Υφιστάμενη κατάσταση
Το Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων, διαθέτει υπηρεσία Πρωτοκόλλου για την παραλαβή των διαφόρων φύσεως αιτημάτων των Πολιτών. Τα έγγραφα εισέρχονται κυρίως σε έντυπη (φυσική) μορφή. Το πλήθος των εγγράφων ανέρχεται περίπου στις 200.000 με μια κατανομή 60% εισερχόμενων εγγράφων και 40% εξερχόμενων εγγράφων. Ο όγκος του έντυπου υλικού που εισέρχεται καθημερινά στο Υπουργείο υπολογίζεται σε πάνω από 800 σελίδες.
Τα έγγραφα εισέρχονται με τους ακόλουθους τρόπους:
• Με φυσική παρουσία του ενδιαφερόμενου στο γραφείο εισερχομένων του κεντρικού πρωτοκόλλου του Υπουργείου
• Με τις ταχυδρομικές υπηρεσίες είτε ως απλές επιστολές, είτε ως συστημένες επιστολές
• Με τηλεομοιοτυπία
• Με τις υπηρεσίες ταχυμεταφορών (courier)
Στο τρέχον μοντέλο λειτουργίας τα έγγραφα που παραλαμβάνονται σε έντυπη μορφή σαρώνονται από τους υπαλλήλους του γραφείου εισερχομένων. Το έγγραφο μαζί με τα συνοδευτικά του τοποθετείται σε ανοιχτή θυρίδα που σηματοδοτείται με τον κωδικό της οργανωτικής μονάδας στην οποία έχει χρεωθεί. Το ίδιο ισχύει και για τα fax.
Το Υπουργείo διαθέτει και υπηρεσία ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης. Η παραλαβή και η πρωτοκόλληση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται από υπαλλήλους. Για κάθε μήνυμα ανοίγει η φόρμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με προσυμπληρωμένα κάποια πεδία και ο υπάλληλος συμπληρώνει τα υπόλοιπα (κυρίως τις οργανωτικές μονάδες που το χρεώνονται). Στη συνέχεια είτε το μήνυμα επαναπροωθείται προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της οργανωτικής μονάδας είτε εκτυπώνεται μαζί με τα συνοδευτικά του και τοποθετείται στη θυρίδα της οργανωτικής μονάδας που το χρεώθηκε, προκειμένου να το παραλάβει. Το ηλεκτρονικό αποδεικτικό με τα στοιχεία πρωτοκόλλησης αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα.
Περιγραφή Δέσμευσης
Το Υπουργείο στοχεύει στην ηλεκτρονικοποίηση της παρεχόμενης υπηρεσίας, έτσι ώστε η εισαγωγή της αιτήσεως του πολίτη στο σύστημα, να γίνεται με τρόπο ηλεκτρονικό και διαδικτυακό. Επίσης να μπορεί ο ενδιαφερόμενος να ενημερώνεται ηλεκτρονικά για το τελικό αποτέλεσμα του αιτήματός του, μέσω διαύλων που επιλέγει ο ίδιος, όπως SMS ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Αρχές OGP
Συμμετοχικότητα
Φορείς υλοποίησης,
Υλοποίηση: Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων
Στοιχεία επικοινωνίας υπαλλήλου: Γενική Διευθύντρια της Γενικής Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού Προγραμματισμού και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Καλομοίρα Μαρούγκα. Τηλέφωνο 2103442012. Email t11kalma@minedu.gov.gr.
Εμπλεκόμενοι:
• Δημόσια Διοίκηση
• Φορείς και Οργανώσεις της Κοινωνίας των Πολιτών
• Ιδιωτικός Τομέας και Εταιρείες
• Πολίτες
Στόχος
Στόχος της παρούσας δέσμευσης είναι να δοθεί η δυνατότητα στον ενδιαφερόμενο πολίτη ή στην ενδιαφερόμενη εταιρεία να καταχωρεί ηλεκτρονικά το αίτημά του και να ενημερώνεται με τρόπο αυτοματοποιημένο (είτε με την χρήση SMS είτε με την χρήση e-mail ανάλογα με την επιθυμία του) για την τελική έκβασή του.
Η ανωτέρω δέσμευση καθιστά τη διοίκηση πιο ανοικτή και βελτιώνει την ανοικτή διακυβέρνηση, παρέχοντας στον ενδιαφερόμενο χρήστη δυνατότητα να προσπελάσει την πληροφορία εύκολα με την χρήση του διαδικτύου.
Μέσα για την υλοποίηση της δέσμευσης
Για την υλοποίηση της δέσμευσης θα γίνει επέκταση του υφισταμένου λογισμικού ώστε να μπορεί να ανταποκρίνεται στις νέες απαιτήσεις.
Βασικά ορόσημα – Χρονοδιάγραμμα
• Έλεγχος και πιθανές αλλαγές στο θεσμικό πλαίσιο έως Δεκ 2016
• Ολοκλήρωση λειτουργικότητας Δεκ 2017