1. Η Διεύθυνση Σημάτων τηρεί τους φακέλους κάθε διαδικασίας που αφορά δήλωση ή καταχώριση σήματος.
2. Σε περίπτωση τήρησης των φακέλων υπό ηλεκτρονική μορφή, οι εν λόγω ηλεκτρονικοί φάκελοι ή τα εφεδρικά αντίγραφά τους τηρούνται επ’ αόριστον. Τα πρωτότυπα έγγραφα που κατατίθενται από τα μέρη της διαδικασίας και αποτελούν τη βάση των ηλεκτρονικών φακέλων παύουν να τηρούνται, αφού παρέλθει συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μετά την παραλαβή τους από τη Διεύθυνση Σημάτων, όπως αυτό εκάστοτε καθορίζεται με απόφαση του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης Σημάτων και πολτοποιούνται.
3. Όταν και στο βαθμό που οι φάκελοι ή τμήματα των φακέλων τηρούνται υπό μη ηλεκτρονική μορφή, τα έγγραφα ή τα αποδεικτικά στοιχεία που συνιστούν τμήμα αυτών των φακέλων τηρούνται για μία πενταετία τουλάχιστον από τη λήξη του έτους κατά το οποίο η αίτηση απορρίφθηκε με απρόσβλητη απόφαση ή αποσύρθηκε, η καταχώριση του σήματος έληξε οριστικά, η ολική παραίτηση από το σήμα εγγράφηκε ή το σήμα διεγράφη πλήρως από το μητρώο σημάτων. Μετά την παρέλευση του ως άνω χρονικού διαστήματος, διατάσσεται με απόφαση του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης Σημάτων , η πολτοποίηση αυτών.
4. Με την απόφαση του Προϊσταμένου, κατά τις παραγράφους 2 και 3, καθορίζονται και οι λεπτομέρειες εφαρμογής της ως άνω διαδικασίας.