1. Ο Διοικητικός Διευθυντής της Αρχής Προσφυγών μεριμνά για την επαρκή γραμματειακή υποστήριξη των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών, την παροχή κατάλληλης διερμηνείας και υπογράφει το έκθεμα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο νόμο και τον Κανονισμό της Αρχής Προσφυγών.
2. Η γραμματεία καταρτίζει για κάθε δικάσιμο έκθεμα, βάσει των καταχωρήσεων των προσφυγών στην ηλεκτρονική εφαρμογή Ασύλου και τυχόν πράξεων του Διευθυντή που αφορούν την κατά προτεραιότητα συζήτηση προσφυγών, στο οποίο αναγράφονται οι προς συζήτηση υποθέσεις.
3. Το έκθεμα αναρτάται έξω από την αίθουσα συνεδριάσεων από την προηγουμένη της συνεδρίασης. Δεν προκαλεί ακυρότητα της διαδικασίας η μη ανάρτηση του εκθέματος ή η μη μνεία σε αυτό συγκεκριμένης υπόθεσης. Το έκθεμα κοινοποιείται στα μέλη των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών, μαζί με τους σχετικούς διοικητικούς φακέλους, πέντε (5) ημέρες πριν από την ημέρα συζήτησης των προσφυγών. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής, μόλις παραλάβει το έκθεμα, το γνωστοποιεί στα υπόλοιπα μέλη της εγγράφως ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, γνωστοποίηση που επέχει θέση πρόσκλησης, προκειμένου να παραστούν στις συνεδριάσεις της τριμελούς και μονομελούς σύνθεσης και διαμοιράζει τις υποθέσεις μεταξύ του ιδίου και των μελών της Επιτροπής.