1. Στο Ν.Π.Ι.Δ. τηρείται προσωπικό μητρώο των υπαλλήλων, στο οποίο περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία, τα οποία προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή και υπηρεσιακή κατάσταση, σύμφωνα με όσα ορίζονται παρακάτω :
α) τα στοιχεία της ταυτότητας του υπαλλήλου και την οικογενειακή του κατάσταση
β) τους τίτλους σπουδών ή άλλα τυπικά προσόντα
γ) αποφάσεις, έγγραφα ή άλλα στοιχεία που αναφέρονται στην υπηρεσιακή γενικά κατάσταση και δραστηριότητα του υπαλλήλου, στα οποία περιλαμβάνονται και οι εκθέσεις αξιολόγησης των ουσιαστικών προσόντων
δ) κάθε άλλο στοιχείο που ο υπάλληλος καταθέτει στο Ν.Π.Ι.Δ. ζητώντας να περιληφθεί στο προσωπικό μητρώο του, εφόσον σχετίζεται με την εργασιακή του κατάσταση.
2. Τα στοιχεία των περιπτώσεων α’ και β’ της προηγούμενης παραγράφου υποβάλλονται από τον υπάλληλο κατά την πρόσληψή του, επί αποδείξει της υπηρεσίας εάν ζητηθεί από τον υπάλληλο.
3. Το αρμόδιο τμήμα του Ν.Π.Ι.Δ. αμέσως μετά την πρόσληψη του υπαλλήλου, συγκροτεί το προσωπικό μητρώο και είναι υπεύθυνο για την τήρηση, την ασφαλή φύλαξη και την ενημέρωσή του με όλα τα στοιχεία αυτού.
4. Για τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου τηρείται η σχετική με την προστασία των προσωπικών δεδομένων νομοθεσία και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για άλλο σκοπό πέραν της εργασιακής κατάστασης και της εξέλιξης του υπαλλήλου εντός του Ν.Π.Ι.Δ..
5. Σε κάθε περίπτωση, με αίτηση που υποβάλλεται από τον ίδιο τον υπάλληλο, το Ν.Π.Ι.Δ. είναι υποχρεωμένο να του χορηγεί ακριβή αντίγραφα των εγγράφων που υπάρχουν στο προσωπικό του αρχείο.