1. Θέματα οργάνωσης φακέλων και εγγράφων.
α) Το σύστημα ταξινόμησης επιτρέπει ενέργειες όπως: αα) προσθήκη – δημιουργία νέων φακέλων, ββ) μοναδικό δείκτη αναφοράς των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων ώστε να βελτιστοποιούνται οι λειτουργίες του συστήματος ευρετηρίασης, γγ) ευρετηρίαση των φακέλων και εγγράφων με μία ή περισσότερες περιγραφές που περιλαμβάνουν στοιχεία όπως η εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης εγγράφου, θέμα, κατάσταση του εγγράφου (όπως σχέδιο, ακριβές αντίγραφο, εξήλθε, ορθή επανάληψη), αριθμό πρωτοκόλλου, και άλλα πληροφοριακά στοιχεία, δδ) προσθήκη μιας η περισσότερων ιεραρχικών ταξινομήσεων των φακέλων και των εγγράφων.
β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα τροποποίησης, διαγραφής, μεταφοράς, αντιγραφής, εξαγωγής, συσχέτισης και αδρανοποίησης του ηλεκτρονικού φακέλου και των περιεχομένων του, βάσει των κανόνων που τίθενται από τη διατήρηση των αρχείων (π.χ. ενεργά, μη ενεργά, ιστορικά).
2. Μεταδεδομένα φακέλων και εγγράφων
α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης προσθέτει αυτόματα μεταδεδομένα ιδίως για το χρόνο δημιουργίας, τελευταίας προσθήκης, ανάκτησης και προβολής φακέλων, το χρόνο καταχώρισης ανάκτησης και προβολής των εγγράφων, τους κανόνες πρόσβασης και ενεργειών και την επικύρωση της γνησιότητας αυτών.
β) Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες προσθέτουν μεταδεδομένα για τα έγγραφα όπως: τίτλος, θέμα, περιγραφή, εκδίδουσα αρχή, αποδέκτες, αρμόδιος για υπογραφή, κατάσταση εγγράφου, χρόνος διατήρησης, βαθμός ασφάλειας και προτεραιότητας, ύπαρξη προσωπικών δεδομένων, πνευματικών δικαιωμάτων, λέξεις – κλειδιά για την αναζήτηση.
γ) Συμπληρωματικά μεταδεδομένα μπορούν να προστίθενται όταν αυτό κρίνεται ως απαραίτητο για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων αναγκών.
Στο άρθρο 8 να συμπληρωθεί στην παράγραφο 2 εδάφιο δ) ως ακολούθως:
«δ) ισοδύναμο εναλλακτικό κείμενο ως μεταδεδομένο προστίθεται στις περιπτώσεις χρήσης μη κειμενικής πληροφορίας».
Ίσως θα έπρεπε να τονιστεί και να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση στην ποιότητα των μεταδεδομένων. Ενδεχομένως και αναφορά στο υποχρεωτικό DUBLIN CORE (με βασή το http://www.e-gif.gov.gr Ελληνικό Πλαίσιο Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης).
Θα αναφερθώ σε συγκεκριμένες εμπειρίες που είχα (δεν έχω την τεράστια εμπειρία αλλά ίσως σας φανεί χρήσιμο):
====================================================================
Παράδειγμα το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο μεγάλης ελληνικής εταιρείας που εφαρμόστηκε και στον ΟΑΣΑ (Αστικές Συγκοινωνιες): οι λέξεις κλειδιά/μεταδεδομένα που χαρακτηρίζουν το έγγραφο δεν έχουν σαφές λεξιλόγιο οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα ελεύθερης εισαγωγής νέων λέξεων κλειδιών χωρίς τη λογική κάποιου λεξιλογίου/semantic dictionary με αποτέλεσμα μετά από μια δεκαετία να δημιουργούνται πλειάδα λέξεων κλειδιών με την ίδια σημασία αλλά ασυσχέτιστες(πχ. Ο.Τ.Ε, ΟΤΕ, Οργανισμός Τηλεπικοινωνιών Ελλάδος, ΟΤΕ ΑΕ, Ο.Τ.Ε. Α.Ε., κλπ ανάλογα με τη φαντασία του καθενός). Η διαδικασία συγχώνευσης εκ των υστέρων των ασυσχέτιστων λέξεων κλειδιών εύρεση εγγράφων καθίσταται αποσπασματική και δυσχερής. Ακυρώνεται η αποτελεσματικότητα του ίδιου του συστήματος γιατί βουλιάζει μέσα στον ίδιο τον όγκο/μάζα δεδομένων που περιέχει και που είναι κλειδωμένα σε αυτό. Δεν υπάρχει μέριμνα για μαζική εξαγωγή των δεδομένων/εγγράφων αλλά και μεταδεδομένων σε άλλο σύστημα για μελλοντική διάσωση. Οι εταιρείες επιδιώκουν να κλειδώσουν/δέσουν τον πελάτη τους προκειμένου να διασφαλίσουν τη μακροημέρευσή τους. O νόμος πρέπει να επιβάλει την διασυνδεσιμότητα από την αρχή σαν βασική αρχή
Αναγνωρίζω τη δυσκολία συγγραφής μεταδεδομένων. Συμβουλευτείτε τους ανθρώπους που έστησαν το geodata.gov.gr για να μάθετε από την εμπειρία τους.
Όπως ανέφεραν και οι εξαιρετικοί ομιλητές διοργανωτές στο OPEN DATA DAY 2013 του ΕΛΛΑΚ http://conferences.ellak.gr/opendataday2013/%CF%80%CF%81%CF%8C%CE%B3%CF%81%CE%B1%CE%BC%CE%BC%CE%B1/
τα μεταδεδομένα είναι πολύ σημαντικά – εστιάζουμε πλέον στην ποιότητα και όχι στην ποσότητα πια.
Ίσως οι τεχνικές λεπτομέρειες να μην αρμόζουν σε ένα νόμο αλλά ίσως αρκεί μια μακροσκοπική θεώρηση για το semantic web κάτι που να μην αφήσει τα πράγματα στην τύχη τους αλλά να προδιαγράψει την πορεία σε μια σωστή κατεύθυνση. Τουλάχιστον μια αναφορά στο e-gif.gov.gr
Συμβουλευτείτε τους ειδικούς πχ τον κο michail mitikidis στο σχόλιο για το άρθρο 3! Αναφέρει ότι το σκανάρισμα και η εισαγωγή των μεταδεδομένων στη Γερμανία γίνεται από ειδικευμένο προσωπικό. Η ελληνική πραγματικότητα είναι ότι στα Τμήματα Πρωτοκόλλου ακόμα και αν υπάρχει ηλεκτρονική αρχειοθέτηση οι υπάλληλοι κουράζονται, εναλλάσσονται συνεχώς και η μόνη δυνατότητα βοηθείας είναι από φοιτητές συνήθως των ΤΕΙ που κάνουν την πρακτική τους για 2-3 μήνες και μετά φεύγουν. Άλλοτε η αρχειοθέτηση εκλαμβάνεται ως «αγκαρία». Δεν κατακρίνω την κινητικότητα αλλά τη μη τυποποιημένη λειτουργία, όπου ο καθένας προσπαθώντας να κάνει ότι «καλύτερο» ή «χειρότερο» θεωρεί, οδηγεί το συνολικό σύστημα άθελά τις περισσότερες φορές στην κατάρρευση/αχρηστία. Τα προβλήματα στην αναζήτηση κλπ θα εμφανιστούν μετά από χρόνια, όπου θα φανεί η δυσχέρια και η αναποτελεσματικότητα.
Άρα συγκεκριμένο/τυποποιημένο λεξιλόγιο με βάση κάποιο διεθνές standard (DUBLIN CORE).
Eυχαριστώ για το χρόνο σας.
Άρθρο 8
2. Τα μεταδεδομένα που παράγονται με χρήση του συστήματος (γιατί υπάρχουν και μεταδεδομένα που συνοδεύουν τα έγγραφα και το σύστημα δε χρειάζεται να γνωρίζει τίποτα για αυτά) να μπορούν να είναι εξαγώγιμα, ώστε να συνοδεύουν τα έγγραφα σε περίπτωση αλλαγής συστήματος αρχειοθέτησης ή ακόμα και για την επικοινωνία του συστήματος με άλλα συστήματα (Άρθρο 7 4β)