1. Για την εγγραφή μίας ΚΟΠ στο Ειδικό Μητρώο ΚΟΠ απαιτείται η συμπλήρωση ηλεκτρονικής αίτησης και η ηλεκτρονική ή ταχυδρομική αποστολή στη Διεύθυνση ΚΟΠ των ακόλουθων δικαιολογητικών από τα οποία προκύπτει η πλήρωση των περιγραφόμενων στο άρθρο 4 προϋποθέσεων:
α. Συστατική πράξη, καταστατικό έγγραφο και τυχόν τροποποιήσεις, νομίμως εγγεγραμμένες και δημοσιευμένες στα βιβλία των αρμοδίων κατά περίπτωση υπηρεσιών, τα σχετικά πιστοποιητικά και τις σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές.
β. Πρακτικά εκλογής και συγκρότησης διοικητικού συμβουλίου, διαχειριστών, νομίμων εκπροσώπων και λοιπών καταστατικών οργάνων ή/και σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές.
γ. Πιστοποιητικό της αρμόδιας κατά περίπτωση υπηρεσίας για την μη προσβολή της σύστασης, της εκλογής των οργάνων και της εκπροσώπησης της και οι σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές.
δ. Βεβαίωση έναρξης εργασιών και τυχόν μεταβολές από την αρμόδια φορολογική αρχή.
ε. Αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας εν ισχύι.
στ. Βεβαίωση Ασφαλιστικής ενημερότητα εν ισχύι.
ζ. Ετήσιο πιστοποιητικό του νομίμου ελεγκτή ή του ελεγκτικού γραφείου από την οποία προκύπτει η τήρηση διπλογραφικών βιβλίων περιλαμβανομένων και των ετήσιων πιστοποιητικών προηγουμένων ετών εφ’ όσον έχουν εκδοθεί.
η. Την κατάθεση παραβόλου ύψους 200 ευρώ.
2. Για την ετήσια ανανέωση εγγραφής τα όργανα διοίκησης της ΚΟΠ υποχρεούνται να αποστείλουν ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά που περιγράφονται στα σημεία ε και στ της παραγράφου 1 του παρόντος άρθρου καθώς και τυχόν μεταβολές των δικαιολογητικών των σημείων α έως δ. Σε περίπτωση που τα πιστοποιητικά των σημείων α έως δ του παρόντος άρθρου δεν έχουν μεταβληθεί, κατατίθεται υπεύθυνη δήλωση του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 στην οποία αναγράφεται ότι δεν επήλθε μεταβολή. Η ετήσια αίτηση ανανέωσης εγγραφής συνοδεύεται από παράβολο ύψους 50 ευρώ.
3. Η Διεύθυνση ΚΟΠ αναζητεί αυτεπαγγέλτως πιστοποιητικό ποινικού μητρώου για δικαστική χρήση από το οποίο να προκύπτει ότι κάποιο μέλος από τα όργανα διοίκησης της ΚΟΠ δεν έχει καταδικαστεί με αμετάκλητη δικαστική απόφαση με ποινή φυλάκισης άνω των έξη (6) μηνών κατά την τελευταία δεκαετία πριν από την υποβολή της αίτησης εγγραφής της ΚΟΠ στο μητρώο, για εγκλήματα προσβολών του πολιτεύματος, προδοσίας της Χώρας, ανθρωποκτονίας από πρόθεση και επικίνδυνης σωματικής βλάβης, εγκλήματα σχετικά με την εμπορία και τη διακίνηση ναρκωτικών, τη νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, διεθνή οικονομικά εγκλήματα, εγκλήματα με χρήση μέσων υψηλής τεχνολογίας, εγκλήματα περί το νόμισμα, εγκλήματα σχετικά με την εμπορία παιδιών, την παιδική πορνεία και την παιδική πορνογραφία (ν. 3625/2007, ΦΕΚ 290 Α’) εγκλήματα συγκρότησης ή ένταξης ως μέλους σε εγκληματική οργάνωση κατά την έννοια του άρθρου 187 του Ποινικού Κώδικα και εγκλήματα του άρθρου 187 Α του Ποινικού Κώδικα, αντίστασης κατά της αρχής, αρπαγής ανηλίκων, κατά της γενετήσιας ελευθερίας και οικονομικής εκμετάλλευσης της γενετήσιας ζωής, κλοπής, ληστείας, απάτης, υπεξαίρεσης, εκβίασης, τοκογλυφίας, του νόμου περί μεσαζόντων, πλαστογραφίας, ψευδούς βεβαίωσης, υφαρπαγής ψευδούς βεβαίωσης, συκοφαντικής δυσφήμισης, λαθρεμπορίας, εγκλήματα που αφορούν τα όπλα, αρχαιότητες, την προώθηση μεταναστών που στερούνται τίτλου παραμονής στο εσωτερικό της Χώρας ή τη διευκόλυνση μεταφοράς ή προώθησής τους ή της εξασφάλισης καταλύματος σε αυτούς για απόκρυψη.
4. Η Διεύθυνση ΚΟΠ, αφού ελέγξει τα υποβληθέντα δικαιολογητικά, μπορεί να ζητήσει διευκρινίσεις, υποβολή συμπληρωματικών δικαιολογητικών ή προσκόμιση των πρωτοτύπων εγγράφων. Σε περίπτωση που πληρούνται οι προϋποθέσεις εγγραφής και έχουν προσκομισθεί τα σχετικά δικαιολογητικά, προβαίνει στην εγγραφή στα Μητρώα ή στην ανανέωση εγγραφής της ΚΟΠ στο ειδικό μητρώο ΚΟΠ. Σε περίπτωση απόρριψης αίτησης για εγγραφή ή ανανέωση στο ειδικό μητρώο ΚΟΠ, η Διεύθυνση ΚΟΠ ενημερώνει εγγράφως και αιτιολογημένα την αιτούσα.
5. Τα όργανα διοίκησης των ΚΟΠ υποχρεούνται να ενημερώνουν εντός τριών μηνών τη Διεύθυνση ΚΟΠ για κάθε μεταβολή των σημείων α έως ζ της παραγράφου 1 του παρόντος άρθρου καθως και για κάθε αμετάκλητη καταδίκη, όπως προβλέπεται στην παρ. 3 του παρόντος άρθρου. Η παραβίαση της υποχρέωσης αυτής επισύρει τις συνέπειες και κυρώσεις του άρθρου 9. Στοιχεία που δεν έχουν αναγγελθεί έγκαιρα δεν αντιτάσσονται έναντι του Δημοσίου ή τρίτων.