Οι φάσεις του Έργου αναφέρονται στον Πίνακα 5, εξελίσσονται χρονικά ως εμφαίνονται στον Πίνακα 6 και αναλύονται στις επόμενες παραγράφους:
| Φάση | Τίτλος | Διάρκεια |
| Α | Διενέργεια και παράδοση Μελέτης Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου | 2 μήνες |
| Β | Εγκατάσταση και παραμετροποίηση Υλικού-Λογισμικού | 1 μήνας |
| Γ | Δοκιμαστική Μετάπτωση και Λειτουργία | 2 μήνες |
| Δ | Εκπαίδευση | 1 μήνας |
| Ε | Τελική Μετάπτωση | 1 μήνας |
| ΣΤ | Παραλαβή | 1 μήνας |
Πίνακας 5: Φάσεις Έργου.
| ΧΡΟΝΟΣ ΣΕ ΜΗΝΕΣ | ||||||||
| ΦΑΣΕΙΣ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| Α: Διενέργεια και παράδοση Μελέτης Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου | Χ | Χ | ||||||
| Β: Εγκατάσταση και παραμετροποίηση Υλικού-Λογισμικού | X | |||||||
| Γ: Δοκιμαστική Μετάπτωση και Λειτουργία | Χ | Χ | ||||||
| Δ: Εκπαίδευση | Χ | |||||||
| Ε: Τελική Μετάπτωση | Χ | |||||||
| ΣΤ: Παραλαβή | Χ | |||||||
Πίνακας 6: Χρονοπρογραμματισμός Φάσεων.
Το παρόν χρονοδιάγραμμα είναι ενδεικτικό ως προς τα επιμέρους στάδια και τη διάρκειά τους. Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι οφείλουν στην Τεχνική Προσφορά τους να συμμορφωθούν ως προς τη μέγιστη διάρκεια (7 μήνες) και ως προς την εξασφάλιση παροχής μίας άρτιας λύσης (υλικό, λογισμικό, εγκατάσταση, παραμετροποίηση, μετάπτωση, δοκιμές, εκπαίδευση).
Επιπλέον, σημειώνεται ότι κατά τη Φάση Α («Διενέργεια και παράδοση Μελέτης Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου»), που ο Ανάδοχος καλείται μεταξύ άλλων να παραδόσει αναλυτικό Χρονοδιάγραμμα Έργου, υπάρχει η δυνατότητα να γίνουν τροποποιήσεις στο χρονοδιάγραμμα ως προς τα επιμέρους στάδια και τη διάρκειά τους (συγχώνευση, επέκταση, κτλ), υπό τις εξής προϋποθέσεις:
1. Η συνολική διάρκεια του Έργου δε θα ξεπερνά τους επτά (7) μήνες.
2. Εξασφάλιση έγκρισης από την ΕΠΠΕ και την Αναθέτουσα Αρχή.
3. Οι τροποποιήσεις αποδεδειγμένα αποσκοπούν και εξασφαλίζουν την καλύτερη έκβαση του Έργου.
1.4.1 Φάση Α: Διενέργεια και παράδοση Μελέτης Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου
Στη Φάση αυτή, ο Ανάδοχος οφείλει να εκπονήσει τη «Μελέτη Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου», η οποία θα αποτελέσει το βασικό οδηγό υλοποίησης. Στο πλαίσιο αυτό, ο Ανάδοχος καλείται να παραδόσει κατ’ ελάχιστο τα αναφερόμενα στον Πίνακα 7:
| Παραδοτέο | Περιγραφή |
| Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου (ΣΔΠΕ) | Το ΣΔΠΕ είναι άρρηκτα συνδεδεμένο με τη συνολική οργάνωση και διαχείριση του Έργου. Καλύπτει τον προσδιορισμό, προγραμματισμό και διαχείριση των ενεργειών που απαιτούνται, προς ικανοποίηση των απαιτήσεων του παρόντος τεύχους. |
| Καταγραφή Υφιστάμενης κατάστασης | Καταγραφή, επικαιροποίηση και αξιολόγηση των υφιστάμενων προς αντικατάσταση συστημάτων. |
| Μελέτη χώρων εγκατάστασης εξοπλισμού | Μελέτη του διαθέσιμου χώρου που δύναται να εγκατασταθεί ο νέος εξοπλισμός. Εξασφάλιση καταλληλότητας υποδομής και διευθέτηση τυχόν χωροταξικών θεμάτων για την εγκατάσταση του νέου εξοπλισμού. |
| Ανάλυση Απαιτήσεων | Ανάλυση του συνόλου των απαιτήσεων του Έργου (ανάπτυξη Σεναρίων Χρήσης και διαγράμματα UML για όλες τις λειτουργίες του Συστήματος). Το υλικό αυτό (διαγράμματα και Σενάρια Χρήσης) θα χρησιμοποιηθεί από την ΕΠΠΕ) στο πλαίσιο ελέγχου και παραλαβής του Έργου. |
| Σχεδιασμός Αρχιτεκτονικής Λύσης | Σχηματική αποτύπωση και τεκμηρίωση της προτεινόμενης αρχιτεκτονικής προσέγγισης του Αναδόχου, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Έργου και τις βέλτιστες διεθνείς πρακτικές και τυποποιήσεις. |
| Μελέτη Ασφάλειας | Περιλαμβάνει την αποτίμηση της επικινδυνότητας, τα μέτρα ασφάλειας, τον τρόπο διασφάλισης της αδιάλειπτης λειτουργίας των υποδομών, του δικτύου και των υποσυστημάτων, καθώς και το σχέδιο ανάκαμψης από πιθανή καταστροφή. |
| Μελέτη Μετάπτωσης | Καλύπτει τις απαραίτητες ενέργειες που θα πραγματοποιηθούν από τον Ανάδοχο για την εξαγωγή, μεταφορά-μετάπτωση και εισαγωγή των δεδομένων/πληροφοριών/αντικειμένων από τα υφιστάμενα στο υπο-προμήθεια Σύστημα (βλ. και § 1.6.4.1). Το παραδοτέο μεταξύ άλλων θα πρέπει να περιλαμβάνει και Σενάρια Ελέγχου Μετάπτωσης, τα οποία θα καλύπτουν όλες τις συναφείς ενέργειες και επιπλέον θα χρησιμοποιηθεί ως υλικό για τους ελέγχους που θα διενεργήσει η ΕΠΠΕ. |
| Σχέδιο Διασυνδέσεων | Αναλύει τις απαιτήσεις και τον τρόπο υλοποίησης της διασύνδεσης του νέου Συστήματος με τα υπόλοιπα συστήματα του Πληροφοριακού Κέντρου της Διεύθυνσης Πληροφορικής/Α.Ε.Α., καθώς και μεταξύ των συνεργαζόμενων εξωτερικών Φορέων (τρίτα συστήματα). Ενδεικτική αναφορά των υφιστάμενων διασυνδέσεων με τρίτα συστήματα παρατίθεται στον Πίνακα 4 του παρόντος τεύχους. |
| Σχέδιο Ελέγχου Ορθής Λειτουργίας | Καθορισμός ελέγχων ορθής λειτουργίας όλων των επιμέρους υποσυστημάτων του Έργου. Επιπρόσθετα, στο συγκεκριμένο παραδοτέο θα πρέπει να προδιαγραφούν οι εκτελέσεις κατ’ελάχιστο των εξής δοκιμών: · Υψηλής Διαθεσιμότητας (High Availability) σε όλο τον εξοπλισμό. · Καλής Λειτουργίας/Συνδεσιμότητας στο νέο περιβάλλον. · Διασύνδεσης με τρίτα συστήματα. · Φόρτου (Stress Tests) στους νέους εξυπηρετητές. |
| Σχέδιο Εκπαιδεύσεων | Πλήρες τεύχος οργάνωσης της διαδικασίας εκπαίδευσης, κατάρτιση του προγράμματος εκπαίδευσης, του υλικού που θα δημιουργηθεί βάσει του επιπέδου των εκπαιδευόμενων, της μεθοδολογίας με βάση την οποία θα γίνει η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της εκπαίδευσης και της διαδικασίας πιστοποίησης (βλ. και §1.6.4.2.). |
| Χρονοδιάγραμμα Έργου | Πλήρες και αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του Έργου. |
Πίνακας 7: Παραδοτέα Φάσης Α.
Επισημαίνεται ότι τα ανωτέρω παραδοτέα, καθώς και το σύνολο του υλικού που θα συνταχθεί στο πλαίσιο της Μελέτης Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου θα πρέπει να τύχουν της έγκρισης της ΕΠΠΕ καθώς και της Αναθέτουσας Αρχής ,έτσι ώστε η διαδικασία να προχωρήσει στο επόμενο στάδιο.
Σε περίπτωση που προκύψουν ασυμφωνίες/διαφοροποιήσεις από τα ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να γίνουν οι απαραίτητες τροποποιήσεις έτσι ώστε να επιτευχθεί συμφωνία.
1.4.2 Φάση Β: Εγκατάσταση και παραμετροποίηση Υλικού-Λογισμικού
Προϋπόθεση έναρξης της Φάσης Β είναι η επιτυχής ολοκλήρωση της προηγούμενης Φάσης, η οποία εξασφαλίζεται με την αποδοχή από την ΕΠΠΕ της Μελέτης Εφαρμογής Υλοποίησης Έργου.
Η Φάση Β περιλαμβάνει την προμήθεια και εγκατάσταση του συνόλου του εξοπλισμού (υλικό και λογισμικό) του Έργου, καθώς και την παραμετροποίηση του Συστήματος σύμφωνα με τα παραδοτέα της Φάσης Α.
Πίνακας 8: Παραδοτέα Φάσης Β.
1.4.3 Φάση Γ: Δοκιμαστική Μετάπτωση και Λειτουργία
Η Φάση αυτή περιλαμβάνει αφενός την εξαγωγή, μεταφορά-μετάπτωση και εισαγωγή της πληροφορίας από τα υφιστάμενα συστήματα της Αναθέτουσας Αρχής στο υπό προμήθεια Σύστημα και αφετέρου την δοκιμαστική λειτουργία και έλεγχο του νέου Συστήματος.
Ο Ανάδοχος θα προβεί σε δοκιμαστική μετάπτωση της σχετικής με το υπό-προμήθεια Σύστημα πληροφορίας, σύμφωνα με την Μελέτη Μετάπτωσης της Φάσης Α.
Επίσης, ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει-αναπτύξει και τις απαιτούμενες διασυνδέσεις-διεπαφές του Συστήματος, με άλλα τρίτα συστήματα σύμφωνα με το Σχέδιο Διασυνδέσεων της Φάσης Α.
Μετά την ολοκλήρωση της δοκιμαστικής μετάπτωσης, η ΕΠΠΕ θα προβεί στον έλεγχο ορθότητας της διαδικασίας μετάπτωσης σύμφωνα με τα Σενάρια Ελέγχου Μετάπτωσης της Φάσης Α. Σε περίπτωση που κατά την εκτέλεση των σεναρίων προκύψουν δυσλειτουργίες, ο Ανάδοχος υποχρεούται να επιλύσει τις δυσλειτουργίες που προέκυψαν και η ΕΠΠΕ επαναλαμβάνει τους σχετικούς ελέγχους.
Ο συνολικός έλεγχος δοκιμαστικής λειτουργίας του Συστήματος από την ΕΠΠΕ θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το Σχέδιο Ελέγχου Ορθής Λειτουργίας της Φάσης Α. Οι έλεγχοι ορθής λειτουργίας του Συστήματος, θα περιλαμβάνουν κατ’ ελάχιστον τα κάτωθι:
• Δοκιμές Υψηλής Διαθεσιμότητας (High Availability) σε όλο τον εξοπλισμό.
• Δοκιμές των αποτελεσμάτων των Διαδικασιών Μετάπτωσης.
• Δοκιμές Καλής Λειτουργίας/Συνδεσιμότητας στο νέο περιβάλλον .
• Δοκιμές Διασύνδεσης με τρίτα συστήματα.
• Δοκιμές Φόρτου (Stress Tests) στους νέους εξυπηρετητές.
Επισημαίνεται ότι καθόλη τη διάρκεια αυτής της Φάσης τα υφιστάμενα συστήματα θα είναι σε πλήρη λειτουργία. Δεν επιτρέπεται να επηρεαστεί η ορθή λειτουργία τους και η εξυπηρέτηση των τελικών χρηστών. Σε κάθε περίπτωση δεν θα υπάρξει χρόνος μη διαθεσιμότητας των υφιστάμενων κεντρικών συστημάτων λόγω των εργασιών δοκιμαστικής μετάπτωσης.
Με το πέρας της Φάσης αυτής θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς η δοκιμαστική μετάπτωση και να έχουν αναπτυχθεί επιτυχώς όλες οι απαιτούμενες διασυνδέσεις με τα τρίτα συστήματα.
| Παραδοτέο | Περιγραφή |
| Τεύχος Αποτελεσμάτων Εκτέλεσης Σεναρίων Ελέγχου Μετάπτωσης | Περιλαμβάνει αναλυτικά τη διαδικασία μετάπτωσης καθώς και τα αποτελέσματα των ελέγχων αυτής. |
| Τεύχος Αποτελεσμάτων Ελέγχου Ορθής Λειτουργίας | Περιλαμβάνει αναλυτικά τα αποτελέσματα των ελέγχων ορθής λειτουργίας του Συστήματος. |
Πίνακας 9: Παραδοτέα Φάσης Γ.
1.4.4 Φάση Δ: Εκπαίδευση
Στη Φάση αυτή, ο Ανάδοχος θα αναπτύξει και θα υλοποιήσει λεπτομερές πρόγραμμα εκπαίδευσης των στελεχών της Αναθέτουσας Αρχής, με βάση το ρόλο και τις αρμοδιότητες κάθε στελέχους.
Το εκπαιδευτικό υλικό το οποίο θα χρησιμοποιηθεί από τον Ανάδοχο σε αυτήν την Φάση θα παραδοθεί στην Αναθέτουσα Αρχή σε ηλεκτρονική μορφή στην ελληνική γλώσσα και προαιρετικά και σε έντυπη μορφή.
Επισημαίνεται ότι, οι εκπαιδεύσεις θα πραγματοποιηθούν σε ομάδες στελεχών, σε χώρο και χρόνο που θα οριστούν από κοινού μεταξύ του Αναδόχου και της Αναθέτουσας Αρχής.
| Παραδοτέο | Περιγραφή |
| Υπηρεσίες Εκπαίδευσης | Υπηρεσίες εκπαίδευσης, διαφοροποιούμενες ως προς το περιεχόμενο, ανάλογα με τον ρόλο κάθε εκπαιδευόμενου. |
| Εκπαιδευτικό Υλικό | Το σύνολο του εκπαιδευτικού υλικού που θα χρησιμοποιηθεί κατά την εκπαίδευση των στελεχών καθώς και υλικό αξιολόγησης των εκπαιδεύσεων-εκπαιδευτών. |
Πίνακας 10: Παραδοτέα Φάσης Δ.
1.4.5 Φάση Ε: Τελική Μετάπτωση
Η Φάση αυτή περιλαμβάνει την τελική μετάπτωση (εξαγωγή, μεταφορά-μετάπτωση και εισαγωγή της πληροφορίας) από τα υφιστάμενα συστήματα της Αναθέτουσας Αρχής στο υπό προμήθεια Σύστημα.
Μετά την επιτυχή τελική μετάπτωση το Σύστημα τίθεται σε πλήρη λειτουργία. Στο διάστημα αυτό το νέο Σύστημα θα λειτουργεί παράλληλα με τα υφιστάμενα (προς αντικατάσταση) συστήματα. Ειδικότερα, ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβεί σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες για τον συγχρονισμό και τη χρήση των δύο συστημάτων από τις εφαρμογές που φιλοξενούνται στο Πληροφοριακό Κέντρο της Διεύθυνσης Πληροφορικής/Α.Ε.Α.
Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση οποιασδήποτε δυσλειτουργίας στο νέο Σύστημα θα πρέπει να είναι εφικτή η αποκλειστική χρήση των υφιστάμενων (προς αντικατάσταση) συστημάτων χωρίς οποιαδήποτε απώλεια πληροφορίας ή διακοπής εξυπηρέτησης των εφαρμογών για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο της μίας (1) ώρας.
Στη Φάση αυτή, ο Ανάδοχος θα βρίσκεται σε συνεχή συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή και θα παρέχει τεχνική υποστήριξη στους χώρους αυτής με συνεχή φυσική παρουσία εξειδικευμένου προσωπικού.
Στη λήξη της Φάσης, με τη σύμφωνη γνώμη της ΕΠΠΕ ο Ανάδοχος θα προβεί στην παύση της παράλληλης λειτουργίας του νέου και των υφιστάμενων συστημάτων θέτοντας σε πλήρη επιχειρησιακή λειτουργία το νέο Σύστημα.
Ο χρόνος μη εξυπηρέτησης των εφαρμογών κατά την διακοπή της παράλληλης λειτουργίας και την πλήρη μετάβαση στο νέο Σύστημα δεν θα πρέπει να υπερβεί τις τέσσερις (4) ώρες. Ο χρόνος αυτός δεν προσμετρείται ως χρόνος μη διαθεσιμότητας.
| Παραδοτέο | Περιγραφή |
| Τεύχος Αποτελεσμάτων Τελικής Μετάπτωσης
| Τεκμηριωμένη εισήγηση για την επιχειρησιακή ετοιμότητα του Συστήματος, προς έγκριση από την ΕΠΠΕ, η οποία περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστο τα εξής: · Καταγραφή των συμβάντων ενεργειών υποστήριξης · Τεκμηρίωση πρόσθετων τυχόν παραμετροποιήσεων που απαιτούνται (fine tuning) · Tεκμηρίωση σφαλμάτων και ενεργειών επίλυσης · Επικαιροποιημένη σειρά εγχειριδίων τεκμηρίωσης |
| Σύστημα σε πλήρη λειτουργία | Το νέο Σύστημα πλήρως λειτουργικό. |
Πίνακας 11: Παραδοτέα Φάσης Ε.
1.4.6 Φάση ΣΤ: Παραλαβή
Για την οριστική παραλαβή του Έργου, η ΕΠΠΕ αξιολογεί την ποσοτική και ποιοτική αρτιότητα όλων των παραδοτέων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος τεύχους και της Τεχνικής Προσφοράς του Αναδόχου, όπως αυτή θα γίνει αποδεκτή, μέσω:
• Ανασκόπησης και αξιολόγησης μελέτης, αναφορών και λοιπών εντύπων παραδοτέων και υλικού τεκμηρίωσης.
• Διενέργειας επιθεωρήσεων κατά τη διάρκεια παροχής των προβλεπόμενων υπηρεσιών.
Η οριστική παραλαβή του Έργου πραγματοποιείται με τη σύνταξη του Πρακτικού Οριστικής Παραλαβής από την ΕΠΠΕ με την επιτυχή λήξη της περιόδου τελικής μετάπτωσης.
Συγκεκριμένα, η οριστική παραλαβή του Έργου θα γίνει από την ΕΠΠΕ, αφού διαπιστώσει ότι δεν υπάρχουν κατασκευαστικά ή λειτουργικά προβλήματα. Ειδικότερα, θα πρέπει να ικανοποιούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
• Να έχουν υλοποιηθεί όλες οι απαιτήσεις του παρόντος τεύχους, της Τεχνικής Προσφοράς του Αναδόχου και των παραδοτέων της Φάσης Α.
• Να έχουν ολοκληρωθεί όλοι οι έλεγχοι που περιγράφονται στο παρόν τεύχος.
• Να έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς η Φάση Ε («Τελική Μετάπτωση»).