Αρχική Ηλεκτρονική ΔιακυβέρνησηΆρθρο 14 Τήρηση ηλεκτρονικών αρχείωνΣχόλιο του χρήστη Ιωάννης Ξανθόπουλος | 16 Ιανουαρίου 2011, 23:27
  • Σχόλιο του χρήστη 'Ιωάννης Ξανθόπουλος' | 16 Ιανουαρίου 2011, 23:27

    "Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα μεριμνά ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα καθώς και τα ψηφιακά αντίγραφα εντύπων/εγχάρτων εγγράφων τηρούνται με τρόπο, σε μορφή και υλικούς φορείς που εξασφαλίζουν τη διατηρησιμότητα, την προσβασιμότητα και την αναγνωσιμότητά τους." Δεν είναι πρακτικό να αφήσετε τον εκάστοτε δημόσιο τομέα να μεριμνά μόνος του για τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων. Εδώ ωφείλετε να καθορίσετε συγκεκριμένα στάνταρ (interfaces, APIs κλπ) και τύπους αρχείων ή βάσεων δεδομένων. Ειδάλλως θα κάνει η κάθε υπηρεσία ότι θέλει. Επίσης η παραπάνω παράγραφος είναι πάρα πολύ γενική και αφήνει τεράστια κενά για υποκοιμενικές εκτιμήσεις το πότε είναι ένα έγγραφο διατηρήσιμο, προσβάσιμο και αναγνώσιμο. πχ. ένα σκαναρισμένο έγγραφο είναι προσβάσιμο, όμως αν έχει η υπηρεσία 100.000.000 τέτοια έγγραφα και εαν αυτά δεν είναι με κατάλληλο τρόπο κατηγοριοποιημένα, τότε πώς θα βρίσκει η υπηρεσία το αναζητούμενο έγγραφο; Εδώ πρέπει να απφασιστεί ο τρόπος του document management και στην συνέχεια να στηθεί μια κεντρική αρχιτεκτονική που να επιτρέπει την διασύνδεση όλων των υπηρεσιών του κράτους. Για να μην κάνουμε λοιπόν η κάθε υπηρεσία του κεφαλιού της πρέπει τώρα να γίνει καθορισμός της αρχιτεκτονικής της λύσης και μάλιστα κεντρικά και για όλες τις υπηρεσίες. Επίσης πρέπει να καθοριστούν οι τρόποι αποθήκευσης καθώς και αρχειοθέτησης του κάθε είδους εγγράφου.