1. Το Γ.Ε.ΜΗ. τηρείται σε ηλεκτρονική / ψηφιακή μορφή ως βάση δεδομένων που έχει δημιουργηθεί και αποθηκεύεται σε πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης και διανέμεται μέσω δικτυακού ιστότοπου ή/και ψηφιακής πλατφόρμας.
Το πληροφοριακό σύστημα ως προς το λογισμικό (software), τα δεδομένα και τις βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί ή πρόκειται να δημιουργηθούν, ανήκει στην κυριότητα , νομή και κατοχή του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων, το οποίο διαθέτει τα αποκλειστικά δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας και συγγενικών δικαιωμάτων. Ως προς το υλικό (hardware) ανήκει στην κυριότητα νομή και κατοχή του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων. Το πληροφοριακό σύστημα Γ.Ε.ΜΗ. εγκαθίστανται στη Μονάδα Οργάνωσης της Διαχείρισης Αναπτυξιακών Προγραμμάτων ΑΕ (ΜΟΔ ΑΕ). Η Ειδική Υπηρεσία Υποστήριξης και Ανάπτυξης των Πληροφοριακών Συστημάτων Γ.Ε.ΜΗ. & ΥΜΣ ορίζεται ως υπεύθυνη για την ορθή λειτουργία του , ενώ ένα πλήρες αντίγραφο εγκαθίσταται και στο Data Center της ΚΕΕΕ, το οποίο τίθεται σε παραγωγική λειτουργία σε περίπτωση προβλημάτων του εγκατεστημένου στη ΜΟΔ Α.Ε.
2. Το Πληροφοριακό Σύστημα της βάσης δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ. απαρτίζεται από α) το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών, β) τη Μερίδα και γ) τον Φάκελο, τα οποία τηρούνται ηλεκτρονικά ως μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων και σε υποδομές τεχνολογίας και επικοινωνίας.
α. στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών καταχωρίζονται οι εμπορικές ή οι εταιρικές επωνυμίες των υπόχρεων καθώς και οι διακριτικοί τίτλοι αυτών, εφόσον διαφέρουν επαρκώς από τις ήδη καταχωρισμένες επωνυμίες ή τους διακριτικούς τίτλους άλλων υπόχρεων που υπάγονται σε Υ.Γ.Ε.ΜΗ. της ίδιας Περιφέρειας ή της ίδιας Περιφερειακής Ενότητας. Μέρος του Μητρώου Επωνυμιών αποτελεί και το «Ειδικό Μητρώο Επωνυμιών & Διακριτικών Τίτλων Υπό Έγκριση», στο οποίο καταχωρίζονται επωνυμίες και διακριτικοί τίτλοι του άρθρου 20 του παρόντος νόμου μέχρι την οριστική καταχώριση αυτών στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών.
β. στη Μερίδα καταχωρίζονται κατά υπόχρεο και κατά χρονική ακολουθία πράξεις, στοιχεία ή δηλώσεις για τα οποία υπάρχει υποχρέωση εμπορικής δημοσιότητας σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
γ. στον Φάκελο, η οποίος τηρείται μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, καταχωρίζονται οι αιτήσεις και τα δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν τη νομιμοποίηση του αιτούντος και του διαβιβάζοντος την αίτηση, καθώς και τα δικαιολογητικά έγγραφα κάθε καταχώρισης στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και στη Μερίδα. Η πρόσβαση στα έγγραφα του φακέλου γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, μέσω της Μερίδας.
3. Για την πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα, τόσο οι πιστοποιημένοι χρήστες των Υ.Γ.Ε.ΜΗ. και οι συμβολαιογράφοι, όσο και οι εξωτερικοί χρήστες των Υ.Γ.Ε.ΜΗ. (υπόχρεοι εγγραφής για υποβολή αίτησης και αυτοματοποιημένης καταχώρισης στο Γ.Ε.ΜΗ ή οποιαδήποτε τρίτος για λήψη πιστοποιητικών, αποσπασμάτων ή αντιγράφων), υποχρεούνται να χρησιμοποιούν το ζεύγος κωδικού χρήστη και κωδικού πρόσβασης (username και password) που λαμβάνουν κατά την διαδικασίας εγγραφής.
4. Με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων μπορεί να ρυθμίζεται κάθε ειδικότερο θέμα και αναγκαία λεπτομέρεια σχετικά με την τήρηση της Μερίδας, του Φακέλου και του Γενικού Ευρετηρίου Επωνυμιών.