Υπουργείο Εσωτερικών

1. Στο Α.Σ.Ε.Π. τηρείται αρχείο, ανά διαδικασία ή/και ανά συμμετέχοντα, σε ηλεκτρονική ή/και έντυπη μορφή, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις επόμενες παραγράφους, με τα στοιχεία και τυχόν σχετικά δικαιολογητικά των συμμετεχόντων στις διαδικασίες αρμοδιότητάς του. Ο χρόνος τήρησης του αρχείου, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας καταστροφής των επιμέρους αρχείων, καθορίζονται με κανονιστική απόφαση της Ολομέλειας του Α.Σ.Ε.Π., που δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. Ειδικότερες διατάξεις, που αφορούν την καταστροφή τετραδίων και απαντητικών φύλλων συμμετεχόντων σε γραπτούς διαγωνισμούς του Α.Σ.Ε.Π., εξακολουθούν να ισχύουν.
2. Το Α.Σ.Ε.Π. τηρεί ηλεκτρονικό αρχείο (μητρώο) υποψηφίων (στο εξής αποκαλούμενων «εγγεγραμμένων χρηστών») με τα στοιχεία και τυχόν δικαιολογητικά εκείνων που ανταποκρίνονται σε σχετική πρόσκλησή του για ηλεκτρονική καταχώριση των στοιχείων τους ή/και των δικαιολογητικών τους, με αποκλειστικό σκοπό την επεξεργασία αυτών για κάθε είδους μελλοντικές διαδικασίες επιλογής μέσω Α.Σ.Ε.Π., στις οποίες οι εν λόγω εγγεγραμμένοι/ες χρήστες/ριες ενδεχομένως υποβάλουν αίτηση συμμετοχής, χωρίς να απαιτείται επανυποβολή των στοιχείων/δικαιολογητικών αυτών ανά διαδικασία.
3. Για κάθε εγγεγραμμένο/η χρήστη/ρια δημιουργείται μία προσωπική καρτέλα, στην οποία έχει δικαίωμα πρόσβασης. Στην καρτέλα αυτή απεικονίζεται το σύνολο των στοιχείων και δικαιολογητικών που έχουν καταχωριστεί. Μέσα από την εφαρμογή του μητρώου υποψηφίων μπορεί να παρέχονται από το Α.Σ.Ε.Π. και λοιπές ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους/τις εγγεγραμμένους/ες χρήστες/ριες, όπως υπηρεσίες προσωποποιημένης πληροφόρησης/ενημέρωσης, παρουσίαση των απαντητικών φύλλων πολλαπλών επιλογών, ανά διαγωνισμό και ανά χρήστη. Το μητρώο υποψηφίων μπορεί ανά πάσα στιγμή να επικαιροποιείται από τους εγγεγραμμένους χρήστες με καταχώριση νέων στοιχείων/δικαιολογητικών.
4. Εάν ο/η εγγεγραμμένος/η χρήστης/τρια δεν συμμετάσχει σε κάποια διαδικασία αρμοδιότητας Α.Σ.Ε.Π. για πέντε (5) χρόνια από την τελευταία καταχώριση/επικαιροποίηση στοιχείου ή δικαιολογητικού, τα αρχεία του μητρώου που τον αφορούν καταστρέφονται, εκτός εάν ο/η εγγεγραμμένος/η χρήστης/ρια, με αίτημά του, ζητήσει την περαιτέρω τήρηση των αρχείων αυτών ή την καταστροφή τους πριν από την πάροδο της πενταετίας. Αντιθέτως, εάν μέσα σε αυτή την πενταετία συμμετάσχει σε σχετική διαδικασία, τα αρχεία που τον αφορούν, τηρούνται, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην παρ. 1.
5. Για την αποτελεσματικότερη λειτουργία του Α.Σ.Ε.Π. και την καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη, πέραν των υποψηφίων της παρ. 2, στο ανωτέρω μητρώο εντάσσονται υποχρεωτικά όλοι οι συμμετέχοντες/ουσες σε διαδικασίες αρμοδιότητας Α.Σ.Ε.Π..
6. Στο Α.Σ.Ε.Π. δύναται να τηρείται επίσης μητρώο υπαλλήλων φορέων επιφορτισμένων με το έργο της υλοποίησης διαδικασιών επιλογής προσωπικού ή άλλων διαδικασιών, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του Α.Σ.Ε.Π.. Στο εν λόγω μητρώο εντάσσονται οι ταυτοποιημένοι/ες υπάλληλοι του κάθε φορέα.
7. Η εγγραφή στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Α.Σ.Ε.Π. γίνεται μέσω ηλεκτρονικής φόρμας της διαδικτυακής πύλης του Α.Σ.Ε.Π., στην οποία καταχωρίζονται τα προσωπικά στοιχεία των υποψηφίων ή υπαλλήλων φορέων. Με κανονιστική απόφαση της Ολομέλειας του Α.Σ.Ε.Π., που δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, καθορίζονται τα θέματα που αφορούν τον τρόπο εγγραφής στα μητρώα των παρ. 2, 5 και 6, τα στοιχεία/δικαιολογητικά και λοιπές πληροφορίες που καταχωρίζονται στα εν λόγω μητρώα, τον τρόπο καταχώρισης, επικαιροποίησης, αλλαγής των στοιχείων/δικαιολογητικών και τις βαθμίδες πιστοποίησής τους, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας καταστροφής των αρχείων.
8. Όπου σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος νόμου προβλέπεται συγκεκριμένη προθεσμία υποβολής αιτήσεων εν γένει στο Α.Σ.Ε.Π. (συμπεριλαμβανομένων των ενστάσεων, αιτήσεων θεραπείας, αντιρρήσεων), σε περίπτωση ύπαρξης τεχνικών προβλημάτων ή για λόγους ανωτέρας βίας η αρχικώς ορισθείσα προθεσμία δύναται να παραταθεί με σχετική ανακοίνωση που αναρτάται στον διαδικτυακό τόπο του Α.Σ.Ε.Π..
9. Όπου σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος νόμου προβλέπεται συνέντευξη, αυτή μπορεί να διενεργείται και με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων χωρίς τη φυσική παρουσία του/της υποψηφίου/ας, κατόπιν αποδοχής από την επιτροπή σχετικού αιτιολογημένου αιτήματος εκ μέρους του/της υποψηφίου/ας. Στην περίπτωση αυτή η επιτροπή ορίζει τους αναγκαίους όρους και προϋποθέσεις για τη διασφάλιση της αξιοπιστίας της διαδικασίας.
10. Τα οριζόμενα στο άρθρο 5 του ν. 3861/2010 (Α’ 112) περί «Προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και απόρρητα» ισχύουν και για τις πράξεις που αφορούν στα μέλη και λοιπούς συμμετέχοντες σε επιτροπές, συμβούλια και ομάδες εργασίας που συστήνονται στο πλαίσιο διαδικασιών που διεξάγονται από το Α.Σ.Ε.Π. βάσει των ισχυουσών κάθε φορά διατάξεων, συμπεριλαμβανομένων των θεματοδοτών και βαθμολογητών/ριων – αναβαθμολογητών/ριών. Οι πράξεις που αφορούν στην επιλογή, τον ορισμό, τις μετακινήσεις και τις αμοιβές των προσώπων αυτών και περιέχουν δεδομένα που αφορούν στην ταυτότητά τους, αναρτώνται στο Πρόγραμμα Διαύγεια αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αντίστοιχης διαδικασίας.