Αρχική Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ.)Άρθρο 7 – Εξουσιοδοτικές διατάξειςΣχόλιο του χρήστη Α. Μωυσης | 29 Νοεμβρίου 2012, 19:39
  • Σχόλιο του χρήστη 'Α. Μωυσης' | 29 Νοεμβρίου 2012, 19:39

    Στη λιστα της παραγραγου β ουσιαστικα εμπεριεται η υπονοειται μια ευρεια σειρα απο προιντα λογισμικου για τη διαχειριση προμηθειων. Θεωρω οτι για μια επιτυχη εφαρμογη και αξιοποιηση, θα ειναι χρησιμη μια πιο λεπτομερης διαφοροποιηση των διαφορων δυνατοτητων, καθως και μια αξιολογηση της σχετικης προτεραιοτητας του καθε σκελους. Συμφωνα με την πολυετη εμπειρια μου σε αυτον τον κλαδο, ειναι πολυ σπανιο ενας μεγαλος οργανισμος η εταιρεια να καλυψει αμεσως ολα τα σκελη της διαδικασιας ηλεκτρονικων προμηθειων. Βλεπει συνηθως κανεις τη σταδιακη εφαρμογη των παρακατω συστηματων, που στο τελος ειναι ολα αλληλοσυνδεμενα: 1. Πολυ συχνα βλεπω οργανισμους να αρχιζουν τη διαδικασια ηλεκτρονικης αυτοματοποιησης με μια αναλυτικη αξιολογηση των προσφατων εξοδων (μεσω των σχετικων αποδειξεων), το λεγομενο Spend Visibility. Τα λογισμικα σε αυτον τον κλαδο, βοηθουμενα απο αναλυτες, κατατασουν ολα τα σχετικα εξοδα του οργανισμου ανα κατηγορια προιοντος η υπηρεσιας και ανα προμηθευτη. Αυτη η κεντρικη αναλυση εξοδων επιτρεπει στον οργανισμο να ανακαλυψει γρηγορα δυνατοτητες εξοικονομευσης, ανα κατηγορια και ανα προμηθευτη. Και αντιστοιχα, μια τετοια κατανοηση των εξοδων οδηγει στην καταρτηση ενος προγραμματος και μιας στρατηγικης για την παροχη καινουργιων παραγγελιων (το Sourcing). 2. Η διαδικασια του Sourcing ειναι συνηθως το δευτερο (η και μερικες φορες το πρωτο) λογισμικο που εφαρμοζει ενας οργανισμος στο πλαισιο ενος ευρυτερου προγραμματος ηλεκτρονικων προμηθειων. Ενα τετοιο συστημα αυτοματοποιει την διαδικασια υποβολης αιτηματων για προτασεις σε υποψηφιους προμηθευτες (Requests for Information, Requests for Proposals, Requests for Quotes), την παροχη των σχετικων πληροφοριων και απαντησεων απο προμηθευτες, και την αξιολογηση απο τον αγοραστη των προτασεων. Οι εφαρμογες αυτες επιτρεπουν επισης, αναλογα με την κατηγορια της προμηθειας, την διαδικασια ηλεκτρονικων πληστηριασμων (electronic reverse auctions). Οργανισμοι με ωριμες διαδικασιες ηλεκτρονικου Sourcing θετουν εκ’των προτερων στοχους εξοικονομησης για την επομενη χρονικη περιοδο – και εφ’οσον οι στοχοι αυτοι επιτευχθουν, αφαιρουν αμεσως τα σχετικα ποσα απο τον προυπολογισμο του σχετικου οργανισμου (αλλοιως τα ιδια χρηματα απλως ξοδευονται αλλου, οποτε δεν επιτυγχανεται η ποθουμενη εξοικονομηση). 3. Το τριτο σκελος που συχνα αυτοματοποιηται ειναι η ηλεκτρονικη καταγραφη των σχετικων συμβολαιων μεταξυ αγοραστου και προμηθευτων μετα την επιτυχη ολοκληρωση του σκελους Sourcing (το λεγομενο Contract Management). Εκτος απο τη δυνατοτητα αυτοματοποιησης της ηλεκτρονικης συμπληρωσης των σκελων και υπογραφης του συμβολαιου, ενα τετοιο συστημα επιτρεπει και μια γρηγορη αναζητηση στοιχειων οταν αυτη χρειαστει. Επισης, η προυπαρξη ενος ηλεκτρονικου συστηματος καταγραφης συμβολαιων θα επιτρεψει αργοτερα την εκτελεση πολλαπλων μελοντικων προμηθειων με αυτοματη εκτελεση των κανονων ισχυοντων συμβολαιων (contract compliance). 4. Με αυτο το ηλεκτρονικο προπυργιο, το επομενο σκελος ειναι η αυτοματικοποιηση της διαδικασιας εξαγορας και πληρωμης (Procure-to-Pay). Αυτη η φαση καλυπτει την διαδικασια υποβολης εντος του οργανισμου του αγοραστου των σχετικων αιτησεων για εγκριση της προμηθειας (requisition), την εκδοση της σχετικης παραγγελιας (purchase order) με αναφορα, αν χρειαστει σε σχετικο ηλεκτρονικο καταλογο προιοντων και τιμολογιου του προμηθευτου (catalog), η και στους ορους και τιμες προυπαρχοντων συμβολαιων, την παραλαβη της ηλεκτρονικης αποδειξης (e-invoice) απο τον προμηθευτη και τελος το συντονισμο της πληρωμης με αυτοματη συνδεση στο σχετικο συστημα οικονομικης διαχειρησης του οργανισμου. Αυτο το σταδιο συχνα συνδεεται με την παραλληλη ηλεκτρονικη συνδεση των κυριων προμηθευτων του αγοραστου στο ιδιο ηλεκτρονικο δικτυο (procurement network), ετσι ωστε η ανταλλαγη τους να ειναι πληρως αυτοματοποιημενη. Μεγαλοι οργανισμοι που εχουν εφαρμοσει λεπτομερεις διαδικασιες προμηθειας προιοντων και υπηρεσιων, συνοδευομενες απο τα σχετικα λογισμικα συστηματα εχουν επιτυχει σημαντικοτατες οικονομιες με συνεχη βελτιωση της αποδοσης αυτων των διαδικασιων και σταδιακη αυξηση του ποσοστου καλυψης των ατακτων εξοδων προμηθειων (maverick spend). Τελειωνοντας, θα προσθεσω οτι ενα ηλεκτρονικο συστημα ειναι αχρηστο χωρις μια ξεκαθαρα προκαθορισμενη διαδικασια που το λογισμικο θα εφαρμοστει. Συγχωρηστε την συχνη μου αναφορα σε αγγλικους ορους και τυχον ανακριβιες στα Ελληνικα μου, αλλα ζω πανω και εργαζομαι πανω απο 30 χρονια στην Αμερικη. Α. Μωυσης, Αντιπροεδρος στην εταιρεια Ariba, Inc. (www.ariba.com)