1. Οι προμηθευτές υποχρεούνται να ενημερώνουν τους παραλήπτες για τους όρους και τις προϋποθέσεις της άδειας μεταφοράς, συμπεριλαμβανομένων των τυχόν περιορισμών που διέπουν την τελική χρήση ή την εξαγωγή προϊόντων συνδεόμενων με τον τομέα της άμυνας, κοινοποιώντας τα έγγραφα που αποδεικνύουν την ως άνω ενημέρωση στο Υπουργείο Εθνικής Άμυνας, τουλάχιστον δεκαπέντε (15) ημέρες προ της διενέργειας της συγκεκριμένης μεταφοράς.
2. Οι προμηθευτές ενημερώνουν τις αρμόδιες αρχές του κράτους μέλους από την επικράτεια του οποίου επιθυμούν να μεταφέρουν προϊόντα συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας, είκοσι (20) τουλάχιστον ημέρες πριν την άσκηση της συγκεκριμένης δραστηριότητας, για την πρόθεσή τους να χρησιμοποιήσουν για πρώτη φορά γενική άδεια μεταφοράς.
3. Οι προμηθευτές, ανεξαρτήτως του είδους της άδειας μεταφοράς της οποίας κάνουν χρήση, υποχρεούνται στην τήρηση αναλυτικών καταστάσεων μεταφορών, οι οποίες περιλαμβάνουν εμπορικά έγγραφα με τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία:
α. Περιγραφή του υλικού με στρατιωτικό προορισμό και μνεία σύμφωνα με τον Κοινό Στρατιωτικό Κατάλογο .
β. Ποσότητα και αξία των υλικών με στρατιωτικό προορισμό.
γ. Ημερομηνίες μεταφοράς.
δ. Επωνυμία και διεύθυνση προμηθευτή και παραλήπτη.
ε. Την τελική χρήση και τον τελικό χρήστη, όταν τα στοιχεία αυτά είναι γνωστά.
στ. Την απόδειξη ότι οι πληροφορίες σχετικά με τον εξαγωγικό προορισμό που επισυνάπτεται στην άδεια μεταφοράς, έχουν διαβιβαστεί στον παραλήπτη των προϊόντων.
4. Οι προμηθευτές υποχρεούνται να τηρούν τις αναλυτικές καταστάσεις των μεταφορών, καθώς και τα αποδεικτικά της ενημέρωσης των παραληπτών έγγραφα της περίπτωσης α΄, για χρονικό διάστημα τουλάχιστον τριών (3) ετών από το τέλος του ημερολογιακού έτους, κατά το οποίο πραγματοποιήθηκε κάθε μεταφορά και να τα προσκομίζουν στις αρμόδιες αρχές του κράτους μέλους από την επικράτεια, του οποίου ο προμηθευτής μεταφέρει το συνδεόμενο με τον τομέα της άμυνας προϊόν, εφόσον τους ζητηθεί.
5. Ο Υπουργός Εθνικής Άμυνας με απόφασή του καθορίζει τη διαδικασία, τους όρους και τις προϋποθέσεις:
α. της σχετικής με τη χρήση άδειας μεταφοράς ενημέρωσης των παραληπτών και των αρμόδιων αρχών,
β. της παροχής πληροφοριών από τους προμηθευτές προς τις αρμόδιες αρχές, σχετικά με την ασφαλή μεταφορά και χρήση των προϊόντων και
γ. της τήρησης των αναλυτικών καταστάσεων μεταφορών και τυχόν πρόσθετα στοιχεία αυτών.
