διαδικασιών και δεν επιβαρύνεται ο πολίτης με πληροφορία που δεν του προσφέρει προστιθέμενη αξία. Σε συνδυασμό με ενημέρωση (ηλεκτρονική ή τηλεφωνική) του σταδίου στο οποίο βρίσκεται το αίτημά του, οι διαδικασίες του δημοσίου αποκτούν διαφορετικό χαρακτήρα.
Η ηλεκτρονικοποίηση χωρίς απλούστευση είναι άχρηστη, θα είναι σαν να ηλεκτρονικοποιείται το χάος (και σε αυτή τη περίπτωση το θετικό της ηλεκτρονικοποίησης που είναι η ταχύτητα θα γίνει αρνητικό αφού τα λάθη θα προχωράνε γρήγορα και δεν θα τα προλαβαίνει κανείς…).
Τα ΚΕΠ αποτελούν ιδανική δομή για την υποστήριξη των παραπάνω (αφού ουσιαστικά αυτό κάνουν-αποτελούν το frontoffice της Δημόσιας Διοίκησης μη επιτρέποντας την πρόσβαση στο backoffice). Σίγουρα τα εμπλεκόμενα στελέχη χρειάζονται εκπαίδευση σε διάφορα ζητήματα: σχέσεις με ανθρώπους και εξυπηρέτησή τους (customer relationship management/customer service), ενημέρωση σε βασικά υπηρεσιακά ζητήματα (εξειδίκευση υπαλλήλων σε θεματικές ενότητες π.χ. υγεία, ασφάλιση, οτα, εμπόριο, νομικά, δικαστικά, κτλ), ψηφιακή κουλτούρα, κ.α.
Για να πετύχει η απλούστευση και η ηλεκτρονικοποίηση των διαδικασιών θα πρέπει αφενός να επιτευχθεί πλήρης διαλειτουργικότητα και αφετέρου να μη διαβιβάζονται έγγραφα (ακόμα και σε ψηφιακή μορφή) αλλά αποκλειστικά η απαραίτητη πληροφορία (π.χ. να μη στέλνεται το πιστοποιητικό ασφαλιστικής ενημερότητας αλλά η πληροφορία αν ο ενδιαφερόμενος είναι ενήμερος). Επομένως η ψηφιοποίηση όλων των αρχείων όλων των Υπηρεσιών είναι απαραίτητο βήμα για την ηλεκτρονική διαβίβαση της απαραίτητης πληροφορίας. Η κωδικοποίηση της νομοθεσίας (μακάρι και η απλούστευσή της…) επίσης θα αποτελέσουν σημαντικό βήμα για την επίτευξη του στόχου.
Η έως τώρα προσπάθεια απλούστευσης παρουσιάζει διάφορα προβλήματα:
1) οι αρμόδιες Υπηρεσίες Απλούστευσης δεν είναι στελεχωμένες επαρκώς ποιοτικά (καμία εμπειρία και εξειδίκευση) και ποσοτικά,
2) δεν υπάρχει συνεργασία μεταξύ των εμπλεκόμενων (θεωρείται ότι παρεμβαίνουν σε ξένες δουλειές και αρνούνται τη συνεργασία),
3) δεν υπάρχει αρμόδιος/οι για τις διαδικασίες του Δημοσίου ο οποίος να τις παρακολουθεί και να τις προσαρμόζει στις εκάστοτε συνθήκες και ανάγκες,
4) υπάρχουν πάρα πολλά σημεία ελέγχου επιβαρύνοντας τις διαδικασίες χωρίς αποτέλεσμα (π.χ. άχρηστα πιστοποιητικά) αφού δεν υπάρχουν επαρκείς μηχανισμοί ή δεν εφαρμόζονται οι προβλεπόμενοι έλεγχοι ενώ θα μπορούσαν να υπάρχουν λίγα σημεία ελέγχου και να επιτυγχάνονται ταυτόχρονα 2 θετικά: α) μείωση διοικητικού βάρους και β) αποδέσμευση υπαλλήλων από τον συνεχή και ανούσιο έλεγχο χαρτιών και απασχόλησή τους με επιτόπιο ή άλλον ουσιαστικότερο έλεγχο.

Προτάσεις μείωσης γραφειοκρατίας με χρήση ΤΠΕ

1) Άμεση θέση σε λειτουργία και επέκταση πληροφοριών ΓΕΜΗ, με αποτέλεσμα κάθε συναλλαγή επιτηδευματιών / επιχειρήσεων με Δημόσιο στη βάση της σύναψης συμβάσεων ή συμμετοχή σε διαγωνισμούς να μην απαιτεί κατάθεση δικαιολογητικών (μη πτωχεύσεως, φορολογική – ασφαλιστική κτλ), αλλά από την αυτόματη ενημέρωση της Υπηρεσίας μέσω πρόσβασης στο ΓΕΜΗ.

2) Καθιέρωση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου στις υπηρεσίες και κατάργηση 2ου εσωτερικού πρωτοκόλλου που χρησιμοποιείται μεταξύ των υπηρεσιών του ίδιου φορέα.

3) Υποχρεωτική ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών του ιδίου φορέα για όλα τα θέματα που δεν απαιτούν διακίνηση εγγράφων. Σε περίπτωση κοινοποίησης εγγράφων προς συλλογικά όργανα (π.χ. επιτροπές), τα έγγραφα να κοινοποιούνται μόνο προς τον Πρόεδρο, με υποχρέωση να ενημερώσει τα μέλη.

4) Κατάργηση επισυναπτομένων εγγράφων προς τις κοινοποιήσεις (τα επισυναπτόμενα να υπάρχουν μόνο προς τον αποδέκτη του εγγράφου).

5) Σταδιακή υλοποίηση ηλεκτρονικού αρχείου (με ψηφιοποίηση όλων των υπηρεσιακών εγγράφων) και καταστροφή φυσικού αρχείου, μετά από κάποιο χρονικό διάστημα. Στόχος η σταδιακή μετάβαση μόνο στα ηλεκτρονικά έγγραφα (άμεσα όλες οι εγκύκλιοι να αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υποχρεωτικά).

1. Σε ό,τι αφορα την αντίληψη μου στη μείωση της γραφειοκρατίας στην καθημερινή συναλλαγή με το δημόσιο τομέα, την ορίζω προσωπικά ώς την μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης μίας διαδικασίας (procedure and process time performance). Θεωρώ οτι αναγκαία είναι η διακίνηση των εκάστοτε εγγράφων και γενικότερα πληροφοριών να επιτυγχάνεται εντός των δομών του δημόσιου τομέα (πχ ηλεκτρονικά), ώστε να εξοικονομείται χρόνος κατα τη διεκπεραίωση των διαδικασιών, δίχως τη μεταφορά εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών απο τον ίδιο τον πολίτη.

2. Σε ό,τι αφορά τη μέχρι στιγμής μείωση της γραφειοκρατίας με τις υπήρεσίες τις οποίες έρχομαι σε επαφή προσωπικά δεν έχω διαπιστώσει σημαντικά αποτελέσματα.

3. Σε πρώτο στάδιο οι αναγκαίες δράσεις που πρέπει να λάβουν χώρα είναι η καταγραφή και ο επανασχεδιασμός των διαδικασιών (process re-engineering),καθώς και ο καθορισμός μετρικών απόδοσης των διαδικασιών. Σε δεύτερο στάδιο κρίνω απαραίτητη την εφαρμογή των επανασχεδιασμένων διαδικασιών μέσω σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων (operational intelligence systems).

4. Σχετικά με την πολιτική ηλεκτρονικής διακυβέρνησης θεωρώ οτι βρίσκεται ακόμα στο πεδίο της διερεύνησης. Κρίνω σημαντικό πρώτα τον αρχιτεκτονικό σχεδιασμό των οργανωτικών και λειτουργικών δομών του δημοσίου σε επιτελικό επίπεδο και έπειτα την εφαρμογή αυτών μέσω της χρήσης πληροφοριακών συστημάτων.

5. Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (πχ ΕΡΜΗΣ) έως τώρα δεν έχουν καταφέρει να προσφέρουν κάποια χρήσιμη υπηρεσία, αφού η φυσική παρουσία και η συνδιαλλαγή με κάποιον υπάλληλο κρίνεται απαραίτητη. Εξαίρεση κατά έναν βαθμό αποτελούν οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που προσφέρει το Υπουργείο Οικονομικών, καθώς ελαχιστοποιούν το χρόνο συναλλαγής με τις εκάστοτε ΔΟΥ.

6. Τα στοιχεία τα οποία συνθέτουν κατα τη γνώμη μου μια απλουστευμένη και αποδοτική δημόσια υπηρεσία είναι η απουσία πολύπλοκων διαδικασιών και ιδιαίτερα αυτών που περιλαβάνουν διεργασίες σε πολλές υπηρεσίες, ο μικρός χρόνος διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας, η ελάχιστη κατα το δυνατόν επαφή με υπαλλήλους.

7. Το υφιστάμενο σύστημα ελέγχων και αδειοδοτήσεων το θεωρώ γραφειοκρατικό. Το θεωρώ μη αποδοτικό τόσο λόγω της ελλιπούς συνεργασίας μεταξύ των υπηρεσιών, όσο και λόγω της ανάγκης μεταφοράς εγγράφων απο τον ίδιο τον πολίτη. Γνώμη μου είναι ότι οι πολύπλοκες διαδικασίες, η απουσία διασύνδεσης των πληροφοριακών συστημάτων αλλά και η ελλιπής επαγγελματική εκπαίδευση του προσωπικού έχουν καθορίσει την αρνητική αντιμετώπιση των πολιτών έναντι του συστήματος ελέγχων και αδειοδοτήσεων.

8.Οι δράσεις που θεωρώ οτι πρέπει να λάβουν χώρα είναι: Καταγραφή διαδικασιών, επανασχεδιασμός διαδικασιών, διασύνδεση πληροφοριακών συστημάτων, ανάπτυξη σύγχρονων πληροφοριακών εφαρμογών (SOA/Mashup/SaaS/Cloud applications), επαγγελματική εκπαίδευση προσωπικού.

9. Σε ότι αφορά τη λειτουργία των ΚΕΠ τη θεωρώ ιδιαιτέρως χρήσιμη, ωστόσο διατηρώ την εντύπωση οτι η πλειονότητα των εργασιών που εκτελεί είναι η επικύρωση και η έκδοση πιστοποιητικών. Η δυνατότητα έκδοσης πιστοποιητικών μέσω διαδικτύου, θα ελλάτωνε το φόρτο εργασίας και θα έδινε τη δυνατότητα στη μεταφορά υπηρεσιών όπως η μεταφορά μέρους των εργασιών των τμημάτων Μητρώου των ΔΟΥ και η κατάθεση Δηλώσεων προς αυτές. Πιστεύω οτι τα ΚΕΠ μέσω των κατάλληλων δράσεων μπορούν να αποτελέσουν το front office του συνόλου των δημόσιων υπηρεσιών.

10. Η έγχαρτη επικοινωνία των δημόσιων φορέων δύναται να περιοριστεί με την ανάπτυξη σύγχρονων πληροφοριακών εφαρμογών στις οποίες διατηρεί πρόσβαση το σύνολο των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα.

Στη σημερινή εποχή η ποιοτική αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών από τη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση προς τους πολίτες, αποτελεί μία ισχυρή πρόκληση για κάθε σύγχρονο κράτος, στην προσπάθειά του να προσαρμόσει τη δράση του στην κατεύθυνση της ικανοποίησης των αναγκών της κοινωνίας, εκμεταλλευόμενο πλήρως και τη νέα τεχνολογία της Πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών στη διαδικασία αυτή.
Με βάση αυτό, το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, υλοποιεί σε συνεργασία με τους φορείς της Περιφερειακής κρατικής διοίκησης και της Τοπικής Αυτοδιοίκησης α΄ βαθμού, το θεσμό της λειτουργίας των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) στους Δήμους όλης της χώρας .
Ο θεσμός των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών έχει εμπεδωθεί στη συνείδηση της κοινής γνώμης για την άμεση , ταχεία και αποτελεσματική πληροφόρηση και κυρίως για την ποιοτική εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων.
Τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών, συνέβαλαν καθοριστικά στον εκσυγχρονισμό της δημόσιας διοίκησης, στη διαφανή λειτουργία, τη μείωση της γραφειοκρατίας και την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, ιδιαίτερα σε περιοχές απομακρυσμένες από τα μεγάλα αστικά κέντρα.
Ο θεσμός των ΚΕΠ, διασφάλισε την ισότιμη πρόσβαση στην πληροφορία για κάθε πολίτη μέσω της «ηλεκτρονικής διακυβέρνησης» διασφαλίζοντας στην πράξη ισότιμη μεταχείριση, ίδιες ευκαιρίες, ίδιες δυνατότητες και διευκολύνσεις στην καθημερινή του σχέση με το κράτος.
Μέσω των ΚΕΠ ο πολίτης μπορεί να πληροφορηθεί για όλα τα ζητήματα της Δημόσιας Διοίκησης και να προωθήσει προς διεκπεραίωση υποθέσεις, που σχετίζονται με φορείς του Δημοσίου. Έτσι αποφεύγει τις χρονοβόρες γραφειοκρατικές διαδικασίες και κυρίως περιορίζει τις μετακινήσεις του σε ένα μόνο σημείο («one stop shop»).
Τα ΚΕΠ, είναι αδιαμφισβήτητο, ότι αποτελούν έναν απόλυτα επιτυχημένο θεσμό εξυπηρέτησης των πολιτών και έχουν καταξιωθεί λόγω της απόδοσής τους, της πάταξης της γραφειοκρατίας και της εξυπηρέτησης του Πολίτη στη συνείδηση του κόσμου.
Τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών, ιδιαίτερα από 1-1-2011 με την εφαρμογή του «Καλλικράτη» συμβάλλουν αποφασιστικά και στην αποκέντρωση. Αποτελεί γεγονός, ότι τα ΚΕΠ επιλύουν πολλά προβλήματα στην εξυπηρέτηση την δημοτών στα όποια «κενά» παρουσιάζονται με την κατάργηση-συγχώνευση των Καποδιστριακών Δήμων.

Εκτιμώ, για την αποκέντρωση και την εξυπηρέτηση και παραμονή των πολιτών, κυρίως της επαρχίας (1.080 περίπου ΚΕΠ βρίσκονται διασκορπισμένα σε όλα τα γεωγραφικά σημεία της χώρας μας) ότι θα πρέπει να μεταφερθούν στα ΚΕΠ-στη βάση προγραμματικών συμφωνιών- και υπηρεσίες που σχετίζονται με τον ΟΓΑ, ΔΟΥ, ΙΚΑ και ΟΑΕΔ.

Οι προτάσεις μου για την καταπολέμηση της γραφειοκρατίας και τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα της Δημόσιας Διοίκησης είναι οι:

1. Ενίσχυση των ΚΕΠ και εφαρμογή το συντομότερο δυνατό της ηλεκτρονικής υπογραφής
2. Απλούστευση των διαδικασιών και των νόμων που σχετίζονται με τη Δημόσια διοίκηση. Η πολυνομία-όπως διαπιστώνει κανείς- οδηγεί σε στρεβλώσεις και σύγχυση.
3. Ενθάρρυνση στη χρήση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Όλες οι συναλλαγές να πραγματοποιούνται μέσω ΚΕΠ και διαδικτύου.
4. Θέσπιση κινήτρων για τους Δημόσιους Υπαλλήλους, να επιβραβεύονται οι άξιοι και να δίνονται κίνητρα σε όλους να γίνονται καλύτεροι.
5. Υπάρχουν άνθρωποι με τεράστια εμπειρία και γνώσεις (π.χ οι Απολυμένοι των ΚΕΠ) οι οποίοι βρίσκονται στο περιθώριο. Για να παραχθεί προστιθέμενη αξία στην λειτουργία του δημοσίου, απαιτείται η επιστροφή και η ενεργοποίηση όλου του δυναμικού αυτού.

Ως υππάλληλος ΚΕΠ θα ήθελα να κάνω κάποιες προτάσεις σε σχέση με τη λειτουργεία τους:
1)Θεωρώ αυτονόητη μετεξέλιξη του θεσμού την πλήρη Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση μέσω της ψηφιοποίησης των αρχείων όλων των φορέων (Δήμοι, Ληξιαρχεία, ΔΟΥ, ΙΚΑ, κλπ) και την διαθεσή τους μέσω της πύλης ^[2].
Έτσι θα μπορούν οι πολίτες είτε να εξυπηρετούνται, αφού πιστοποιηθούν, μέσω διαδικτύου. Παράλληλα θα πρέπει να δωθεί η δυνατότητα πρόσβασης στα στοιχεία αυτά σε όλες τις υπηρεσίες ωστέ να μην απαιτείται η διακίνηση εγγράφων σε έντυπη μορφή. Όπως πρόσβαση θα πρέπει να δωθεί και στα ΚΕΠ ωστέ στη περίπτωση που καποιος πολίτης δεν έχει δυνατότητα χρήσης διαδικτύου να μπορεί να εξυπηρετείται μέσω των υπαλλήλων του ΚΕΠ. (π.χ. σήμερα που συζητάμε υπάρχουν πάρα πολλοί δήμοι που έχουν ενταχθεί στο εθνικό δημοτολογιο και όσοι δημότες τους έχουν πιστοποιηθεί στην πύλη ΕΡΜΗΣ μπορούν να εκτυπώσουν τα πιστοποιητικά τους. Δεν μπορούν όμως να εκδώσουν αυτά τα πιστοποιητικά οι πιστοποιημένοι υπάλληλοι των ΚΕΠ και αναγκάζονται να προχωράνε στη διεκπεραίωση μέσω τηλεμοιοτυπίας ή ταχυδρομείου).
2)¨Ενας τρόπος για να καταπολεμηθεί η διαφθορά σε σύνθετες υποθέσεις (αδειες οδήγησης, κυκλοφορίας, πολεοδομιες, καταστηματων, κλπ) είναι να πάψουν οι πολίτες να έρχοβται σε επαφή με τον υπάλληλο (υπηρεσία) που θα διαχειριστεί και θα εκδώσει την τελική πράξη. Σ’ αυτο το σημείο σημαντικό ρόλο θα μπορούσαν να διαδραματίσουν τα ΚΕΠ λειρουργώντας ως ο ενδιάμεσος και μόνος φορέας που έρχεται σε επαφή με τον πολίτη.
Μέχρι να γίνουν τα παραπάνω θα απαιτηθεί χρόνος και σ’ αυτό το διαστημα θα εξακολουθεί να επιβαρύνεται το κράτος με το κόστος της γραφειοκρατείας. Πρέπει να δούμε τρόπους που θα μειώσουν έστω και στο ελάχιστο αυτό το κόστος.
α)Κατ’ αρχάς πρέπει ν’ αλλάξει η μορφή των εντύπων των αιτήσεων των ΚΕΠ διότι αυτή τη στιγμή η απλούστερη αίτηση απαιτεί την εκτύπωση 3 φύλλων χαρτιού και σε ποιο πολύπλοκες φτανουν μεχρι και 12. Γεγονώς που κοστίζει πάρα πολλά λεφτα σε χαρτί και σε φθορά αναλώσιμων (εκτυπωτες, φωτοτυπικά, μελάνια κλπ).
β)Να αλλάξει η φόρμα των πιστοποιητικών του Εθνικού Δημοτολογίου διότι στα πιστοποιητικά οικογενειακης κατάστασης απαιτούνται τουλάχιστον δύο φύλλα χαρτί και μου έχουν τύχει μέχρι και 11 για μια 10μελή οικογενεία.
γ)Να υποχρεωθούν όλες οι υπηρεσίες να δέχονται τα έγγραφα που διακινούνται μέσω τηλεμοιοτυπίας. (Μέχρι και σήμερα η πλειοψηφεία των Αστυνομικών Τμημάτων δεν τα αποδέχεται ως γνήσια).
δ)Να καταργηθούν το γνήσιο της υπογραφής και τα ακριβή αντίγραφα. Θα εξοικονομηθούν πολλες εργατοώρες στα ΚΕΠ και στα Αστυνομικά Τμήματα οι οποίες μπορούν να διατεθούν σε ποιο παραγωγικές διαδικασίες. Και επιπλέον θα πάψει επιτέλους ο πολίτης να αντιμετωπίζεται εκ των προτέρων σαν εγκληματίας.

Αυτές είναι κατά την αάποψή μου κάποιες προτάσεις, για άμεση μέιωση του λειτουργικού κόστους, αλλά και μακροπρόθεσμη μετεξέλιξη του θεσμού των ΚΕΠ ως το μόνο σημείο επαφής του πολίτη με την δημόσιο, το οποίο θα εμφανίζεται απέναντι στον πολίτη με ενιαία μορφή και χωρίς τον σημερινό του διαχωρισμό σε επιμέρους φορείς και υπηρεσίες.

Χατζηνικολαου Γεώργιος
Υπάλληλος ΔΥΠ (Διεκπαιρέωσης Υποθέσεων ΠΟλιτών) του ΚΕΠ ΣΥΝΤΆΜΑΤΟΣ.

Αγαπητοί Κύριοι/Κυρίες,

Δεν καταλαβαίνω γιατί ακόμη μιλάμε για πράγματα που υπάρχουν και εφαρμόζονται σε όλο τον κόσμο χρόνια τώρα. Τα πράγματα είναι απλά.
Business Processes. Projects. Εφαρμογές IT.
Όλα σε υπολογιστές, όλα διασυνδεδεμένα, καθόλου χαρτί.
Απλά παραδείγματα:
– Σε κάθε υπηρεσία υπάρχει κάποιος ο οποίος περνάει το «πρωτόκολλο».
Υπάρχουν χιλιάδες υπάλληλοι που κάνουν την δουλειά να βρίσκουν τον επόμενο αριθμό και να γράφουν ένα σχόλειο. Αυτή είναι δουλειά υπολογιστή.
– Φανταστείτε έναν ΟΑΕΕ που θα έχει ένα κεντρικό κτήριο – ένα κτήριο μόνο. Το οποίο δεν θα είναι στην Αθήνα και θα είναι γεμάτο data-centers και ειδικούς σε θέματα υπολογιστών. Καθόλου χαρτί, καθόλου κτήρια, επισκέψεις καθημερινές κλπ. Καθόλου συναλλαγή. Όλη η επικοινωνία μέσω internet και μέσω τηλεφώνου ή αλληλογραφίας. Στα ΚΕΠ επίσης με κάποιο κόστος. Είναι δύσκολο? Καθόλου. Μια απλή απόφαση και ένα μικρό budget.
– Εφορίες. Όλα ηλεκτρονικά, καμία επαφή με τον πολίτη. Πληρωμές ηλεκτρονικά, ΦΠΑ, δηλώσεις, πιστοποιητικά.
– Ο Πολίτης με ένα κωδικό σε όλα τα μέρη, με ψηφιακή ταυτότητα όπως προείπαν πολλοί.
– Σε 5-10 χρόνια θα έχουν όλοι συνηθίσει αυτόν τον νέο τρόπο αντίληψης, το internet και θα μειωθεί το κόστος, οι υπάλληλοι κλπ.

Χρειάζεται κάποιος που να ΞΕΡΕΙ. Που να έχει δουλέψει, και όχι αφισοκολλήσει.

Ελπίζουμε

Μερικές από τις προτάσεις για τη μείωση της γραφειοκρατίας στην Ελληνική δημόσια διοίκηση θα μπορούσαν να είναι οι ακόλουθες:

1. Εκτεταμένη χρήση των νέων τεχνολογιών ιδίως του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (το οποίο για πολλές δημόσιες υπηρεσίες αποτελεί ακόμα άγνωστο όρο, ενώ είναι ο κανόνας σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες) για τη γρηγορότερη εξυπηρέτηση των πολιτών, την αναζήτηση πληροφοριών ενδουπηρεσιακά και όχι από τον πολίτη χάνοντας απίστευτο χρόνο και την έκδοση πιστοποιητικών που θα μπορούσε να γίνει σε διάστημα λίγων λεπτών αντί να παίρνει βδομάδες και μήνες όπως γίνεται σήμερα.
2. Διεύρυνση του ωραρίου των δημόσιων υπηρεσιών. Τουλάχιστον μία μέρα την εβδομάδα θα πρέπει να υπάρχει λειτουργία μέχρι τις 7 ή 8 το βράδυ για την εξυπηρέτηση των πολιτών που δουλεύουν και δεν μπορούν να αφήσουν την εργασία τους τις πρωινές ώρες.
3. Αλλαγή του τρόπου λειτουργίας των δημόσιων υπηρεσιών και των υπαλλήλων με κριτήριο την τήρηση συγκεκριμένων προθεσμιών για την έκδοση απάντησης ή διεκπεραίωσης φακέλων για ζητήματα των πολιτών. Σε πολλές υπηρεσίες δυστυχώς ακόμα ισχύει ο κανόνας παύσης της λειτουργίας στις 14.00 – 15.00 ανεξαρτήτως του πόσου χρόνου τελικά θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση των εκρεμμών υποθέσεων. Το τελευταίο θα έπρεπε να είναι το κυριότερο κριτήριο καθορισμού του ωραρίου και της λειτουργίας των δημόσιων υπηρεσιών, με θέσπιση «ρεπό» για αναπλήρωση υπερωριών στις περιπτώσεις όπου κρίνεται απαραίτητο.
4. Αυστηρά κριτήρια για την πλήρωση των κενών θέσεων στις δημόσιες υπηρεσίες ώστε αυτές να στελεχώνονται από προσωπικό με ικανότητες και εξοικείωση στις νέες τεχνολογίες για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών.
5. Αναδιοργάνωση των υπηρεσιών με κριτήριο το αντικείμενο λειτουργίας έτσι ώστε να υπάρξουν συγχωνεύσεις και να δημιουργηθούν οικονομίες κλίμακας για χαμηλότερο κόστος λειτουργίας της δημόσιας διοίκησης και ταυτόχρονα ποιοτικότερη και γρηγορότερη εξυπηρέτηση των πολιτών.

Η ανάπτυξη και χρήση ηλεκτρονικού project management μπορεί να ενισχύσει και να βελτιώσει τον τρόπο διοίκησης στο δημόσιο τομέα, αλλά και να έχει και ευρύτερες εφαρμογές: Μέσω του project management, πολύ απλά καταγράφονται ενέργειες που πρέπει να υλοποιηθούν σε συγκεκριμένους χρόνους. Αυτό μπορεί να εφαρμοστεί σε ευρύτερες κλίμακες και να υποστηρίξει την προσφορά υπηρεσιών τύπου «μίας στάσης»:
π.χ. για την αδειοδότηση των επενδύσεων ΑΠΕ, την αδειοδότηση των βιομηχανικών εγκαταστάσεων, την πορεία των αιτημάτων για μία επιχορήγηση.
Σε κάθε ένα από τα παραπάνω, πρέπει να γίνονται συγκεκριμένες ενέργειες και εγκρίσεις σε συγκεκριμένους χρόνους και προθεσμίες (που καθορίζονται στη νομοθεσία ή σε οδηγούς). Αν όλα αυτά τα βήματα σχεδιαστούν σωστά και αποτυπωθούν ηλεκτρονικά, οφέλη: αποφυγή καθυστερήσεων-τήρηση χρόνων από χειριστές έστω και αν εμπλέκονται πολλές Υπηρεσίες για τη διεκπεραίωση, παροχή άμεσης πληροφόρησης επενδυτή για το στάδιο εξέλιξης του αιτήματός του, κλπ

Εάν έπρεπε να προτείνετε προτεραιοποιημένα 5 προτάσεις για τη μείωση της γραφειοκρατίας στην Ελληνική δημόσια διοίκηση, ποιες θα ήταν αυτές?
1. Ενιαίες Διαδικασίες Έκδοσης και Διαχείρισης Διοικητικών Πράξεων καθώς και Τυποποίηση Εντύπων
2. Ψηφιοποίηση Αρχείων
3. Παροχή Βεβαιώσεων και Πιστοποιητικών μέσω του Διαδικτύου με τη χρήση προσωπικού κωδικού πρόσβασης.
4. Χρήση Ηλεκτρονικής Υπογραφής
5. Υποχρεωτική Εκπαίδευση των υπαλλήλων ανάλογα με το αντικείμενο που αναλαμβάνουν μέσω ΙΝΕΠ (π.χ.εκπαίδευση υπαλλήλων λογιστηρίου σχετικά με το Μητρώο Δεσμεύσεων ή τους Προϋπολογισμούς κ.λ.π.), η οποία μελλοντικά θα πρέπει να είναι προαπαιτούμενη για την ανάληψη των συγκεκριμένων καθηκόντων (όχι ανέλαβε το αντικείμενο και ρώτα τον προηγούμενο – ο οποίος μπορεί και να έχει συνταξιοδοτηθεί – τι έκανε -και αυτός άν θέλει σε ενημερώνει προφανώς για τις απαρχαιωμένες πρακτικές που ασκούσε γιατί η λογική του Δημοσίου είναι αφού έτσι τα βρήκαμε ποιοί είμαστε εμείς να τα αλλάξουμε; Η εφαρμογή σύγχρονων μεθόδων διοίκησης και η χρήση νέων τεχνολογιών θα πρέπει να καθίσταται πλέον δεσμευτική.

Η εμπειρία της ΕΕΤΤ (πρότυπο λειτουργίας και αυτοματισμού στην Ελληνική Δημόσια Διοίκηση) διδάσκει ότι χωρίς ψηφιακή υπογραφή και Ηλεκτρονική Τράπεζα Δημοσίων Εγγράφων-ΗΤΔΕ (πρόταση Δρ Τύμπα από το ΝΣΚ στο labs/opengov.gr) με διάχυση αρμοδιοτήτων προς τα κάτω, λίγα μπορεί να γίνουν πλην όμως, σημαντικά. Ενδεικτικά αναφέρω ότι, με το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων μειώθηκε ο απαραίτητος χρόνος διεκπεραίωσης ενός εισερχομένου εγγράφου κατά 35% (με ψηφιακή υπογραφή θα αγγίζαμε το 85%) με συνακόλουθη μείωση αναλωσίμων (χαρτί, μελάνια εκτύπωσης κλπ.) κατα 70%, αυξήθηκαν όμως οι απαιτήσεις υποστήριξης Πληροφορικής.

Η ψηφιακή υπογραφή θα διευκολύνει το πέρασμα (όνειρο ζωής)σε paperless Δημόσιες Υπηρεσίες, ενώ η ΗΤΔΕ θα περιορίσει (αν όχι εξαλείψει) την πλαστογραφία (υπό την προϋπόθεση διασύνδεσής της με τις Δικαστικές Αίθουσες).

Χωρίς, συνεπώς, ΟΠΣ διαχείρισης εγγράφων και ψηφιακή υπογραφή, οι υπάλληλοι της Εκτελεστικής Διοίκησης θα είναι καταδικασμένοι να τρέχουν διαρκώς πίσω από έγγραφα, παραμένοντας «αντιπαραγωγικοί». Ηλεκτρονική διακυβέρνηση χωρίς ΗΤΔΕ, ΟΠΣ και ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή ΔΕΝ ΝΟΕΙΤΑΙ!

Ακόμα μια πρόταση που μπορεί να θεωρηθεί υπερβολική αλλά αν το σκεφθούμε λογικά δεν στερεί τίποτα από την επιτυγχανόμενη ακρίβεια, βεβαιότητα ή οτιδήποτε άλλο υποτίθεται εξασφαλίζει η σημερινή διαδικασία:
Αντικατάσταση όλων των δικονομικών τύπων που σχετίζονται με την κοινοποίηση εγγράφων (είτε αφορούν αίτηση προς Υπηρεσία, είτε κοινοποίηση δικογράφων, είτε ειδοποίηση Αρχής προς πολίτη, είτε επικοινωνία διαδίκων) με την ηλεκτρονική αλλοηογραφία. Μπορεί, όπως είμαστε υποχρεωμένοι να δηλώνουμε σε χιλιάδες περιπτώσεις την διεύθυνση μόνιμης κατοικίας μας και / ή έναν αντίκλητο, να δηλώνουμε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οτιδήποτε στέλνεται εκεί να τεκμαίρεται ότι έχει εγκύρως παραληφθεί. Οι υπηρεσίες όλων των σχετικών εφαρμογών δίνουν πλήθος πληροφοριών χρόνου αποστολής , παραλαβής κλπ που καθιστούν την επικοινωνία αυτή πολύ ακριβέστερη και ασφαλέστερη από τις σημερινές επιδόσεις ή τοιχοκολλήσεις και άλλες παρωχημένες διαδικασίες.
Προτείνω με την συμπλήρωση ηλικίας που καθιστά τον πολίτη ικανό για δικαιοπραξία οποιουδήποτε επιπέδου, π.χ. με την έκδοση ταυτότητας, να δηλώνεται η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του και από εκεί και πέρα ό,τι σταλεί σε αυτήν να έιναι εγκύρως κοινοποιημένο. Φανταστείτε την επιτάχυνση και απλοποίηση διαδικασιών που θα πετύχουμε και την αντίστοιχη οικονομία πόρων.

1) Ένας αποτελεσματικός τρόπος μείωσης της γραφειοκρατίας είναι η χρήση εφαρμογών διαχείρισης επιχειρησιακών διαδικασιών μέσω διαδικτύου. Όλες οι εργασίες, αιτήσεις, παράπονα, προτάσεις κλπ από όπου και αν προέρχονται (φυσικό ή νομικό πρόσωπο, φορέα κλπ) και με οποιοδήποτε μέσο (έγγραφο, φαξ, email, ηλεκτρονικές αιτήσεις κλπ), θα καταχωρούνται στο σύστημα το οποίο θα μπορεί αυτόματα να κατανέμει τα θέματα σε οργανωτικές μονάδες ακόμα και να υπολογίζει τον αναμενόμενο και το μέγιστο χρόνο ολοκλήρωσης σύμφωνα με τις ρυθμίσεις, στατιστικά κλπ. Τα δεδομένα αυτά θα είναι διαθέσιμα σε κάθε ενδιαφερόμενο μέσω διαδικτύου για ενίσχυση της διαφάνειας. Με τον τρόπο αυτό μηδενίζεται η χάρτινη επικοινωνία εντός των δημόσιων υπηρεσιών και περιορίζεται στην την αλληλεπίδραση με το κοινό.

2) Ένα άλλο σημαντικό βήμα είναι η κωδικοποίηση της νομοθεσίας ώστε να μπορούν οι εργαζόμενοι να είναι σίγουροι ότι εφαρμόζουν κάθε φορά τις ισχύουσες διατάξεις. Οι διαδικασίες του παραπάνω συστήματος θα λειτουργούν σύμφωνα με τις τελευταίες ισχύουσες διατάξεις ανά λειτουργική περιοχή.

3) Προτείνω επίσης η πολιτική ηλεκτρονικής διακυβέρνησης να είναι κεντρική για όλο το δημόσιο τομέα. Θεωρώ λανθασμένο το μοντέλο λειτουργίας του Γ ΚΠΣ όπου κάθε φορέας υπέβαλλε προτάσεις για παρόμοιες υλοποιήσεις τις οποίες το δημόσιο πλήρωνε για κάθε φορέα (έστω και 20%). Οι υλοποιήσεις αυτές στην καλύτερη περίπτωση ολοκληρώθηκαν πλημμελώς και χρησιμοποιούνται ελάχιστα ή και καθόλου.

4) Οι προτάσεις μου για τη μείωση της γραφειοκρατίας είναι οι εξής:
Ηλεκτρονική διαχείριση όλων των εργασιών και εγγράφων
Κωδικοποίηση νομοθεσίας
Διαφάνεια (ανάρτηση προδιαγραφών παροχής υπηρεσιών και στατιστικών απόδοσης)
Ορθολογική αξιοποίηση πόρων (έμψυχων και άψυχων)
Συνεχής επιμόρφωση προσωπικού

5) Για να είναι αποδοτική η παροχή δημόσιων υπηρεσιών πρέπει να γίνεται με προδιαγραφές. Δεν είναι πια αρκετό να κάνει κανείς ότι μπορεί – πρέπει να κάνει αυτό που χρειάζεται! Τα βήματα είναι γνωστά: σχεδιασμός, υλοποίηση, έλεγχος, διόρθωση (ο γνωστός κύκλος του Deming – plan, do, check, act).

6) Τα ΚΕΠ θα μπορούσαν να εξελιχθούν σε υπηρεσία μιας στάσης για όλο το δημόσιο τομέα. Αρκεί να φτάσουμε στο σημείο έχοντας ψηφιακή υπογραφή, να εκδίδουν τη διοικητική πράξη επί τόπου και όχι να μεταφέρουν χαρτιά σε άλλες δημόσιες υπηρεσίες.

Ξενοφών Τιμόλογος
Μαθηματικός

^[3]

αν θέλετε να δείτε πως μπορούν να γίνουν πιο απλά σε σχέση με την γραφειοκρατεία, μπείτε στον κόπο να ταξιδέψετε στον ιστότοπο της Ν. Κορέας – που έχει επισημανθεί από ξένα business περιοδικά ως παράδειγμα προς μίμηση.

Εκτός από την απλοποίηση των διαδικασιών, βοηθάει και στην καταπολέμηση της διαφθοράς.

Δείτε πόσο απλό είναι να ζητήσει ένας πολίτης πιστοποιητικό γέννησης, με ένα κλικ στον υπολογιστή του, δείτε πως υποβάλλουν τις προτάσεις τους σε διαγωνισμούς οι υποψήφιοι προμηθευτές!

Δεν χρειάζεται να εφεύρουμε πάλι τον τροχό!!!

Και θυμηθείτε, το να κάνουμε τα πράγματα ‘ηλεκτρονικά’ θέλει πρώτα μεθοδολογία, ανάλυση, κριτική στις διαδικασίες, και συζήτηση με έμπειρους ανθρώπους (βρείτε τους!!!)

‘Ερη Κορωναίου

ΕΝΟΤΗΤΑ: ΥΠΟΔΟΜΕΣ – ΤΠΕ
ΕΡΩΤΗΣΗ: ΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ – ΠΡΟΤΑΣΗ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΩΝ ΜΕΣΩΝ + ΔΡΑΣΕΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΒΑΡΩΝ ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΑΣΚΗΣΗΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ

Προτείνω βάση της εργασιακής μου εμπειρίας τα παρακάτω:

Α] Εκτός από το γενικό οργανόγραμμα που μπορεί να υπάρχει στο εκάστοτε υπουργείο θα πρέπει να υπάρχει και οργανόγραμμα ξεχωριστό στην κάθε διεύθυνση που θα περιλαμβάνει τα εξής:
– Αριθμός ατόμων στην συγκεκριμένη υπηρεσία.
– Κατανομή καθηκόντων, αρμοδιοτήτων.
– Κατανομή ισάριθμων αντικειμένων με αναλυτική περιγραφή του καθενός.
– Υπολογισμός χρονικής διάρκειας, διεκπαιρέωσης του κάθε αντικειμένου ανάλογα με την ποσότητα, όγκο και βάρος που έχει το καθένα.
– Να υπάρχουν δύο άτομα που θα κάνουν την ίδια ακριβώς εργασία για αντικείμενα που απαιτούν την καθημερινή παρουσία του υπαλλήλου στην περίπτωση που ο ένας ή ο άλλος χρήζει την ανάγκη απουσίας του από την υπηρεσία. Με λίγα λόγια ποιος τον αντικαθιστά.
– Ανάλογα με το τι αντικείμενο έχει ο καθένας θα πρέπει να αναγράφεται ποιος καταστάται υπεύθυνος/η για να καθοδηγεί και να ενημερώνει τον υπάλληλο στην επίλυση προβλημάτων που έχουν σχέση με το αντικείμενό του.
– Να αναγράφεται αν ο υπάλληλος συνεργάζεται με άλλη διεύθυνση.
– Αν έχει υπάρξει μείωση ή αύξηση καθηκόντων, καθώς και η εξελικτική πορεία των αντικειμένων που είχε και έχει υπό ευθύνη του/της.
Φυσικά, για να μπορεί ένα οργανόγραμμα να εφαρμοστεί, έτσι ώστε, να καταστεί στους υπαλλήλους λειτουργικό και παραγωγικό θα πρέπει στον εκάστοτε διευθυντή να υποβληθούν από τους υπαλλήλους βιογραφικά που θα περιλαμβάνουν και κάτι ακόμη, δηλαδή, αν έχουν την επαρκή γνώση του αντικειμένου/ων τους, αν αισθάνονται ότι έχουν την δυνατότητα να το φέρουν εις πέρας, θεωρούν ότι σε κάποιο άλλο αντικείμενο θα ήταν πιο χρήσιμοι και αποδοτικοί; Πιστεύουν ότι έχουν τις ικανότητες και δεξιότητες που απαιτούνται; Χρειάζονται την εκμάθηση και βοήθεια συναδέλφου; Επίσης, αφού γίνει ο απαραίτητος έλεγχος μετά από σοβαρή σκέψη και υπευθυνότητα θα πρέπει μέσω ενός «meeting», να δρομολογηθούν όλα τα παραπάνω, δηλαδή να αναγνωστούν οι αρμοδιότητες του καθενός και να δωθεί στον κάθε υπάλληλο έγγραφο με τα προσωπικά του καθήκοντα.

Β] Κατά την άποψή μου η δράση που πρέπει να έχει ένας διευθυντής ξεκινάει από:
1. Περιγράφουμε στους υπαλλήλους, ποιό ρόλο έχει η διεύθυνση, που αποσκοπεί, και ποιοί είναι οι στόχοι της.
2. Τι ζητάμε και την μέθοδο την οποία θα θέλαμε να εργαστούν οι συγκεκριμένοι υπάλληλοι για την εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας.
3. Ότι είμαστε ανοικτοί ΠΑΝΤΑ στην επίλυση προβλημάτων.
4. Συμπεριφερόμαστε με κατανόηση και επιβραβεύουμε κάθε καλή πράξη και κάθε αξιόλογη άποψη και πρωτοβουλία.
5. Επιπλήττουμε τη μη συναδελφικότητα και τη μη συνεργασία.
6. Καθοδηγούμε και στηρίζουμε όποτε χρειάζεται.
7. Ενημερώνουμε για αλλαγές που διαμορφώνονται σχετικά με την διεύθυνση.
8. Παρακολουθούμε την προθημεία, επιμέλεια, συμπεριφορά, αποδοτικότητα, συνεργασία όπως και τις αρνητικές παραμέτρους ενός υπαλλήλου επιδιώκοντας την βελτίωση των ανθρώπινων σχέσεων και γενικότερα των σχέσεων εργασίας.
9. Προσπαθούμε να βελτιώσουμε τα μέσα, τις συνθήκες, τις εργασιακές ιδιότητες της υπηρεσίας.

Γ] Οι υπάλληλοι θα πρέπει:
– Να ολοκληρώνουν την εργασία τους, όχι τμηματικά, δηλαδή, «άσε να έχω και αύριο δουλειά». Όταν ένας υπάλληλος ολοκληρώνει την εργασία του μπορεί κάλλιστα να βοηθήσει τον συνάδελφό του που πνίγεται, μπορεί κάλλιστα να του ανατεθεί προσωρινά κάτι άλλο να φέρει εις πέρας, να εργαστεί κατά διαστήματα ακόμη και σε άλλη διεύθυνση.
– Να ενημερώνουν την εξέλιξη και πορεία της εργασίας τους αφού τους ζητηθεί.
– Να ζητούν βοήθεια όταν την χρειάζονται χωρίς να σημαίνει αυτό ότι οι υπόλοιποι θα τους υποτιμήσουν επειδή δεν γνωρίζουν την λύση.
– Να παραδέχονται τα λάθη τους διότι η διόρθωση στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι καθόλου δύσκολη…
– Οργανώνουμε την εργασία με σειρά προτεραιότητας.
– Να προτιμούν να δέχονται τις τηλεφωνικές κλήσεις που γίνονται από πολίτες διότι αυτό σημαίνει εξυπηρέτηση.
– Να περιποιούνται τον χώρο τους, να τον διαμορφώνουν με τρόπο που τους εκφράζει και φυσικά να τον διατηρούν καθαρό.

Δ] Να παρέχεται η δυνατότητα μετακίνησης υπαλλήλου σε άλλο γραφείο, σε άλλη υπηρεσία, σε άλλο υπουργείο.

Ε] Όταν η εργασία προσεγγίζει τα ενδιαφέροντα του υπαλλήλου και δεν του/της είναι βαρετό και δεν το θεωρεί κάτι που τον/την κουράζει ή του προκαλεί αρνητική διάθεση η συνεισφορά του/της είναι πράγματι πολύ ικανοποιητική. Στην αντίθετη περίπτωση προτείνω: Να του προταθεί κάτι νέο δηλαδή μία αλλαγή η οποία θα ανανεώσει τον υπάλληλο και θα του/της δώσει νέες κατευθύνσεις και όρεξη για προσφορά.

Δεν γνωρίζω κατά πόσο απάντησα εύστοχα την συγκεκριμένη ερώτηση, όμως όταν την διάβασα ομολογώ πως πλημμύρισα με τις παραπάνω σκέψεις.

Πώς αντιλαμβάνεστε τη μείωση της γραφειοκρατίας στην καθημερινή σας συναλλαγή με το δημόσιο τομέα? Ποιες παρεμβάσεις θεωρείτε απαραίτητες και γιατί?
Με την μέτρηση της μείωσης του βαθμού δυσκολίας για την μεταφορά απο τον υπάλληλο στον πολιτη η την επιχείρηση της πληροφορίας που ζητήθηκε. Παρεμβάσεις χρειάζονται σε όλα τα πεδία των δραστηριοτήτων ήτοι, οργανωτικό, επιχειρησιακό, επαφής με τους «πελάτες» και οικονομικό. Εν ολίγοις Τotal CRM
Πώς αξιολογείτε τη μέχρι στιγμής πολιτική μείωσης της γραφειοκρατίας στην Ελλάδα? Έχετε δει σημαντικά αποτελέσματα σε φορείς που συναλλάσσεστε? Εάν ναι, σε ποιους ?
Και το μεγαλύτερο ταξίδι αρχίζει με το πρώτο βήμα. Καλό θα ήταν να έχουμε συγκεκριμένες μετρήσεις για βελτιώσεις σε όλους τους τέσσερις προαναφερόμενους τομείς
΢ύμφωνα με την εργασιακή σας εμπειρία, μπορείτε να προτείνετε εξειδικευμένα μέσα και δράσεις μείωσης των διοικητικών βαρών και απλούστευσης των διαδικασιών άσκησης των αρμοδιοτήτων των δημοσίων υπαλλήλων?
Βεβαιώτατα, αλλά θα πρέπει να πληρωθώ για αυτό μια και αυτή είναι η δουλεία μου (humor)
Πώς αξιολογείτε την πολιτική ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στην Ελλάδα? Τπάρχουν σημεία ή τομείς προς βελτίωση? Ποιες οι αλλαγές που θα προτείνατε?
Ασυντόνιστη, κατώτερη των ευρωπαικών προδιαγραφών και με τρομερές ελλείψεις χρηματοδότησης. Για αρχή, επειδή η λίστα είναι ατέλειωτη, θα συνιστούσα την συσσώρευση όλων το πληροφοριών ανά ΑΦΜ σε ένα σύστημα, χωρίς εξαιρέσεις, ένα μηχανισμό για την προστασία τους και μια νομοθετημένη μεθοδολογία/διαδικασία για το ποιός μπορεί να τις χρησιμοποιήσει και πως.
Ποια στοιχεία συνθέτουν μία απλουστευμένη και αποδοτική δημόσια υπηρεσία κατά την προσωπική σας άποψη και εμπειρία?
Εξαρτάται απο την βαθμίδα κεντρική η τοπική αυτοδιοίκηση αλλά σε γενικές γραμμες να μην χρειάζεται ποτέ να δείς ένα δημόσιο υπάλληλο στη ζωή σου, εκτός φυσικά εάν δεν έχεις με κανένα άλλο να μιλήσεις και θέλεις παρέα (humor)
Εάν έπρεπε να προτείνετε προτεραιοποιημένα 5 προτάσεις για τη μείωση της γραφειοκρατίας στην Ελληνική δημόσια διοίκηση, ποιες θα ήταν αυτές?
Μια και το πρόβλημα είναι αποδεδειγμένα συστημικό μόνο η συνολική μεταρρύθμιση μπορεί να εξαλείψει την γραφειοκρατία. Τα 5 βήματα αυτής της αλλαγής είναι:
1. Διαχωρισμός πολιτικής από την διακυβέρνηση που επηρεάζει την λήψη αποφάσεων και την εργασιακή κουλτούρα
2. Συνολικός οργανωτικός σχεδιασμός ξεκινώντας από μια λευκή κόλλα χαρτιού όλων των πεδίων και επιπέδων διακυβέρνησης κεντρικής, περιφερειακής και τοπικής αυτοδιοίκησης μια και χωρίς αυτό είναι αδύνατο να σχεδιαστούν νέες βελτιωμένες διαδικασίες και για να συνδεθεί επιτέλους το κοινοβούλιο με την κυβέρνηση, με το κεντρο διακυβέρνησης και αυτό με την σειρά του με την κεντρική διοίκηση, την περιφέρεια και την τοπική αυτοδιοίκηση.
3. Αξιολόγηση του τί είναι το ιδανικό, με βάση τα ανωτέρω και την ιεραρχία των κοινωνικών αναγκών ( ^[4]), από άποψη αρμοδιοτήτων, γεωγραφική, ικανοτήτων του προσωπικού, συστημάτων υποδομών κτλ, σύγκριση με το παρόν και σχεδιασμό των βημάτων των απαιτούμενων αλλαγών
4. Νομοθέτηση των αλλαγών που απαιτούνται
5. Εφαρμογή των νέων δομών

Πώς αξιολογείτε τη λειτουργία των ΚΕΠ? Εντοπίζετε προβλήματα σε αυτή? Ποιες υπηρεσίες θα μπορούσαν να μεταφερθούν σε αυτά και γιατί?
Τα ΚΕΠ δημιουργήθηκαν σαν ασπιρίνη στο πρόβλημα της γραφειοκρατίας. Τα μαθήματα από την χρήση τους θα πρεπει να χρησιμοποιηθούν από τίς ομάδες σχεδιασμού του νέου συστήματος αλλά μετά θα πρέπει να ενσωματωθούν στη τοπική αυτοδιοίκηση. Δεν βλέπω κανένα λόγω διατήρησης η ενίσχυσης εκτός εάν προγραμματίζεται να αποτύχετε στον σχεδιασμό της νέας διοίκησης
Με ποιους τρόπους και εργαλεία θα μπορούσε να περιοριστεί η έγχαρτη επικοινωνία των δημοσίων φορέων?
Με την παροχή κινήτρων στούς πολίτες και τις επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν εναλλακτικές μορφές

Σωτήρης Μελιούμης Αρχιτέκτων Οργανισμών
Ανωτερο στέλεχος BT Global Services
Υποψήφιος Διδάκτορας στο τομέα της Θεσμικής Ανάλυσης Warwick UK
Ιδρυτικό μέλος της ομάδος διανόησης Gaianomy

*Πώς αντιλαμβάνεστε τη μείωση της γραφειοκρατίας στην καθημερινή σας συναλλαγή με το δημόσιο τομέα?
Θα πρέπει να υπάρξει μείωση των διακινούμενων εγγράφων, πιστοποιητικών κλπ,που ζητούνται από τους πολίτες σς κάθε τους συναλλαγή. Η λειτουργία των ΚΕΠ ήταν η μόνη κίνηση άξιας σημασίας προς την κατεύθυνση μείωσης της ταλαιπωρείας του πολίτη, αλλά όχι της γραφεικρατείας. Η δημιουργία επίσης πρόσθετων κωδικών (ΑΜΚΑ κλπ) που διαφημίστηκαν για εξυπηρέτηση των γραφεικρατικών διαδικασιών μάλλον δημιούργησαν πρόσθετη γραφεικρατία.
*Ποια στοιχεία συνθέτουν μία απλουστευμένη και αποδοτική δημόσια υπηρεσία κατά την προσωπική σας άποψη και εμπειρία?
Ο στόχος για απλή και αποδοτική δημόσια υπηρεσία θα πρέπει να είναι η ανυπαρξία ουράς αναμονής πολιτών, η ελαχιστοποίηση χαμένων εργατοωρών για πήγαινε-έλα του πολίτη στους ορόφους ή τα διάφορα κτίρια. Θα πρέπει οι υπηρεσίες να επικοινωνούν μεταξύ τους εσωτερικά και τάχιστα (e-mail, fax…) για την ικανοποίηση αιτημάτων. Τέλος αποδοτική θα είναι δημόσια υπηρεσία όταν παραλαμβάνει αίτημα πολίτη ηλεκτρονικά πχ και του στένει στο σπίτι το αιτούμενο ΄πιστοποιητικό, έγκριση, έδεια κλπ.

Πώς αντιλαμβάνεστε τη μείωση της γραφειοκρατίας στην καθημερινή σας συναλλαγή με το δημόσιο τομέα? Ποιες παρεμβάσεις θεωρείτε απαραίτητες και γιατί?

Απαλλαγή υποχρέωσης υποβολής δικαιολογητικών που έχουν επανυποβληθεί ή δεν είναι αναγκαία για τη διεκπεραίωση του αιτήματος του πολίτη, σύντμηση χρόνου διεκπεραίωσης υποθέσεων του πολίτη, περιορισμός των απαιτούμενων μετακινήσεων για την ικανοποίηση του αιτήματος του πολίτη, επικοινωνία με μία υπηρεσία, σαφείς οδηγίες από την αρμόδια υπηρεσία, δυνατότητα ηλεκτρονικής διεκπεραίωσης της υπόθεσης.

Πώς αξιολογείτε τη μέχρι στιγμής πολιτική μείωσης της γραφειοκρατίας στην Ελλάδα? Έχετε δει σημαντικά αποτελέσματα σε φορείς που συναλλάσσεστε? Εάν ναι, σε ποιους ?

Είναι αξιόλογη μέχρι στιγμής η πολιτική μείωσης της γραφειοκρατίας. Είναι εμφανή τα ευμενή αποτελέσματα της ηλεκτρονικής υποβολής των φορολογικών δηλώσεων (εξοικονόμηση χρόνου, δυνατότητα διασύνδεσης στοιχείων, μείωση φόρτου εργασίας αρμόδιων υπηρεσιών, ώστε να ασχοληθούν με άσκηση άλλων σημαντικών αρμοδιοτήτων, εμφάνιση προειδοποιητικών μηνυμάτων λάθους στον υπολογιστή που μας καθοδηγούν ως την οριστική υποβολή της δήλωσης κ.λπ.), της εξόφλησης φορολογικών βαρών μέσω των Τραπεζών, της παροχή δημοτικών βεβαιώσεων και πιστοποιητικών μέσω των ΚΕΠ, την εγγραφή σε μητρώο μέσω ηλεκτρονικής υποβολής δήλωσης.
Στο σημείο αυτό θα ήθελα να επισημάνω την ανάγκη πλήρους εφαρμογής από τις αρμόδιες υπηρεσίες των διατάξεων περί αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών και περί απλούστευσης διαδικασιών γενικότερα. Σε ορισμένες υπηρεσίες δεν έχει γίνει, για παράδειγμα, συνείδηση η υποχρέωση αυτεπάγγελτης αναζήτησης πιστοποιητικών και εξακολουθεί να θεσμοθετείται ως σήμερα η υποχρέωση υποβολής πιστοποιητικών. Προς τούτο, πρέπει αφενός να εξασφαλίζεται η κατάλληλη υποδομή στις υπηρεσίες και η στελέχωσή τους με τον αναγκαίο αριθμό ατόμων και αφετέρου πρέπει επιτέλους να κωδικοποιηθούν όλες οι διατάξεις που αφορούν την απλούστευση των διαδικασιών και την καταπολέμηση της γραφειοκρατίας, καθώς έως σήμερα είναι διάσπαρτες σε διάφορα νομοθετικά κείμενα και υπουργικές αποφάσεις, με αποτέλεσμα ούτε ο πολίτης να τις γνωρίζει ούτε οι υπηρεσίες να μπορούν πάντα να τις εφαρμόσουν.
Τέλος, κλειδί στη μείωση της γραφειοκρατίας, είναι η κωδικοποίηση των υφιστάμενων διατάξεων περί απλούστευσης διαδικασιών και γενικότερα η αναμόρφωση του δικαίου. Το προς ψήφιση νομοσχέδιο περί ρυθμιστικής διακυβέρνησης και αρχών καλής νομοθέτησης, μπορεί να συμβάλλει αποφασιστικά προς την κατεύθυνση αυτή (παραπέμπω και στα σχόλιά μου επ’ αυτού του νομοσχεδίου).

Σύμφωνα με την εργασιάκή σας εμπειρία, μπορείτε να προτείνετε εξειδικευμένα μέσα και δράσεις μείωσης των διοικητικών βαρών και απλούστευσης των διαδικασιών άσκησης των αρμοδιοτήτων των δημοσίων υπαλλήλων;

Ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων όπου δηλώνεται υπεύθυνα η αλήθεια των στοιχείων που υποβάλλουν οι αιτούντες και εν συνεχεία δειγματοληπτικός έλεγχος αιτήσεων με τη διασταύρωση στοιχείων με βάσεις δεδομένων άλλων φορέων, μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης πιστοποιητικών κ.λπ.
Κατά το σχεδιασμό των νομοθετικών ρυθμίσεων πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τα διοικητικά βάρη που προκύπτουν και να θεσπίζονται μόνο εφόσον είναι απολύτως αναγκαίο.
Αναγκαία είναι η διασύνδεση των αρχείων των δημόσιων υπηρεσιών και η εφαρμογή των προγραμμάτων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
Απλούστευση των διαδικασιών άσκησης των αρμοδιοτήτων των δημοσίων υπαλλήλων επιτυγχάνεται μέσω περιορισμού υπογραφών και συναρμοδιοτήτων, της πλήρους μηχανογράφησης και διασύνδεσης αρχείων υπηρεσιών, της καθιέρωσης της ψηφιακής υπογραφής και της ηλεκτρονικής μόνο διακίνησης των εγγράφων.

Πώς αξιολογείται την πολιτική ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στην Ελλάδα; Υπάρχουν σημεία ή τομείς προς βελτίωση; Ποιες οι αλλαγές που θα προτείνατε;
Έχουν γίνει βήματα αλλά υπολείπονται πολλά ακόμα, όπως καθιέρωση ψηφιακής υπογραφής και ηλεκτρονικής διακίνησης των εγγράφων (που σε ελάχιστο ποσοστό γίνεται σήμερα), διασύνδεση αρχείου υπηρεσιών, ολοκλήρωση εφαρμογής ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (έχει αρχίσει η εφαρμογή του αλλά δεν έχει τελειοποιηθεί), ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων, ηλεκτρονική υποβολή όλων των αιτήσεων, υλοποίηση διαγωνισμών με ηλεκτρονική τρόπο σύμφωνα με τη σχετική κοινοτική οδηγία. Απαιραίτητη προς τούτο η κατάλληλη υποδομή (το σκάνερ είναι είδος πολυτελείας σε πολλές υπηρεσίες) και η επιμόρφωση του προσωπικού.

Χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στην Ελλάδα; Πώς τις αξιολογείτε; Μπορείτε να καταθέσετε προτάσεις για βελτίωση;

Τις χρησιμοποιώ και οι περισσότερες είναι αρκετά φιλικές για το χρήστη. Θα ήθελα να δίνεται μεγαλύτερη προσοχή στις οδηγίες εφαρμογής και στα προειδοποιητικά μηνύματα λάθους που εμφανίζονται.

Ποια στοιχεία συνθέτουν μία απλουστευμένη και αποδοτική δημόσια υπηρεσία κατά την προσωπική σας άποψη και εμπειρία;

Σαφής περιγραφή αρμοδιοτήτων και διαδικασιών σε ένα ενιαίο κείμενο, εφαρμογή προγραμμάτων ηλεκτρονικής διακυβέρνηση, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των εγγράφων της και ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων με ψηφιακή υπογραφή.
Επισημαίνεται ότι οι αρμοδιότητες Υπουργείων περιγράφονται σε μεγάλο αριθμό παλαιών συνήθως νομοθετημάτων και ως εκ τούτου είναι αναγκαία η κωδικοποίησή τους, η κατάργηση ανενεργών διατάξεων και η προσθήκη νέων. Επειδή βρισκόμαστε σε μία μεταβατική περίοδο, όπου αναμένεται μετά την ολοκλήρωση των σχετικών μελετών και αξιολογήσεων δομών και προσωπικού, η αναδιάρθρωση των δημόσιων υπηρεσιών, θα πρέπει να αναμένουμε τα πορίσματα όλων των σχετικών μελετών, ώστε να προχωρήσουν όλα τα Υπουργεία συντονισμένα (προς αποφυγή επικάλυψης αρμοδιοτήτων κ.λπ.) στην αποτύπωση των αρμοδιοτήτων τους σε ένα ενιαίο κείμενο.

Πως χαρακτηρίζετε το υφιστάμενο σύστημα ελέγχων και αδειοδοτήσεων;

Είναι προβληματικό, αφού υπάρχουν ακόμα πολλές γραφειοκρατικές διαδικασίες και έλλειψη διασύνδεσης των αρχείων των εμπλεκόμενων υπηρεσιών. Πολλές φορές κατά τη διαδικασία θέσπισης των σχετικών διατάξεων δεν λαμβάνονται υπόψη παράγοντες μείωσης του κόστους και των διοικητικών βαρών και δε δίνεται βαρύτητα στον τρόπο υλοποίησης των ρυθμίσεων.

Εάν έπρεπε να προτείνετε 5 προτάσεις για τη μείωση της γραφειοκρατίας στην Ελληνική δημόσια διοίκηση, ποιες θα ήταν αυτές;
Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων – ψηφιακή πογραφή
Η υποχρεωτική ή με συναίνεση του πολίτη αυτεπάγγελτη αναζήτηση από την υπηρεσία κατάθεσης της αίτησης πιστοποιητικών που είναι αναγκαία για τη διεκπεραίωση υποθέσεων του πολίτη (έχουν ενταχθεί πολλά πιστοποιητικά στο σύστημα αυτό, αλλά δεν υπάρχει πάντοτε επαρκής αριθμός υπαλλήλων να αναλάβει την εν λόγω εργασία και ως εκ τούτου πρέπει να αντιμετωπισθεί και αυτό το πρόβλημα).
Η ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων πολιτών, χωρίς να χρειάζεται να υποβάλλουν δικαιολογητικά και να μεταβούν σε υπηρεσίες, οι οποίες απλά διενεργούν δειγματοληπτικούς ελέγχους μέσω διασταύρωσης με αρχεία άλλων υπηρεσιών.
Η ηλεκτρονική χορήγηση πιστοποιητικών
Μηχανοργάνωση αρχείου υπηρεσιών

Από τις υπηρεσίες που λαμβάνετε ποιες είναι πιο γραφειοκρατικές και πολύπλοκες;

Η διαδικασία χαρακτηρισμού των καλλιεργούμενων αγροτεμαχίων ως μη δασικών.
Η δυνατότητα αποστολής ηλεκτρονικά στην αρμόδια υπηρεσία των δικαιολογητικών για την παράταση της ισχύος της άδειας οδήγησης οχημάτων, προκειμένου να αποφεύγεται η ταλαιπωρία χιλιάδων πολιτών και να επιτυγχάνεται εξοικονόμηση χρόνου για υπαλλήλους και διοικούμενους.
Η έκδοση οικοδομικής άδειας.

Πώς αξιολογείτε τη λειτουργία των ΚΕΠ;
Χαρακτηρίζω ικανοποιητική τη λειτουργία των ΚΕΠ. Προβλήματα προκύπτουν όταν δεν ερμηνεύονται ορθά από τους υπαλλήλους διάφορες νέες διατάξεις και προς τούτο είναι αναγκαίο όταν θεσπίζονται νέες διαδικασίες που σχετίζονται με τα ΚΕΠ και ενημερώνονται άμεσα και να επιμορφώνονται σχετικά, αν τούτο απαιτείται, οι υπάλληλοι.

Με ποιους τρόπους και επικοινωνία θα μπορούσε να περιοριστεί η έγχαρτη επικοινωνία των δημοσίων φορέων;
Με την ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων και με την καθιέρωση της ψηφιακής υπογραφής και της διασύνδεσης των αρχείων των Υπουργείων. Είναι απογοητευτικό να ξοδεύονται καθημερινά τόνοι χαρτιού για την διακίνηση εκγυκλίων, προκηρύξεων κ.λπ., που διανέμονται σε όλες τις υπηρεσίες, ενώ ενδεχομένως δεν αφορούν πολλές από αυτές.

«ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΑ» ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ
Τα προγράμματα λογισμικού στο δημόσιο είναι πολλά, κατακερματισμένα και ασύμβατα μεταξύ τους. Πολλές εφαρμογές έχουν παραληφθεί με πολλά και σημαντικά προβλήματα που καθιστούν την πλήρη λειτουργία τους αδύνατη όπως το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων – ΥΠΑΑΤ που ονομάστηκε έτσι κατ’ ευφημισμό και μόνο. Όλες οι δημόσιες και αυτοδιοικητικές υπηρεσίες θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε εφαρμογές και μητρώα που χρειάζονται ώστε να αξιοποιούνται γρήγορα και αποδοτικά όλα τα στοιχεία. Ευτυχώς υπηρετούν πλέον στο Δημόσιο αρκετοί υπάλληλοι με εξοικείωση στην πληροφορική που δε χρειάζονται καμιά επιμόρφωση προκειμένου να χειριστούν ένα νέο λογισμικό.