Σχέδιο Δράσης OGP OGP

Αρχική Ψηφιοποίηση ΕγγράφωνΆρθρο 05: Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων

Άρθρο 05: Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων

1. Ηλεκτρονικά έγγραφα τα οποία τηρούνται και αποθηκεύονται σε συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ως ηλεκτρονικά αρχεία δημιουργούνται ιδίως από : (α) εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου, (β) εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μεταφέρουν μηνύματα με ή χωρίς συνημμένα αρχεία, (γ) εφαρμογές και πληροφοριακά συστήματα ειδικού σκοπού που χρησιμοποιούνται στο φορέα, (δ) σαρωτές.
2. Οι προδιαγραφές των συστημάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζουν την αποθήκευση, αναγνώριση, και εμφάνιση του περιεχομένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως α) έγγραφα και φόρμες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειμένου, γ) ηλεκτρονικά μηνύματα με ή χωρίς επισυναπτόμενα αρχεία, δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρχεία εικόνων, η) αρχεία πολυμέσων, θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήματα χαρτογράφησης – γεωγραφικών πληροφοριών (GIS), ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/η ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
3. Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινομούνται με βάση ενιαίο σύστημα ταξινόμησης του φορέα Φορέα που περιλαμβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεματική ταξινόμηση. Οι θεματικές ταξινομήσεις καθορίζονται με βάση την αρμοδιότητα των οργανικών μονάδων, το περιεχόμενο / υπόθεση που συσχετίζονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τη λίστα κυβερνητικών κατηγοριών που καθορίζεται στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄1301), όπως κάθε φορά ισχύει. Τα υπουργεία και οι ανεξάρτητες αρχές συντηρούν και δημοσιεύουν στο διαδικτυακό τους τόπο, ενιαίο ηλεκτρονικό κατάλογο με τις κατηγορίες και τον τρόπο οργάνωσης των συστημάτων ταξινόμησης των αρχείων τους και των αρχείων των εποπτευόμενων φορέων τους.
4. Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ευρετηριάζει τα ηλεκτρονικά έγγραφα με βάση τις κατηγορίες που αυτά έχουν ταξινομηθεί, τις λέξεις κλειδιά, τα μεταδεδομένα που έχουν προσδιοριστεί και παράγει πίνακα περιεχομένων για κάθε ηλεκτρονικό αρχείο.
5. Κάθε σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζει ότι τα αρχεία παραμένουν αξιόπιστα σύμφωνα με τις διαδικασίες που τα παρήγαγαν και λαμβάνει μέριμνα για την προστασία των τεκμηρίων από απώλεια ή καταστροφή για όλο το χρόνο διατήρησής τους.

Σχόλια
  • 8 Μαρτίου 2013, 15:01 | Ραφαήλ Σανδαλτζόπουλος

    2. Οι προδιαγραφές των συστημάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζουν την αποθήκευση, αναγνώριση, και εμφάνιση του περιεχομένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως α) έγγραφα και φόρμες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειμένου, γ) ηλεκτρονικά μηνύματα με ή χωρίς επισυναπτόμενα αρχεία, δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρχεία εικόνων, η) αρχεία πολυμέσων, θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήματα χαρτογράφησης – γεωγραφικών πληροφοριών (GIS), ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/η ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

    Οσον αφορά την εμφάνιση του περιεχομένου θα πρέπει να τονιστεί ότι θα πρέπει να επιτρέπεται η κλήση των απαραιτήτων εφαρμογών (λ.χ. MS Word, Adobe Reader) και να μην απαραίτηση η χρήση ενσωματωμένων viewers, χαρακτηριστικό που οδηγεί σε περιοριστικές επιλογές πολύιδιαίτερα ακριβών συστημάτων στο κόστος των οποίων οι περισσότεροι Δημόσιοι Φορείς σήμερα δεν θα μπορούν να ανταπεξέλθουν (χρειάζεται να αδειοδοτηθούν ειδικές τεχνολογίες τρίτων κατασκευαστών με επιπλέον κόστος που δεν είναι απαραίτητο κατά την γνώμη μας).

  • 8 Μαρτίου 2013, 15:49 | Εθνική Συνομοσπονδία Ατόμων με Αναπηρία

    Στο άρθρο 5 οι παράγραφοι 2 και 3 να συμπληρωθεί ως ακολούθως:

    «2. Οι προδιαγραφές των συστημάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζουν την αποθήκευση, αναγνώριση, και εμφάνιση του περιεχομένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως α) έγγραφα και φόρμες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειμένου, γ) ηλεκτρονικά μηνύματα με ή χωρίς επισυναπτόμενα αρχεία, δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρχεία εικόνων, η) αρχεία πολυμέσων, θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήματα χαρτογράφησης – γεωγραφικών πληροφοριών (GIS), ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/η ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Όλοι οι χρησιμοποιούμενοι τύποι θα καθίσταται αναγνώσιμοι από συσκευές υποστηρικτικής τεχνολογίας και θα προσφέρουν το ίδιο ή ισοδύναμο εναλλακτικό περιεχόμενο για τις περιπτώσεις αρχείων εικόνων και άλλων μη κειμενικών πληροφοριών.

    3. Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινομούνται με βάση ενιαίο σύστημα ταξινόμησης του φορέα Φορέα που περιλαμβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεματική ταξινόμηση. Οι θεματικές ταξινομήσεις καθορίζονται με βάση την αρμοδιότητα των οργανικών μονάδων, το περιεχόμενο / υπόθεση που συσχετίζονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τη λίστα κυβερνητικών κατηγοριών που καθορίζεται στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄1301), όπως κάθε φορά ισχύει. Τα υπουργεία και οι ανεξάρτητες αρχές συντηρούν και δημοσιεύουν στο διαδικτυακό τους τόπο, ενιαίο ηλεκτρονικό κατάλογο με τις κατηγορίες και τον τρόπο οργάνωσης των συστημάτων ταξινόμησης των αρχείων τους και των αρχείων των εποπτευόμενων φορέων τους. Τόσο το σύστημα ταξινόμησης όσο και ο διαδικτυακός τόπος που το φιλοξενεί θα πρέπει να πληροί τις οριζόμενες προδιαγραφές ηλεκτρονικής προσβασιμότητας».

  • 1 Μαρτίου 2013, 15:56 | Ηλίας Σπανός

    Άρθρο 5

    Στο 2. Το «όπως α) …» μπορεί να παραλειφθεί, καθώς είναι πολύ εκτενές, χωρίς όμως να περικλείει όλες τις δυνατές περιπτώσεις.
    Στο 4. «…παράγει πίνακα περιεχομένων για κάθε ηλεκτρονικό αρχείο». Πρέπει να οριστεί η μορφή αυτού του πίνακα περιεχομένων. Εϊναι απλώς τίτλους εγγράφων και τη θέση αυτών ή περιέχει και την αλφαβητική, γεωγραφική και θεματική ταξινόμηση που αναφέρεται στο 3?

Σχόλια