1. Η έννοια της αποκλειστικής προθεσμίας για τις ρυθμιζόμενες με την παρούσα διαδικασίες.
Σύμφωνα με σειρά αποφάσεων του Συμβουλίου της Επικρατείας γίνεται δεκτό ότι «ο χαρακτηρισμός ως αποκλειστικών των προθεσμιών που τάσσονται από το νόμο για τον ορισμό του εκλεκτορικού σώματος και της τριμελούς εισηγητικής επιτροπής, για την κατάθεση της εισηγητικής έκθεσης και για τη σύγκληση σε κοινή συνεδρίαση της συνέλευσης το Τμήματος και του εκλεκτορικού σώματος , έχει την έννοια της έντονης υπόδειξης προς τα σώματα αυτά, προς το σκοπό της ταχύτερης δυνατής περάτωσης της παραπάνω διαδικασίας και όχι της θέσπισης γνήσιας ανατρεπτικής προθεσμίας (βλ. ανάμεσα σε πολλές ΣτΕ 2481/2015 , 652/2012, 3575/2009), η άπρακτη πάροδος της οποίας θα συνεπαγόταν την αδυναμία ενέργειας για τον εφεξής χρόνο των ως άνω οργάνων και ακυρότητα της τυχόν καθ’ υπέρβαση της προθεσμίας αυτής λαμβανομένης απόφασης. Αντίθετη ερμηνεία θα δημιουργούσε δυσχέρειες στην ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προς βλάβη του δημοσίου συμφέροντος και θα επέφερε ματαίωση των διαδικασιών πλήρωσης των κενών θέσεων, για την οποία οι υποψήφιοι δεν είχαν καμία υπαιτιότητα.»
Η ως άνω ερμηνεία τυγχάνει εφαρμογής και για τις ρυθμιζόμενες με την παρούσα διατάξεις και τις αναφερόμενες σε αυτές αποκλειστικές προθεσμίες, σύμφωνα με τη διάταξη της περ. α) της παρ. 22 του άρθρου 80 του ν.4009/2011 (Α’ 195).
2. Η πρόσκληση για τη συνεδρίαση των εκλεκτορικών σωμάτων
Με τη διάταξη της παρ. 2 του άρθρου 14 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999, Α΄45) ορίζονται τα εξής: «Ο πρόεδρος καθορίζει την ημέρα, την ώρα και τον τόπο των συνεδριάσεων και καλεί τα τακτικά και τα αναπληρωματικά μέλη να συμμετάσχουν. Η πρόσκληση, η οποία περιλαμβάνει την ημερήσια διάταξη, γνωστοποιείται, από το γραμματέα, στα μέλη του συλλογικού οργάνου … μπορεί δε να γίνει και με τηλεφώνημα, τηλεγράφημα, τηλεομοιοτυπία ή άλλο πρόσφορο μέσο, εφόσον το γεγονός τούτο αποδεικνύεται με σχετική σημείωση σε ειδικό βιβλίο, η οποία πρέπει να φέρει χρονολογία και την υπογραφή του προσώπου που έκανε την πρόσκληση …».
Σύμφωνα με γενική αρχή του διοικητικού δικαίου, για τη νόμιμη σύνθεση συλλογικού οργάνου της Διοίκησης ή ν.π.δ.δ. δεν αρκεί η παρουσία στη συνεδρίαση των μελών που αποτελούν τη νόμιμη απαρτία, αλλά απαιτείται να εξασφαλίζεται η δυνατότητα συμμετοχής όλων των τακτικών μελών και των αναπληρωματικών, για την περίπτωση κωλύματος ή αδυναμίας συμμετοχής τακτικών μελών, με την έγκαιρη και έγγραφη πρόσκλησή τους. Η πρόσκληση πρέπει να αποδεικνύεται με σχετικά στοιχεία προγενέστερα της συνεδρίασης και μπορεί, σύμφωνα με το άρθρο 14 παρ. 2 εδ. β΄του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, να γίνεται είτε με κοινοποίηση, με απόδειξη παραλαβής αντιγράφου της ημερήσιας διάταξης, είτε με τηλεφώνημα, τηλεγράφημα, τηλεομοιοτυπία, ηλεκτρονικό μήνυμα (email) ή άλλο πρόσφορο μέσο, εφόσον το γεγονός τούτο αποδεικνύεται από σχετική σημείωση σε ειδικό βιβλίο, η οποία πρέπει να φέρει χρονολογία και την υπογραφή του προσώπου που έκανε την πρόσκληση. Κατά συνέπεια από τις ως άνω διατάξεις συνάγεται ότι για την προπαρασκευή του τελικού σταδίου της κοινής συνεδρίασης της συνέλευσης και του εκλεκτορικού σώματος, η ημερήσια διάταξη με θέμα την εκλογή ή εξέλιξη μέλους του διδακτικού ερευνητικού προσωπικού πρέπει να γνωστοποιείται σε όλα τα μέλη της συνέλευσης και του εκλεκτορικού σώματος.
Με τη διάταξη της περ. γ της παρ. 5 του άρθρου 19 του ν. 4009/2011 όπως ισχύει, ορίζεται ότι : «Το Εκλεκτορικό Σώμα νομίμως συνεδριάζει στις περιπτώσεις κατά τις οποίες η Γενική Συνέλευση του Τμήματος δεν βρίσκεται σε απαρτία. Η μη νόμιμη ή εμπρόθεσμη κλήση στη συνεδρίαση των μελών, της Γενικής Συνέλευσης δεν αποτελεί λόγο ακύρωσης της διαδικασίας της εκλογής.»
Κατά συνέπεια η απουσία οποιουδήποτε από τα μέλη της Συνέλευσης κατά την κοινή συνεδρίαση της Συνέλευσης και του εκλεκτορικού σώματος, δεν δημιουργεί λόγο ακυρότητας της διαδικασίας εκλογής ή εξέλιξης, ενώ αντίθετα επισημαίνεται ότι για τα μέλη του εκλεκτορικού σώματος πρέπει να προκύπτει κατά τρόπο αναμφίβολο και από προγενέστερα της συνεδρίασης σχετικά στοιχεία ότι η πρόσκληση για τη συνεδρίαση του εκλεκτορικού σώματος και η γνωστοποίηση της ημερήσιας διάταξης προς τους απόντα μέλη του εκλεκτορικού σώματος έγινε εγκαίρως και με την τήρηση των αναφερθέντων ορισμών του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, διότι διαφορετικά η συνεδρίαση του συλλογικού οργάνου δεν είναι νόμιμη (βλ. ανάμεσα σε πολλές ΣτΕ 1147/2010, 447/2009 κ.α.).
3. Η απαρτία για τη λειτουργία των εκλεκτορικών σωμάτων.
Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 12 του ν. 1268/1982 (ΦΕΚ Α΄ 87), όπως αυτή αντικαταστάθηκε με την παρ. 5 του άρθρου 48 του ν. 1404/1983 (ΦΕΚ Α΄ 173), και οι οποίες εφαρμόζονται δυνάμει των μεταβατικών διατάξεων του ν. 4009/2011 ορίζονται τα εξής : «α) Τα συλλογικά πανεπιστημιακά όργανα βρίσκονται σε απαρτία όταν είναι παρόντα τα μισά τουλάχιστον από τα μέλη τους, που έχουν δικαίωμα ψήφου… β) Οι αποφάσεις των συλλογικών πανεπιστημιακών οργάνων, λαμβάνονται με απόλυτη πλειοψηφία των έγκυρων ψήφων των παρόντων μελών τους, εκτός εάν ρητά, προβλέπεται διαφορετικά στο νόμο αυτόν. Οι λευκές ψήφοι και οι αποχές, δεν λαμβάνονται υπόψη στο αποτέλεσμα της ψηφοφορίας. Όσοι χρησιμοποίησαν λευκή ψήφο, ή απείχαν σε μία ψηφοφορία, δεν υπολογίζονται στον αριθμό των παρόντων, χωρίς αυτό να έχει καμία επίπτωση σε θέματα απαρτίας γ) …..». Οι γενικές αυτές διατάξεις, που καθορίζουν κατά τρόπο ενιαίο την αναγκαία απαρτία και πλειοψηφία, για τη λήψη αποφάσεων από τα συλλογικά πανεπιστημιακά όργανα εφαρμόζονται, όπως προκύπτει τόσο από το γράμμα όσο και από το πνεύμα τους, σε όλα τα συλλογικά πανεπιστημιακά όργανα, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνονται, εφόσον δεν εξαιρούνται ρητά, οι γενικές συνελεύσεις Τμημάτων και όλα τα εκλεκτορικά σώματα που είναι αρμόδια για την εκλογή, εξέλιξη, μονιμοποίηση και ένταξη σε θέσεις μελών ΔΕΠ των ΑΕΙ, εκτός αν, οι επί μέρους διατάξεις της πανεπιστημιακής νομοθεσίας, προβλέπουν ειδικές απαρτίες και πλειοψηφίες, για τη λειτουργία των οργάνων αυτών, οπότε βεβαίως οι ειδικές αυτές διατάξεις, υπερισχύουν των παραπάνω γενικών διατάξεων (Σ.τ.Ε. 2275/87, 3210/89). (ανάμεσα σε άλλες η με αριθμό 4703/2013 απόφαση του ΔΕφΑθ.).