Αρχική Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια ΔιοίκησηΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ΄ – ΛΟΙΠΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΠΕΡΙ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ – Άρθρο 22 – Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο Δημόσιο ΤομέαΣχόλιο του χρήστη Γιάννης Καραμπατσόλης | 12 Ιουλίου 2016, 21:44
  • Σχόλιο του χρήστη 'Γιάννης Καραμπατσόλης' | 12 Ιουλίου 2016, 21:44

    Το άρθρο 22 του συγκεκριμένου νομοσχεδίου έρχεται να ολοκληρώσει, με βίαιο, θα έλεγα, τρόπο, το νομοθετικό πλαίσιο για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Οι δημόσιοι φορείς υποχρεώνονται, εντός συγκεκριμένων προθεσμιών, στην ψηφιοποίηση των εσωτερικών διοικητικών διαδικασιών τους και τον συνακόλουθο ανασχεδιασμό τους, επί ποινή ακυρότητας των εγγράφων που εκδίδουν. Υπονοείται, όμως, ότι η επικοινωνία μεταξύ των δημόσιων οργανισμών θα συνεχίσει να βασίζεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email), πρακτική που με βάση την μέχρι τώρα εμπειρία έχει αποδειχθεί προβληματική για τους ακόλουθους λόγους: 1) Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται από τον κάθε φορέα, ο οποίος μπορεί να την αλλάζει ανά διαστήματα, δημιουργώντας επικοινωνιακά χάσματα. 2) Το email εξαρτάται, επίσης, απόλυτα από τον χρήστη, γεγονός που δημιουργεί μεγάλα περιθώρια λαθών. 3) Δεν είναι ιδιαίτερα ασφαλές σε κακόβουλες επιθέσεις. 4) Δεν αποτελεί βέλτιστη λύση από άποψη αποδοτικότητας, αφού η διαδικασία αποστολής εγγράφων παραμένει μη αυτοματοποιημένη. 5) Μπορεί, τέλος, να μην είναι συνηθισμένο, αλλά δεν είναι ανήκουστο, να μην φθάσει ποτέ ένα email στον παραλήπτη του, γεγονός που δημιουργεί ανασφάλεια τόσο στους χρήστες όσο και στους φορείς. Προτείνω λοιπόν τη δημιουργία μίας ηλεκτρονικής πλατφόρμας επικοινωνίας μεταξύ των δημόσιων φορέων με τα εξής χαρακτηριστικά: 1) Web based εφαρμογή, υπό την ευθύνη του ΥΠΕΣΔΑ ή της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής, η οποία εφαρμογή θα αποτελεί τον μοναδικό επίσημο και θεσμοθετημένο δίαυλο επικοινωνίας μεταξύ των οργανισμών του δημοσίου. 2) Το περιβάλλον εργασίας (interface) του χρήστη θα αποτελεί υβρίδιο μεταξύ Διαύγειας και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα περιλαμβάνει πεδία για τα στοιχεία του εγγράφου, τη λειτουργία μεταφόρτωσης στο αποθετήριο, ευρετήριο των φορέων, ιστορικό αποστολών και λήψεων. 3) Δημιουργία μοναδικού λογαριασμού για κάθε φορέα. 4) Πιστοποίηση των υπαλλήλων - χρηστών του συστήματος, οι οποίοι θα εισέρχονται στην πλατφόρμα αποκλειστικά με τη χρήση ΑΔΔΥ. 5) Η σύνδεση στην εφαρμογή θα γίνεται μόνο από σημεία εντός του Σύζευξις ή, όπου αυτό δεν είναι δυνατόν, μέσω VPN. 6) Διαλειτουργικότητα τόσο με τη Διαύγεια όσο και με τα ΣΗΔΕ των επιμέρους φορέων. Η ηλεκτρονική πλατφόρμα θα λειτουργεί με τον ακόλουθο τρόπο: 1) Αφού ολοκληρωθεί η ψηφιακή έκδοση του εγγράφου, ο αρμόδιος υπάλληλος -πιστοποιημένος χρήστης μεταφορτώνει το έγγραφο (ή έγγραφα) με τα μεταδεδομένα του στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, αυτοματοποιημένα, με το πάτημα ενός κουμπιού, είτε μέσω της Διαύγειας είτε μέσω του ΣΗΔΕ. 2) Η πλατφόρμα παράγει μοναδικό κωδικάριθμο για το συγκεκριμένο ηλεκτρονικό μήνυμα. 3) Ο υπάλληλος επιλέγει τους φορείς-παραλήπτες και αποστέλλει το έγγραφο. 4) [Σε περίπτωση προβλήματος ειδοποιείται ο αποστολέας για να επαναλάβει τη διαδικασία]. 5) Τα μεταδεδομένα του εγγράφου αποστέλλονται στον λογαριασμό του φορέα -παραλήπτη. 6) Ο αρμόδιος υπάλληλος μεταβαίνει με τη χρήση του κωδικάριθμου στο αποθετήριο και, αυτοματοποιημένα, με τη χρήση ενός κουμπιού, μεταφέρει το έγγραφο και τα μεταδεδομένα του στο ΣΗΔΕ του φορέα. Η εναλλακτική αυτή πρόταση για την κεντρική οργάνωση και διαχείριση της επικοινωνίας μεταξύ των φορέων του δημοσίου έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με το κλασικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: 1) Είναι πολύ πιο ασφαλής, όσον αφορά την υποκλοπή περιεχομένου. 2) Προσφέρει βεβαιότητα στους χρήστες ότι το ηλεκτρονικό μήνυμα που απέστειλαν έχει φθάσει στον παραλήπτη του. 3) Εξοικονομούνται εκατοντάδες χιλιάδες εργατοώρες, αφού τα στοιχεία του εγγράφου δεν χρειάζεται να δακτυλογραφούνται στα ΣΗΔΕ, ούτε στη φάση της αποστολής ούτε στη φάση της λήψης. 4) Μειώνεται ο όγκος των διαβιβαστικών εγγράφων, αφού οι φορείς θα επικοινωνούν απευθείας, χωρίς να χρειάζεται πλέον να ακολουθείται η ιεραρχική αλυσίδα (πχ Υπουργείο Εργασίας  ΥΠΕΣΔΑ  Αποκεντρωμένες Διοικήσεις  Δήμοι). 5) Είναι ταχύτερη σε σχέση με το email. Επιπλέον, πρέπει να επισημανθεί ότι: 1) Η ανωτέρω εφαρμογή θα μπορούσε να επεκταθεί και για οριζόντια δικτύωση των δημόσιων υπηρεσιών (πχ Ληξιαρχείο- Ληξιαρχείο, ΚΕΠ- Ληξιαρχείο, κτλ). 2) Το κόστος σχεδίασης και υλοποίησής της μπορεί να μειωθεί, εάν επαναχρησιμοποιηθεί ο κώδικας της Διαύγειας. 3) Θα αποδειχθεί εύχρηστη, αφού ήδη οι υπάλληλοι είναι εξοικειωμένοι με τη Διαύγεια και τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα ήθελα, τέλος, να διατυπώσω ορισμένες προτάσεις για την ομαλή μετάβαση του δημόσιου τομέα σε ένα πλήρως ψηφιακό περιβάλλον εργασίας: 1) Τα ΣΗΔΕ των φορέων πρέπει απαραιτήτως να ενσωματώνουν τη λειτουργία προσάρτησης στο εισερχόμενο έγγραφο του αριθμού πρωτοκόλλου και της ημερομηνίας, χωρίς να σπάει η ψηφιακή υπογραφή. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορώ ήδη να φανταστώ τις γραμματείες να εκτυπώνουν τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα, να βάζουν τη γνωστή σφραγίδα πρωτοκόλλου και μετά να τα σκανάρουν, ώστε να τα στείλουν ηλεκτρονικά στις αρμόδιες Διευθύνσεις. 2) Εάν στους φορείς του δημοσίου που υποχρεούνται να εκδίδουν και να διακινούν ηλεκτρονικά τα έγγραφά τους, περιλαμβάνονται και οι δικαστικές αρχές, οι τελευταίες θα πρέπει να μνημονεύονται ειδικά, προς αποφυγή παρεξηγήσεων. 3) Θα πρέπει να υπάρξει κεντρική πρωτοβουλία για τους μικρούς φορείς, καθώς και για φορείς που επιτελούν ίδιες λειτουργίες (πχ Δήμοι), για την ανάλυση, αποτύπωση και μοντελοποίηση των διοικητικών διαδικασιών τους, ώστε να καταστεί δυνατή η ενσωμάτωση ροών εργασίας στα ΣΗΔΕ τους. Ειδικά για τους Δήμους, μπορούν να αξιοποιηθούν τα αποτελέσματα του έργου LGAF. 4) Θα πρέπει, έγκαιρα και με οργανωμένο τρόπο, να μεταφερθεί η εμπειρία όσων φορέων λειτουργούν ήδη σε πλήρως ψηφιακό περιβάλλον στον υπόλοιπο δημόσιο τομέα, ώστε να εντοπιστούν εκ των προτέρων τα πιθανά προβλήματα και να μην επαναληφθούν λάθη και παραλείψεις.